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Digitale Akten

Digitale Akten

Eine digitale Akte ist zunächst einmal nichts anderes als eine digitalisierte Papierakte. Die Vorteile liegen auf der Hand: Platzeinsparung, Zeitersparnis bei der Suche und ausbleibende Transportwege. Im ECM-Kontext bieten diese noch eine Reihe weiterer Vorzüge:

In digitalen Akten können  alle relevanten Informationen (z. B. Scans, Textdokumente, E-Mails etc.) im gemeinsamen Kontext aufbewahrt werden. Unternehmensweite Zugriffsmöglichkeiten und ausgefeilte Berechtigungssysteme bis auf Dokumentebene sind weitere Features, die das Arbeiten mit digitalen Akten besonders sicher und effizient machen.

Vor diesem Hintergrund lassen sich quasi alle Geschäftsinhalte in digitalen Akten abbilden und die Arbeit so durchgängig automatisieren und vereinfachen. Zentrale Bestandteile sind z.B. Vertragsmanagement, Einkauf, Verkauf, Projektmanagement oder Personalmanagement. Die Realisierung von digitalen Akten bietet ACTIWARE ganz einfach mit ELO oder SharePoint.

VertragsakteVerträge standardisiert und automatisiert verarbeiten

Viele Unternehmen haben den Bedarf erkannt, Verträge zentralisiert zu organisieren und zu verwalten.

So unterschiedlich wie die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens an die Vertragsverwaltung, sind auch die auf Basis eines ECM-Systems realisierbaren Lösungsmöglichkeiten.

Das Portfolio reicht von einer einfachen Überwachung von Kündigungsfristen bis hin zu komplexem Vertragscontrolling (Vertragserstellung, -Abschluss, -Verwaltung und -Kündigung). Eine ständige, zentrale Verfügbarkeit und Sicherheit aller Verträge oder ein einfacher, schneller Überblick über laufende Verträge sind nur einige der Vorteile digitaler Vertragsakten.

PersonalaktePersonenbezogene Informationen zentral abbilden

Personalmanagement wird durch eine passende ECM-Suite effektiv unterstützt. Wir bieten Personalakten im Kontext der ELO ECM Suite oder Microsoft SharePoint.

Personenbezogene Informationen (z.B. Personaldaten, Zeugnisse, Beurteilungen, Fotos, Verträge, etc.) können in Personalakten optimal gesammelt, abgebildet und verwaltet werden.

Essentieller Punkt ist ein korrekter Umgang mit den sensiblen Personaldaten. Richtlinien zum Datenschutz müssen beachtet und softwaretechnisch in entsprechenden Zugriffsberechtigungen umgesetzt werden.

Mittels Workflows werden mitarbeiterbezogene Prozesse (z.B. Urlaubsanträge) automatisiert verarbeitet. Alle Schritte sind transparent nachvollziehbar – sowohl für Arbeitgeber, als auch für Arbeitnehmer.

ProjektakteProjekte einfach flexibel und weltweit abwickeln

Digitale Projektakten bilden ein hervorragendes Instrument, um Projekte flexibel, integriert und in weltweiter Verfügbarkeit zu realisieren.

Eine auf Basis von ACTIWARE-Standardsoftware konfigurierte Projektakte charakterisiert sich durch

  • eine hohe Integrationsfähigkeit – Daten aus den unterschiedlichsten Quellen können gemeinsam verwaltet werden
  • eine flexible Anpassbarkeit der Struktur innerhalb des Projekts
  • die Möglichkeit, verschiedenen Projektbeteiligten unterschiedliche Sichten auf den gleichen Datenbestand zu ermöglichen
  • ein unproblematisch anpassbares Berechtigungssystem, das auch externen Beteiligten den Zugang ermöglicht.
  • mobile Zugriffsmöglichkeiten: Projektmitarbeiter können ganz einfach von unterwegs auf die Projektakte in der Firma zugreifen und sich über neue Änderungen informieren lassen

Digitale Projektakten fördern die Zusammenarbeit im Projektteam. ECM-Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen, Fristenmanagement und digitale Workflows erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb eines Projektes und beschleunigen den Projektfortschritt enorm.

KundenakteSämtliche Informationen zentral verwalten

Kundenakten sind die wohl am weitesten verbreitete Form der digitalen Akten. Daraus resultieren Anwendungsfelder in den unterschiedlichsten Branchen mit vielfältigen Anforderungen.

Sämtliche Informationen können in Kundenakten zentral verwaltet werden. Der Anwender gewinnt so eine zentrale Sicht auf Adressdaten, Textdokumente, Scans, E-Mails uvm.

Kundenorientierte Prozesse lassen sich dank Standard-ECM-Funktionen enorm vereinfachen. Digitale Workflows oder Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung bilden nur einen Teil des Rationalisierungspotentials.

Unsere Standardsoftware bietet vielfältige Möglichkeiten der Integration. Kundenakten können so direkt im Kontext der täglichen Arbeit gelebt werden. Die Integration bieten wir im Standard d.h. es ist keine Programmierung notwendig.

LieferantenakteHilfe in komplexeren Geschäftsbeziehungen

Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich lassen sich nicht nur auf Rechnungen und Lieferscheine beschränken. Oft kommen noch Verträge, technologische und kaufmännische Abstimmungen hinzu. Besonders bei komplexeren Geschäftsbeziehungen (z. B. bei Zulieferern, Partnern oder Subunternehmern) fallen häufig umfangreiche Korrespondenzen an, die über die verschiedensten Kommunikationskanäle (Briefe, Faxe, E-Mails, Meetings etc.) ausgetauscht werden.

Digitale Lieferantenakten müssen folglich einem breiten Anforderungsspektrum gerecht werden - von einer komfortablen Adressverwaltung bis hin zum Vertragsmanagement.

Auf Grund unterschiedlicher vorhandener IT-Systemlandschaften, spielt die Integrationsmöglichkeit aller Systeme eine entscheidende Rolle.

Wir bieten Unternehmen die einfache Möglichkeit der Integration mittels Standard Templates. Diese beinhalten bereits vordefinierte Datenzugriffe und Verwendungsfelder. Eine Kopplung von Lieferantenakten beispielsweise mit einer automatischen E-Mail Archivierung oder dem unternehmensinternen Bestellwesen (Workflows) ist „per Design“ konfigurierbar.

VorgangsakteEine strukturierte Ablage verschiedener Daten

Vorgangsakten bezeichnen landläufig eine strukturierte Ablage verschiedener Daten und Dokumente zu einem Vorgang. Zentrales Kriterium für eine digitale Vorgangsakte ist die Möglichkeit individuelle Ablagestrukturen abbilden zu können. Ergänzt wird die digitale Vorgangsverwaltung oft um automatische E-Mail-Management-Lösungen und Genehmigungs- bzw. Freigabeworkflows.

Besonders wichtig ist die Anbindung digitaler Vorgangsakten an vorhandene Fachapplikationen, um so eine ständige Nachvollziehbarkeit und verbesserte Auskunftsfähigkeit zu garantieren. ACTIWARE bietet diese Integration per Standard – ohne zu programmieren – mit einer einfachen Konfiguration.

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