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Referenzkunde flyerline

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Flyerline Schweiz AG: Mehr als eine Online-Druckerei und mehr als ein ECM

Branche

Produktion von Printmedien, Online-Druckbetrieb

Besonderheiten

Daten und Dokumente im Kontext SharePoint nutzen

Module

AWELOS, CONNECT, SharePoint Foundation

referenz flyerline

Christian ManserLeiter Finanzen / CFO, Flyerline Schweiz AG

„Mit der neuen, zentralen Datenbasis von Kunden und Lieferanten haben wir ein vollständigeres Bild über einzelne Prozesse, schnellere Reaktionszeiten im Support und viel weniger Suchaufwand im Unternehmen generiert - wir sind sehr zufrieden mit der Lösung“

„Mehr als eine Online-Druckerei“ und mehr als ein ECM

„Online. Günstig. Schnell. Mit Flyerline kommt jeder - von Privatkunden bis zu großen Konzernen - unkompliziert zu individuellen Printprodukten“ - das ist das Motto von Flyerline. Das Portfolio reicht dabei von Flyern, Visitenkarten, Großformatdrucken bis hin zu Möbelund Bilddrucken.

Mit über 100.000 Kunden weltweit ist die Flyerline Schweiz AG einer der größten Druckbetriebe für Digital- und Offsetprodukte in der Eidgenossenschaft. Entgegen dem Branchentrend verzeichnet das Unternehmen ein starkes Wachstum und zählt mittlerweile drei Filialen u.a. eine mit Sitz in Deutschland. Der hohe Anspruch und der damit verbundene geschäftliche Erfolg folgen bei Flyerline u.a. aus hohen Ansprüchen an die IT-Organisation.

Vor diesem Hintergrund initiierte Flyerline Anfang 2013 ein Projekt zur Einführung eines unternehmensweiten ECM-Systems. Ziel war es eine Lösung zu schaffen, die eine vollständige Archivierung und zentrale Recherche aller betroffenen Dokumente in den Unternehmensbereichen Ein- und Verkauf ermöglicht.

Standardsoftware bietet umfassende Projektlösung

„Wir haben nach einer Lösung gesucht, um unsere Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit noch effizienter zu gestalten“, so Christian Manser, IT-Verantwortlicher bei Flyerline.

Hinsichtlich der Archivierung war für das Unternehmen entscheidend, umfassende Inhaltsverknüpfungen aller Dokumente mit Daten aus dem vorhandenen ERP-System SAP B1 zu gewährleisten. Parallel war eine einheitliche Recherchemöglichkeit auf Basis der ERP-Vorgänge gefordert.

Zur Unterstützung der Mitarbeiter war es weiterhin wichtig, Workflows z.B. zu Reklamationsprozessen problemlos abzubilden.

Als grundsätzliche Anforderung der Flyerline stand fest, dass das gewünschte System die Anforderungen möglichst standardnah erfüllen und eine kostengünstige und unkomplizierte Projektrealisierung ermöglichen sollte.

In einer intensiven und langen Auswahlphase wurden die Lösungen verschiedener Anbieter auf diese Kriterien hin genau beleuchtet. Die eindeutige Entscheidung fiel für ACTIWARE.

Alle Anforderungen konnten auf Basis der Standardsoftware AWELOS, CONNECT und Microsoft SharePoint über die Erwartungen hinaus abgedeckt werden. Mit einem Template für SAP B1 konnte eine vorkonfigurierte Business-Logik mit Datenzugriffen auf das ERP-System genutzt werden. Eine praxisnahe Inhaltsorganisation für Flyerline lieferte ein Branchentemplate für den Handel. Diese Standards wurden per Knopfdruck - ohne Programmieraufwand - unternehmensspezifisch auf die individuellen Bedürfnisse angepasst. Für Flyerline bedeutete dies eine enorme Kosten- und Zeitersparnis.

Passgenaue Abdeckung der Geschäftsprozesse durch flexible Lösungen und Leistungen

SAP B1 und Drittanwendungen wurden bei Flyerline durch die ACTIWARE-Lösung AWELOS optimal mit SharePoint Foundation vernetzt: Druckdaten, Scanbelege, Microsoft-Office-Dokumente sowie E-Mails aus Outlook werden automatisiert verarbeitet und vorgangsbezogen abgelegt. Um eine komfortable Ablage unter Einhaltung der Organisationsrichtlinien umzusetzen, wurden für 20 Dokumententypen unterschiedliche Ablageregeln mit AWELOS bereitgestellt.

Die Einführungsphase wurde so um ein vielfaches reduziert: Nach Freigabe des Fachkonzeptes konnten die wenigen Anpassungen der Inhaltsorganisation unproblematisch und schnell umgesetzt werden: Die komplette Projektrealisierung, inklusive Installation und Einrichtung von SharePoint und den ACTIWARE-Lösungen, erfolgte innerhalb eines Monats. Seit August 2013 wird das System von den Mitarbeitern im Echtbetrieb genutzt.

Der Alltag der Dokumentenverarbeitung bei Flyerline stellt eine Besonderheit dar: Zu jedem Auftrag fallen Produktionsdruckdaten mit sehr großem Datenvolumen an, wodurch enorm viel Speicherplatz benötigt wird. Die Verarbeitung und Ablage dieser Dokumente war, sowohl für ACTIWARE-Lösungen, als auch für SharePoint, kein Problem.

Wenn die Anwendung heute angepasst oder erweitert werden soll, ist die Umsetzung oft nur eine Kleinigkeit: „Bei Fragen kontaktiere ich sofort ACTIWARE und die Sache wird reibungslos eingestellt“, so Christian Manser.

Zeitgewinn und Leistungssteigerung durch Informationstransparenz

Über CONNECT erhalten die Mitarbeiter von Flyerline wichtige Suchfunktionalitäten, Informationen und kontextbezogene Handlungsoptionen für das Tagesgeschäft. Alle Dokumente - egal ob Auftrag, Gutschrift, Rechnung oder Schriftverkehr - können über die CONNECT Sidebar direkt im Zusammenhang aufgerufen und bearbeitet werden. Darüber hinaus kann der Anwender mit einem Klick kontextbezogene Aktionen auslösen wie z.B. eine E-Mail direkt zum Vorgang versenden. Das gilt sogar für Kundencentermitarbeiter, die nicht über einen Vollzugriff auf SAP B1 verfügen. Das bietet einen erheblichen Vorteil für die Performance der Mitarbeiter.

„Wir nutzen CONNECT mittlerweile für sämtliche Korrespondenz und Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten anfallen“, berichtet Manser, „wir merken, dass der Suchaufwand extrem zurückgegangen ist und wir viel schneller für den Kunden agieren können. Wenn z.B. eine Rechnungskopie benötigt wird, kann der Mitarbeiter diese mit wenigen Klicks aufrufen und versenden und muss die Anfrage nicht mehr an die Rechnungsabteilung weiter geben.“

Im gesamten Prozess werden durch die vollständigen Kundenakten bessere Entscheidungen getroffen. Dies betrifft z.B. das Mahnwesen: Reklamationen oder sonstige Probleme im Prozess werden dokumentiert und bieten eine detaillierte Handlungsgrundlage, ob Mahnungen ordnungsgemäß sind. Die Veränderungen werden auch auf Kundenseite bemerkt und lösen durchweg positives Feedback aus. Genauso sind die Mitarbeiter, durch die sehr einfache und intuitive Bedienbarkeit, begeistert von der neuen Lösung.

Gewinnbringender Nutzen auf lange Sicht

Mit dem Ausrollen der Lösungssuite auf alle drei Mandanten der Flyerline Schweiz AG, ist der Bereich der elektronischen Archivierung nun hervorragend aufgestellt.

Ständige Optimierung sind zentraler Bestandteil von Flyerline: „Das Umfeld und der Markt wandlen sich ständig - dementspechend gibt es bestimmt bald neue Projekte, die wir umsetzen können. Wir würden in jedem Fall wieder mit ACTIWARE zusammenarbeiten und das jedem anderen Unternehmen nur empfehlen“, schließt Manser.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
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Telefax +49 (6464) 91 31 30

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