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Projektreferenz engelbert strauss
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engelbert strauss: ein DMS mit überzeugenden Vorteilen

Branche

Versandhandel

Besonderheiten

Integration mehrerer ERP-Systeme über einheitliche Schnittstelle AWELOS

Module

ELOprofessional, AWELOS

ECM Projekt bei engelbert strauss

Wolfgang FischerIT-Leiter, engelbert strauss

"Eine Standard-Lösung, die flexible Anpassungen von Geschäftsprozessen zulässt und dabei mit unserem Wachstum Schritt hält."

Prozessoptimierung im Handel

Die engelbert strauss GmbH & Co ist ein führendes Versandhandelsunternehmen, wenn es um Arbeitsschutz, Berufsbekleidung und Industriebedarf geht. Der Erfolg der mit vollem Engagement gelebten Firmenphilosophie „Gute Arbeit!“ beschert dem Unternehmen, das auf eine über 100- jährige Familientradition zurückblicken kann, jährlich zweistellige Wachstumsraten.

Durch den ständigen Dialog mit seinen Kunden hat engelbert strauss seine Kompetenz stetig ausgebaut und gilt daher am Markt als DER Fachausrüster. Hand in Hand arbeitet das Unternehmen als eingespieltes Team für seine Kunden.

Diese dürfen viel erwarten: Durch den kompletten engelbert strauss Service wird Kunden ermöglicht, rund um die Uhr ihre Bestellungen aufzugeben und durch die großzügige Lagerhaltung liefert engelbert strauss 98% der Aufträge innerhalb 24 Stunden. Kundendienst und Lieferauskunft sind 11 Stunden am Tag, 5 Tage in der Woche verfügbar.

Diese Philosophie erfordert Höchstleistungen der betrieblichen Organisation und damit auch der Business-EDV. Exzellente Prozessunterstützung ist hier die Devise, muss man doch rund 300 Mitarbeiter optimal mit Informationen versorgen, um die täglichen Aufgaben des anspruchsvollen und hochvolumigen Versandhandelgeschäftes effektiv zu erledigen.

Um das stetige Wachstum des Unternehmens sicher realisieren zu können und Optimierungsmöglichkeiten konsequent zu nutzen, wurde zum Jahreswechsel 2003 auf 2004 mit der Erneuerung der betrieblichen EDV-Lösungen begonnen.

Ziel in diesem mehrstufigen Projekt ist die schrittweise Ablösung der alten kaufmännischen Softwarelösungen unter HPUnix und Linux auf Basis HP-Eloquence. Die Umstellung der Bereiche Finanzen, Auftragsbearbeitung und Logistik sind die wesentlichen Meilensteine auf einer umfangreichen Roadmap.

Projektkompetenz überzeugt

Die Betriebsführungslösungen der ACTIWARE auf Basis ParityERP und ELOprofessional sind zentrale Elemente in diesem Erneuerungsprojekt.

Die Entscheidung zugunsten ACTIWARE wurde nach eingehender Prüfung und einer Vorstudie durch den Anbieter aufgrund des durchgängigen Angebotes und der nachgewiesenen Projekt-Kompetenz in den Bereichen ERP und DMS getroffen.

Im ersten Schritt wurden die Rechnungswesenmodule der ParityERP auf die spezifischen Bedürfnisse von engelbert strauss angepasst und eingeführt.

Parallel erfolgte die Inbetriebnahme von ELOprofessional als umfassende Lösung für digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement. Den Start markierte die Archivierung ausgehender und eingehender Belege für engelbert strauss und fünf weiterer Filial- und Tochterunternehmen.

Hierbei wurden in einem durchdachten Konzept auch den Integrationsanforderungen der noch in Betrieb befindlichen alten, sowie den neuen und zukünftigen Lösungen Rechnung getragen. Ziel war es, die einmal eingerichteten Schnittstellen beim schrittweisen Austausch der Lösungen ohne oder mit nur geringem Anpassungsaufwand weiter zu verwenden.

Ein DMS mit überzeugenden Vorteilen

Mit dem ACTIWARE Integrationsmodul AWELOS ist dies auch gelungen. AWELOS transportiert Beleggut sowohl aus der alten Warenwirtschaft, als auch dem neuen Rechnungswesen der ParityERP automatisiert an die richtigen Stellen in ELOprofessional.

ELOprofessional wird dabei zum ganzheitlichen Informationsmanagementsystem (ECM-Lösung) ausgebaut, mit Anbindung aller relevanten Lösungen, die Dokumente bereitstellen, wie z. B.: Langner Fax, Lotus Notes, MS-Office, Star-Office, etc. Getreu dem Motto, dass eine gewinnbringende Lösung durch eine optimale Prozess- und Funktionsunterstützung entsteht, sind innerhalb kürzester Zeit entsprechende Anpassungen entstanden, z. B.

  • zur einfachen Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehenden Beleggutes im Bereich Retourenabwicklung
  • ein Output-Management im Bereich Mahnwesen (bis zu 600 Manungen täglich), mit automatisierter Zusammenstellung des relevanten Beleggutes (Mahnung „sucht“ zugehörige Rechnungen) und automatischem Versand der Dokumente per Fax oder Post mit Ansteuerung Kuvertiermaschine
  • zur automatisierten Ablage und Verschlagwortung von Fax-Bestellungen (50% des Bestelleingangs erfolgt per Fax) mit Nachverschlagwortung aus ERP-Informationen

Schnelle Akzeptanz durch einfach Bedienweise

Neben den technischen Raffinessen ist es vor allem die einfache, natürliche Bedienweise von ELOprofessional, die für eine schnelle Anwenderakzeptanz und damit den entsprechenden Nutzen gesorgt hat.

Bereits in durch die ersten Projektschritte hat engelbert strauss mit dem Einsatz von ELOprofessional enorme Verbesserungen bei Recherche- und Durchlaufzeiten erreicht. Allein durch die vereinfachte Auftragsrecherche spart das Unternehmen in bereits einer Fachabteilung nachweislich rund fünfhundert direkte Arbeitsstunden pro Jahr.

Fazit: Mit ELOprofessional gewinnt engelbert strauss nicht nur ein zeitsparendes Recherchewerkzeug sondern auch ein durchgängiges Informationsmanagement mit entscheidenden Automatismen für eine bestmögliche Unterstützung der Geschäftsprozesse. Damit sieht sich das Unternehmen für die Anforderungen der Zukunft und das zu realisierende Wachstum bestens gewappnet.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS

ACTIWARE GmbH
Consulting Business Software

In der Werr 11
35719 Angelburg

Telefon +49 (6464) 91 31 0
Telefax +49 (6464) 91 31 30

E-Mail info(at)actiware.de

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