Medizintechnik von Provita

Über 50 Jahre ist es her, dass Herbert Klever, Gründer der Firma Provita, damit begann, Federstangen für Duschvorhänge in seiner hauseigenen Garage herzustellen. Seitdem produziert das Familienunternehmen eine große Auswahl an modernen medizinisch-technischen Geräten: von Behandlungsmobiliar über Hygienesysteme bis hin zu MRT-Produkten. Heute gehört Provita, nicht zuletzt dank seiner hohen Qualitätsstandards, zu den führenden Unternehmen der Medizintechnik-Branche.

Manuelle Rechnungsbearbeitung – die Herausforderung

Das Wachstum des Unternehmens führte zu immer größeren Herausforderungen in den Bearbeitungsprozessen, insbesondere im Eingangsrechnungsmanagement. Rechnungen, per E-Mail oder Post, wurden in Papierform zur Bearbeitung an die Mitarbeiter der Buchhaltung übergeben. Bevor diese dort verarbeitet werden konnten, musste jedoch täglich von Neuem der Wareneingang der jeweiligen Rechnungen geprüft werden. Das war nicht nur frustrierend für die Mitarbeiter, sondern führte auch dazu, dass Skontofristen durch die daraus resultierenden langen Bearbeitungs- und Liegezeiten teilweise nicht eingehalten werden konnten. Zusätzlich verlängerte sich die Laufzeit der Rechnungsverbuchung durch die manuelle Erfassung aller relevanten Daten. In manchen Fällen gingen Rechnungen zudem auf ihrem Weg durch das Unternehmen verloren: „Die Rechnungsbearbeitung war eine Blackbox. Es war nicht klar, wo sich eine Rechnung genau befindet“, so IT Administrator Matthias Rößler. Aufgrund dieser Gegebenheiten wünschte sich der Kunde einen automatisierten und transparenten Rechnungseingangsprozess.

Automatisierung des Rechnungsmanagements

Vor der Optimierung der Prozesse im Eingangsrechnungsmanagement hat Provita bereits verschiedene Digitalisierungsprojekte mit ACTIWARE erfolgreich umgesetzt. Die dort eingesetzten Lösungen haben den Arbeitsalltag jeweils deutlich und nachhaltig erleichtert. Daher stand fest, dass auch dieses wichtige Digitalisierungsvorhaben mit ACTIWARE umgesetzt werden sollte. Besonders vorteilhaft bewertete Provita, dass für die Umsetzung des Projekts von ACTIWARE bewährte Standards angeboten werden konnten, sowohl in Form einer durchdachten, ineinandergreifenden Gesamtlösung, als auch im Vorgehen. Spezifische Abläufe und Funktionsanforderungen konnten so risikoarm und kosteneffektiv umgesetzt werden.

Der Ablauf im Überblick

Wie bei den meisten Unternehmen überwiegt bei Provita der Rechnungseingang per E-Mail. ELO BLP überwacht die relevanten Postfächer, legt die Originalnachricht in ELO ab und startet den Analyse- und Erkennungsprozess. Hier leistet der ELO DocXtractor mit intelligenten Regelwerken, gelernten Besonderheiten und bereitgestellten ERP-Daten die Validierung der Belege und Extraktion der relevanten Daten.

Von diesen Automatismen profitiert der Anwender: Rechnungen stehen jetzt wenige Minuten nach dem Eingang voll qualifiziert in der ELO Business Solution Invoice zur Ergänzung und Prüfung bereit. Im Rahmen des darauffolgenden fachlichen Workflows können Daten in mehreren Schritten vervollständigt und freigegeben werden. Am Ende der ELO-Fachanwendung übernimmt wieder ELO BLP die Führung. Das Modul FlexInvoice sorgt in Verbindung mit dem beim Kunden eingesetzten ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central für die korrekte Datenübergabe und -verbuchung.

Dank der reibungslosen Zusammenarbeit aller Komponenten entlang dieses Prozesses sehen Mitarbeitende Rechnungen erst, wenn diese formal gültig sind, z.B. nachdem der Wareneingang erfolgt ist. Der langwierige manuelle Abgleich gehört dadurch der Vergangenheit an.

Der neue Ablauf garantiert außerdem, dass alle Dokumente jederzeit gefunden werden und der Status der Bearbeitung eingesehen werden kann: „Mit einem Klick hat man sofort das richtige Dokument”, bestätigt Herr Rößler. Jetzt wissen alle zuständigen Mitarbeiter zu jeder Zeit, in welchem Status der Freigabe sich eine Rechnung gerade befindet und wer für ihre Prüfung und Bearbeitung verantwortlich ist.

Mit ACTIWARE hochzufrieden

Provita ist mit der Effizienz der neuen digitalen Rechnungsmanagementlösung sehr zufrieden: „Unsere Mitarbeiter sehen eine Rechnung nun lediglich in der Erfassung. In der Regel prüfen Sie nur kurz, ob alles korrekt ist, bevor sie diese verbuchen. Das Ganze dauert jetzt nur noch wenige Sekunden“, freut sich Herr Rößler. Durch die Workflows wurden viele Routineaufgaben bei Provita automatisiert und die dazugehörigen Prozesse transparenter, einfacher und schneller gestaltet. Herrn Rößler war der Wegfall manueller Tätigkeiten sehr wichtig: „Das ist jetzt einfach viel sinnvoller. Das System ist transparent und man findet wirklich jede Rechnung.“

Die Verwendung der ACTIWARE Lösungsstandards hat die Erwartungen von Herrn Rößler vollumfänglich erfüllt: „Ich bin damit hochzufrieden. Ich konnte mir die fertige Lösung am Anfang noch gar nicht genau vorstellen, aber am Ende ist es so geworden, wie ich es mir gewünscht habe.” Seine Kollegen und Kolleginnen teilen seine Einschätzung und freuen sich über die deutlichen Zeiteinsparungen in der täglichen Arbeit, die einfacheren Prozesse und den schnelleren Überblick im Rechnungsmanagement.

Besonders überzeugend war für Provita auch in diesem Projekt die Betreuung durch ACTIWARE. Herr Rößler lobt, dass die Kommunikation mit seinen Ansprechpartnern immer reibungslos und schnell verlief. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung von Provita und den ACTIWARE Consultants konnten mehrere Schulungen eingespart werden, da die Inhalte und Funktionen der neuen Lösungen bereits während der Einführung hinreichend vermittelt wurden.

Weiterentwicklung der Unternehmensdigitalisierung

Um die Unternehmensdigitalisierung bei Provita weiter voranzutreiben, hat Herr Rößler bereits neue Ideen für zukünftige Projekte. So kann er sich vorstellen, den Einsatz des DocXtractors auf die Kundenbestellungen auszuweiten, sodass die Auftragsbearbeitung dort ebenfalls automatisiert abläuft. Zudem plant er selbst neue Workflows zu entwickeln, um Arbeitsabläufe schnell und einfach zu verschlanken.