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ECM Einsatzbereiche

ECM-Einsatzbereiche

ECM sorgt in jedem Bereich eines Unternehmens für mehr Transparenz und schnellere und sichere Abläufe. In der entsprechenden Abteilung zielgerichtet integriert, werden Mitarbeiter optimal in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. 

AuftragsbearbeitungAutomatisierung der Prozesse

Besonders im Bereich Auftragssachbearbeitung birgt ECM ein großes Potential zur Vereinfachung der Prozesse, da meist gleiche Ablaufketten greifen. Zentraler Ansatzpunkt mit unseren Lösungen ist z.B. den Post- und Rechnungseingang automatisch im richtigen ERP-Kontext abzulegen. Mit dieser Ablage können außerdem digitale Workflows verbunden werden, die die entsprechenden Sachbearbeiter informieren oder z. B. Freigabeprozesse in Gang setzen. Wichtiger Faktor ist das Vorlagenmanagement. Mit unserer Lösung CONNECT werden alle Arbeitsabläufe durch per Klick verfügbare Vorlagen und automatisierte Ablagefunktionen vereinfacht.

Nutzen von ECM für die Auftragsbearbeitung:

  • Revisionssichere Integration von Dokumenten & Informationen in ERP-Prozesse
  • Direkte Verknüpfung sämtlicher Belege (z. B. Scans) mit den ERP-Daten mittels Standardtemplates
  • Prozesssicherheit durch Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, da alle Vorgänge lückenlos protokolliert werden
  • Revisionssichere Archivierung (Compliance)
  • Ausgefeiltes Workflow-Management für zuverlässige, standardisierte und beschleunigte Prozessabwicklung (z. B. Angebotsfreigabe etc.)
  • Optimal unterstütztes „Handeln“ der Mitarbeiter durch umfangreiches Vorlagenmanagement und weiteren Aktionen (z.B. Dokumente suchen, erstellen, ablegen) auf Knopfdruck

BuchhaltungGesetzliche Fristen einhalten & compliancegerecht archivieren

Mit unseren Lösungen für ECM werden zeitintensive Buchhaltungsprozesse optimiert. Durch die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten und Informationen wird ein Papierarchiv überflüssig. Sämtliche Dokumente können entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist compliancegerecht archiviert und nach einer vorher bestimmten Frist automatisch vernichten werden (Records Management). Alle FiBu- Dokumente können automatisch mit Vorgängen und/oder Kunden verknüpft werden, sodass diese immer im Kontext der Prozesse einsehbar sind. Das Arbeiten wird durchgängig erleichtert, da die Bearbeitung von Rechnungsfreigaben, Kostenstellen oder Fehlbuchungen einfach über Workflows erfolgen kann.

Nutzen von ECM für die Buchhaltung:

  • Übersichtliche Darstellung und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten im Kontext ihrer FiBu-/ERP-Daten
  • Prozessoptimierung durch automatisierte Abläufe
  • Direkte Verknüpfung von Belegen mit den Daten aus FiBu-/ERP-System
  • Anpassbare Workflows für zuverlässigere, standardisierte und beschleunigte Finanzbuchhaltungsprozesse (z. B. Freigabe- und Prüfungsworkflows)
  • lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Prozesse und revisionssichere Archivierung
  • Wegfall des physischen Archivs durch die Digitalisierung von Papierdokumenten

Ein- und VerkaufProzesse kontextbezogen überblicken

Ein- und Verkaufsprozesse werden mit ECM nachhaltig optimiert, da Dokumente und Informationen übersichtlich und transparent im Kontext ihrer Prozesse zur Verfügung stehen – und das mit nur wenigen Klicks über die Lösung CONNECT.

Nutzen von ECM für den Ein- und Verkauf:

  • Übersichtliche Darstellung und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten im Kontext ihrer ERP-Daten
  • Beschleunigte und sichere Prozesse durch anpassbare Workflows (z. B. Freigabe- und Prüfungsworkflows)
  • Nachvollziehbare Entscheidungen dank lückenloser Versionierung
  • Verbesserung der Zusammenarbeit durch einfachen, abteilungsübergreifenden Informationsaustausch
  • Revisionssichere Archivierung

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