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Neuhäuser Präzisionswerkzeuge GmbH: ein ECM-System vollintegriert in NAV

Branche

Präzisionswerkzeugbau

Besonderheit

Dynamisch wachsendes ECM-System auf Basis von Microsoft SharePoint Foundation

Module

SharePoint (Foundation), AWELOS, CONNECT

Referenz Neuhäuser

Michael HensIT-Leitung, Neuhäuser Präzisionswerkzeuge GmbH

„Die Flexibilität der Software war ein wichtiger Entscheidungsgrund für uns. Das System kann mit unserem ERP-System kommunizieren und genau so konfiguriert werden, wie wir es benötigen.“

Kompetenz im Werkzeugbau und der Prozessoptimierung

Seit mehr als 100 Jahren entwickelt die Neuhäuser Präzisionswerkzeuge GmbH Standard- und Sonderwerkzeuge für die Bearbeitungsaufgaben der verschiedensten Industriebranchen in höchster Qualität. Als weltweit anerkannter Hersteller für Sonderwerkzeuge steht das Unternehmen für umfangreiches Knowhow und ist ein kompetenter Partner und Lieferant bei der Optimierung von Fertigungsprozessen.

Prozessoptimierung im Bereich IT

Bei der Neuhäuser Präzisionswerkzeuge GmbH werden zu 90% kundenindividuellen Lösungen gefertigt. Die Produktentwicklung ist sehr aufwändig und zeitintensiv. Bis das finale Produkt entwickelt ist werden oft mehrere Wochen oder sogar Monate Entwicklungszeit benötigt. Dieser Prozess wird durch viele individuelle Dokumente, wie z.B. Zeichnungen, E-Mails und Berichte, begleitet. Bisher wurden Dokumente in Outlook, dem Filesystem und in Papierform in Ordnern aufbewahrt. Aufgrund dieser inkonsistenten „Zettelwirtschaft“ existierten unterschiedliche Informationsstände, sodass immer wieder Probleme im Prozess auftraten. Eine Rekonstruktion des Entwicklungsprozesses war aufwändig und zeitintensiv. Diese Situation war nicht weiter tragbar, sodass die Geschäftsleitung den Entschluss fasste die Prozessdokumentation mittels Software zu unterstützen. Besonders hinsichtlich der weltweiten Kundenbetreuung durch unsere Anwendungstechniker war eine einheitliche Informationsbasis unerlässlich.

Zum 01.01.2011 wurde bei Neuhäuser das ERP-System Microsoft Dynamics NAV in den Bereichen Lagerverwaltung und Verkauf eingeführt. Die Bereiche Produktion, Fertigung und Kalkulation werden mit einer ergänzenden ERP-Eigenentwicklung abgedeckt. Mit dem neuen System sollten auch die Prozesse systemseitig dokumentiert und zugehörige Informationen archiviert werden. Aufgrund der vielen unterschiedlichen Dokumenten- & Informationsarten konnte dies mit NAV jedoch nicht im erforderlichen Maß abgedeckt werden. Die Einführung eines Enterprise-Content-Management Systems sollte dieses Problem lösen.

Michael Hens, IT-Leiter bei Neuhäuser, berichtet: „Als das Thema ECM bei uns aufgekommen ist, haben wir unseren NAV-Partner um Rat gefragt. Dieser hat uns ACTIWARE empfohlen. Natürlich haben wir uns parallel auch über andere Anbieter informiert, aber schon im ersten Termin hat uns ACTIWARE überzeugt. Es wurden alle Abteilungen mit einbezogen und wir waren uns sofort einig, dass die Lösung genau das abdeckt, was wir bei Neuhäuser benötigen.“

Die Lösung: ein ECM-System vollintegriert in NAV

ACTIWARE stellte Neuhäuser eine ECM-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint Foundation vor. Mit der ACTIWARE Lösung AWELOS sollte NAV optimal mit SharePoint Foundation verknüpft werden, sodass Druckdaten, Scanbelege, Office-Dokumente, E-Mails aus Outlook sowie weitere Dokumentenarten automatisch verarbeitet und vorgangsbezogen abgelegt werden. Dank bestehender Templates erfolgte diese Integrationsleistung ohne Programmieraufwand. Weitere Anpassungen an die individuellen Bedürfnisse von Neuhäuser wurden in dem Designer-Modul mit wenigen Handgriffen konfiguriert. Nachdem im Januar 2014 der Startschuss für das ECM-Projekt erteilt wurde, konnten die Mitarbeiter bei Neuhäuser bereits im März effektiv mit dem System arbeiten.

„Die Flexibilität der Software war ein wichtiger Entscheidungsgrund für uns. Das System kann mit unserem ERP-System kommunizieren und genau so konfiguriert werden, wie wir es benötigen. Außerdem ist die Bedienung sehr einfach und intuitiv. Mit dem Modul CONNECT können alle benötigten Informationen zu einem Projekt mit nur wenigen Klicks aufgerufen werden“, erklärt Michael Hens.

Umfassende Unterstützung im Projektgeschäft

Der Arbeitsalltag bei Neuhäuser ist mit AWELOS und CONNECT viel einfacher und übersichtlicher geworden.

Zu Beginn eines Projekts wird eine Projektnummer vergeben unter der bis zu dessen Abschluss alle Dokumente und Informationen gesammelt, geordnet und archiviert werden. Besuchsberichte, Anforderungskataloge, Zeichnungen und sonstige Erkenntnisse & Informationen werden direkt über AWELOS in SharePoint archiviert. So gehen keine Informationen verloren und jeder Mitarbeiter verfügt über den gleichen Wissensstand.

Michael Hens ist begeistert: „Auch alle ERP-Dokumente wie z.B. Aufträge und Rechnungen werden zentral unter der Projektnummer gefasst. So kann ganz leicht nachvollzogen werden was im Lauf eines Projektes besprochen wurde und warum ein Produkt auf eine bestimmte Weise entwickelt wurde. Früher hatten wir solche Informationen irgendwo in irgendeinem Ordner liegen und mussten oft lange suchen.“

Auch was das Modul CONNECT anbelangt hat Michael Hens eine klare Meinung: „CONNECT ist für uns auch in Bezug auf Zeichnungen hilfreich. Da diese wichtige Informationen enthalten, wurden sie früher ausgedruckt und im Produktionsvorgang eingesetzt. Bei geänderten Versionen konnte es sein, dass ein Vorarbeiter diese nicht erhalten hat und so Probleme in der Produktion entstanden. Jetzt sind alle Zeichnungen über CONNECT einsehbar, sodass auch die Produktionsmitarbeiter immer über den aktuellen Informationsstand verfügen. So konnten wir Fehlerquellen erheblich minimieren“.

Kernkompetenzen stärken

Als besonders nützlich bewertet Michael Hens die Barcode-Funktion: „In unserer Branche ist es noch sehr üblich Dinge zu faxen. Alle Papierdokumente können wir mit einem generierten Barcode versehen und scannen. Das System ordnet diese daraufhin automatisch dem richtigen Datensatz in Navision zu.“

Die Erwartungen der Mitarbeiter an das neue ECM-System wurden übertroffen. Die neue und einfache Auffindbarkeit von Dokumenten und Informationen erleichtert den Arbeitsalltag und ermöglicht es den Anwendern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zu verwenden.

Ein Ausblick

„Als wir das ECM-Projekt gestartet haben, war mir gar nicht bewusst welches Potential in CONNECT steckt. Neben den Standard Such- und Ablagefunktionen bietet das Modul eine Vielzahl an Möglichkeiten individuelle Prozessschritte zu verschlanken. Diese werden nun nach und nach umgesetzt. Zukünftig ist außerdem geplant die Bereiche Produktion und Kalkulation in NAV zu integrieren und eventuell noch unseren Vertriebsstützpunkt in den USA an das ECM-System anzubinden.“, berichtet Michael Hens abschließend über die geplanten Ausbauschritte mit ACTIWARE.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
CONNECT

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