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Revisionssicherheit
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Herausforderung: Revisionssicherheit

Die Gründe für die Einführung eines ECM-Systems sind vielfältig. Die formelle Ordnungsmäßigkeit im Sinne des Steuer- und Handelsrechts (z.B. §§ 145 bis 147 Abgabenordnung) ist dabei ein zentraler Punkt.

Oft wird suggeriert, dass die Abdeckung von Nachweispflichten mit Hilfe allgemeiner Zertifikate erreicht wird. Doch solche Unterlagen genügen nicht als Nachweis einer ordnungsgemäßen Dokumentenverwaltung. Dabei sind die Handlungsanforderungen zur elektronischen Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten gesetzlich klar definiert - u.a. in der Abgabenordnung, dem Handelsgesetzbuch und den GoBD.

Den GoBD ist klar zu entnehmen, dass pauschale (Hersteller-) Zertifikate gegenüber der Finanzverwaltung keinerlei Bindungswirkung bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung entfalten. Wirtschaftsprüfer verlangen z.B. auf Basis von IDW RS FAIT3 das Vorliegen einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation für die anwenderspezifische ECM-Lösung. Das Nachhalten und die laufende Pflege einer solchen Verfahrensdokumentation ist Pflicht des Unternehmens.

Ordnungsmäßigkeit & Revisionssicherheit: Lösungen mit System

Bei genauer Auseinandersetzung mit dem Themenkomplex wird schnell klar, dass das Erstellen und vor allem das Nachhalten der Dokumentationen auf herkömmliche Art eine sehr aufwändige und zeitintensive Daueraufgabe ist: Zum einen müssen organisatorischen Abläufe in Verfahrensanweisungen gefasst werden. Zum anderen gilt es die technische Konfiguration des Systems, das eine Unveränderbarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit von Änderungen gewährleistet, in einer systemseitigen Dokumentation zu fassen.

Wie kann man hier für Erleichterung sorgen? Ist eine deutliche Verringerung der Dokumentationslast möglich? Kurz gesagt: ja! Die Lösung heißt: selbstdokumentierende Systeme.

Die Softwarelösung AWELOS bietet genau dies: software-getriebene Automatismen, um einen immer größeren Teil des Nachweises der Ordnungsmäßigkeit so einfach und aufwandsarm wie möglich zu erreichen.

Welche Erleichterung und Sicherheit der Einsatz dieser Software in der Praxis bietet, wurde von Experten begutachtet. Die Ergebnisse haben wir in einer kompakten Dokumentation zusammengestellt, die wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung stellen. Senden Sie uns dazu einfach eine Anfrage über nachstehendes Kontaktformular.

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