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ebm-papst AG: digitale Archivierung & Recherche im Einkauf und Vertrieb

Branche

Herstellung von Antriebstechnik und gesteuerter Luftströme

Besonderheiten

Integration in prozessführende ERP Software SAP B1

Module

SharePoint, AWELOS, CONNECT

referenz ebm papst

Werner SchneebergerGeschäftsführer, ebm-Papst AG

„Ich bin komplett zufrieden gestellt. Unser Ziel des papierlosen Büros konnte mit der Lösung umfassend abgedeckt werden und ich würde es allen Unternehmen nur weiterempfehlen.“

Handeln im Sinne der grünen Effizienz

Die ebm-papst Gruppe ist weltweit führender Partner für gesteuerte Luftströme und Antriebstechnik. Das Unternehmen bietet innovative Komplettlösungen für die unterschiedlichsten Industrie- und Einsatzbereiche z.B. für die Lüftungs- und Klimatechnik, für Haushaltsgeräte, für IT und Telekommunikation, oder die Auto- und Nutzfahrzeugtechnik.

Bemühungen um Umweltschutz und Energiesparmassnahmen sind zentrale Firmenphilosophie und werden bei ebm-papst unter dem Begriff „GreenTech“ gefasst. Der GreenTech Gedanke spiegelt eine einfache, aber klare Haltung wider: Jedes Produkt, das neu entwickelt wird, sollte seinen Vorgänger ökonomisch und ökologisch übertreffen.

Dieses Prinzip prägt auch die Gestaltung der internen IT. Erklärtes Ziel der Schweizer Niederlassung des Unternehmens war die Einrichtung eines „papierlosen Büros“ aufgrund dessen in 2012 eine elektronische Dokumentenverwaltung eingeführt werden sollte.

Digitale Archivierung und Recherche im Einkauf und Vertrieb

Die ebm-papst AG archivierte bisher E-Mails und Dokumente zu Vorgängen aus der prozessführenden ERP Software SAP B1 händisch in Ordnern im Filesystem und in Papierform im Archiv. Die Ablage der Informationen sowie das Wiederfinden bedeutete immer einen hohen Zeitaufwand.

„Wir haben nach einer Lösung gesucht, die Dokumente zentral an einem wiederfindbaren Ort ablegt und für unsere Prozesse eine perfekte Komplettlösung bietet. Es sollte eine Standardlösung sein, die eine problemlose Integration in unser ERP System SAP B1 gewährleistet. Außerdem wollten wir in der Lage sein, Dokumente via Scanner, Fax oder Import einzulesen, einfach zu archivieren und leicht wiederzufinden - auch im Web. Zusätzlich sollten Dokumente unkompliziert weiter verteilt werden können“, so Werner Schneeberger, Geschäftsführer der ebm-papst AG.

Da die Integration von SAP B1 besonders wichtig für ebm-papst war, wurde die Steffen Informatik AG - SAP-Partner des Unternehmens - als Projektpartner involviert. „Ein guter Partner ist sehr wichtig für eine erfolgreiche Projektrealisierung. Wir arbeiten mit der Steffen Informatik AG schon lange sehr erfolgreich zusammen und darum war uns auch bei der Lösungsauswahl für ein ECM-System eine Kooperation sehr wichtig“, berichtet Schneeberger weiter.

Die Steffen Informatik AG hatte bereits zuvor von den ACTIWARE-Lösungen erfahren und so wurden auch AWELOS und CONNECT evaluiert. AWELOS ermöglicht die Verarbeitung und Ablage von Druckdaten aus führender Business-Software, von Scanbelegen und Microsoft-Office-Dokumenten, sowie von E-Mails direkt in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und verzahnt diese in einem ganzheitlichen Kontext. CONNECT bietet dazu wichtige Suchfunktionalitäten, Informationen und kontextbezogene Handlungsoptionen für das Tagesgeschäft.

Die Entscheidung für ACTIWARE-Software fiel schnell, da alle Anforderungen von ebm-papst auf Basis von Standards abgedeckt werden konnten. Um die unternehmensweite Orientierung an Microsoft Produkten fortzusetzen, entschied sich der Kunde für SharePoint als Dokumentenmanagementsystem.

Die ECM-Projektrealisierung unter der Lupe

Für die Realisierung der Enterprise Content Management (ECM) konnte mit einem Template für SAP B1 eine vorkonfigurierte Business-Logik mit Datenzugriffen auf das ERP-System genutzt werden. Eine praxisnahe Inhaltsorganisation lieferte ein Branchentemplate für die Produktion. Die Basis für eine umfassende Projektrealisierung stand so bereits zur Verfügung. Alle weiteren Anforderungen des Kunden für eine maßgeschneiderte Lösung konnten dann in einem nur eintägigen Workshop mit ebm-papst, Steffen Informatik und ACTIWARE konzentriert erfasst werden.

Soweit nötig, wurden die Ablageregeln der verschiedenen Dokumentenarten ganz einfach an die kundenspezifischen Anforderungen angepasst. Eine komfortable, hochautomatisierte Ablage unter Einhaltung der Organisationsrichtlinien stand für ebm-papst mit nur minimalem Aufwand zur Verfügung. Die Projektanforderung, eine zentrale Archivierung und Recherchemöglichkeit von Dokumenten in den Unternehmensbereichen Vertrieb und Einkauf zu schaffen, konnte so schnell und effektiv umgesetzt werden.

Eine ECM-Lösung für überzeugende Ergebnisse

Seit Liveschaltung der ECM-Lösung im April 2013 können bei ebm-papst nun Dokumente direkt mit Stamm- und Prozessinformationen aus SAP B1 verbunden und zentral archiviert werden - automatisch und auf Bedienanforderung. Die manuelle Ablage kann sowohl direkt aus Office oder Outlook, als auch sehr einfach über eine Dropzone erfolgen. Recherchen können als Anzeige innerhalb von SAP B1 oder direkt in der SharePoint-Oberfläche durchgeführt werden. Dabei werden vorgangsbezogene Dokumente aus verschiedenen Abteilungen und Bereichen übergreifend angezeigt.

Wenn heute Anfragen per E-Mail eintreffen, werden diese direkt auf dem Bildschirm des Kundenbetreuers angezeigt und bearbeitet. Das gesamte Verkaufswesen ist digitalisiert - alle Dokumente zu einem Ein- und Verkaufsvorgang werden automatisiert elektronisch abgelegt.

Die Effizienz der Mitarbeiter wurde enorm gesteigert, da keine Zeit mit dem Suchen nach Dokumenten in Aktenschränken verschwendet werden muss. Mit wenigen Klicks hat der Mitarbeiter alle Unterlagen zum Vorgang zur Verfügung.

Mit den systemischen Verbesserungen gehen auch ganz praktische Vorteile einher: Rund 25qm Arbeitsplatz konnten durch das digitale Archiv eingespart werden. Zusätzlich besteht durch die Digitalisierung für die Mitarbeiter die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, was eine sehr positive Auswirkung auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat.

„Das papierlose Büro“ - Digitalisierungs-Anforderungen umfassend gelöst

ebm-papst hat als erstes Unternehmen in der Schweiz ACTIWARE-Lösungen im Zusammenspiel mit SAP B1 eingesetzt. Trotz diesem Pilotstatus ist die Realisierung reibungslos verlaufen und der gewonnene Nutzen hat bereits Aufmerksamkeit erregt: „Die Deutschen Kollegen sind begeistert von der schnellen Reaktionszeit und der einfachen Handhabung“, so Werner Schneeberger.

Im nächsten Projektschritt wird auch die Finanzbuchhaltung mit der Lösung bedient, so dass ab 01.04.2014 die Dokumentenablage unternehmensweit digitalisiert ist.

Auch die Zusammenarbeit mit der Steffen Informatik AG wurde durchweg positiv bewertet. Fachkompetenz und Vertrauen in die Mitarbeiter haben das Verhältnis im Projekt geprägt.

„Ich bin umfassend zufrieden gestellt – es gibt aktuell nichts mehr auszubauen. Unser Ziel des papierlosen Büros konnte mit der Lösung umfassend abgedeckt werden und ich würde es allen Unternehmen nur weiterempfehlen“, schließt Werner Schneeberger.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
CONNECT

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