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Referenzkunde Risse + Wilke

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Risse + Wilke: DMS und Workflow-Management für alle Unternehmensbereiche

Branche

Produktion von Kaltband und kaltgewalztem Bandstahl

Besonderheit

Leistungs ERP-Integration mit umfassender und unternehmensweiter Workflowsteuerung

Module

ELOprofessional, AWELOS, CONNECT, ACTIWARE SAP Connectivity Pack

referenz risse+wilke

Franz-Josef SchubertLeiter IT, Risse + Wilke Kaltband GmbH & Co. KG

„Die Integrationslösungen AWELOS und CONNECT von ACTIWARE sind es, die unsere DMS-Anwendung so erfolgreich machen. Damit haben wir passgenaue Integrationen, optimierte Suchfunktionalitäten, einen großen Bedienkomfort und eine hohe Updatefähigkeit erreicht.“

Unternehmensweite Prozesse effizient steuern

Das traditionsreiche mittelständische Unternehmen Risse + Wilke mit Sitz in Iserlohn gehört zu den führenden Spezialisten für kaltgewalzten Bandstahl. 350 Mitarbeiter an zwei Standorten produzieren rund 150 Tausend Tonnen mit einem jährlichen Umsatz von 140 Millionen Euro.

Eine hohe Kunden- und Serviceorientierung ist wesentlicher Bestandteil der Unternehmensphilosophie. In diesem Sinne startete das Unternehmen im Frühjahr 2012 das Projekt „Elektronische Auftragsakte“ mit dem Ziel, alle kundenbezogenen Prozesse unternehmensweit zu optimieren und transparent zu gestalten. Gleichzeitig sollte das noch bestehende Papierarchiv durch ein effizientes elektronisches Dokumentenmanagement abgelöst werden.

Die Must-haves: Hohe Integrationsfähigkeit und eine lückenlose Abbildung der Unternehmensprozesse

Für den IT- und Projektleiter Franz-Josef Schubert waren die Kriterien bei der Lösungsauswahl und der Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit ACTIWARE eindeutig. ELO in Kombination mit verschiedenen ACTIWARE-Lösungen bietet die erforderliche und vor allem sehr flexible Integrationsfähigkeit in die bestehende Unternehmens-IT-Landschaft. Die Lösung ist extrem benutzerfreundlich, und das ACTIWARE-Team überzeugte durch seine hohe Beratungs- und Umsetzungskompetenz.

Mit der Einführung eines ECM-Systems sollten die Kernprozesse in der Auftragsbearbeitung von der Kundenanfrage und Angebotserstellung über Produktion, Qualitätsprüfung, Versand und Fakturierung bis hin zur Reklamationsabwicklung abteilungsübergreifend und lückenlos unterstützt werden. Hierbei war die Integration mit der bei Risse + Wilke eingesetzten ERP-Lösung SAP R/3 entscheidend. Denn von den siebzig Dokumentenarten, die heute in der „Elektronischen Auftragsakte“ geführt werden, kommen über zwanzig aus SAP, z. B. Lieferschein, Faktura oder Werkszeugnis.

„Die neue Lösung bietet uns eine passgenaue Integration mit SAP R/3“, so der Leiter IT. „Dabei haben wir nicht nur die Übergabe und Archivierung von ausgehenden Belegen aus SAP elegant gelöst. Wir können verschiedenste Dokumentenarten, wie E-Mails, Faxe oder Microsoft-Office-Dokumente, problemlos erfassen und Vorgängen in der ERP automatisiert zuordnen.“

Echte bidirektionale Kommunikation

Die ACTIWARE Lösungskomponenten AWELOS und CONNECT ermöglichen Risse + Wilke die nahtlose Integration von SAP in das DMS. Die Applikation ist daher in höchstem Maße flexibel und updatesicher. Eine zentral konfigurierbare Business-Logik sorgt für die Verarbeitung der in SAP erzeugten Belege sowie von Reports, E-Mails, Office- und Scan-Dokumenten. Über die Inhaltsorganisation wird die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und Vorgängen in SAP ermöglicht. Neben dieser regelbasierten Vereinnahmung von Dokumenten in das DMS quasi per Design stehen dem Anwender auch im SAP-GUI eigenerzeugte und fremde Belege sowie Office-Dokumente, E-Mails, etc. zur Verfügung. Hierfür verwendet der Benutzer die komfortablen Suchfunktionalitäten von CONNECT. Das bedeutet für ihn im Tagesgeschäft eine hohe Transparenz über verschiedene Informationsplattformen und Prozesse hinweg.

DMS und Workflow-Management für alle Unternehmensbereiche

Das Projekt „Elektronische Auftragsakte“ steht gleichzeitig für eine enorme Innovation im Bereich Workflow-Management. Denn die unternehmensweiten Prozesse in der gesamten Auftragsbearbeitung wurden für alle beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter auf eine einheitliche Plattform gestellt.

Zu Beginn des Projekts bildete IT-Leiter Franz-Josef Schubert eine Arbeitsgruppe mit den Vertretern der Fachabteilungen. Diese Gruppe erarbeitete das Grundkonzept für die späteren Workflows, wie Kundenanfrage oder Kundenbestellung. Gemeinsam mit ACTIWARE wurden diese Prozesse noch einmal evaluiert und optimiert. Dabei konnte Risse + Wilke von der umfassenden Projekterfahrung von ACTIWARE profitieren.

Ein ECM in Rekordzeit umgesetzt

Für die Erstellung des Fachkonzepts benötigte das Risse + Wilke-Team etwa zwei Monate. Die anschlie- ßende Pilotphase mit ACTIWARE dauerte rund fünf Monate. Seit November 2012 werden die SAP-Daten automatisiert in das DMS übernommen. Das Scannen von Belegen sowie die Ablage von E-Mails und weiteren Dokumentenarten, die manuell bzw. über AWELOS in ELO übernommen werden, läuft seit Februar 2013. Seitdem gibt es keine sortierte Papierablage mehr. Die sechzig Anwender erledigen ihre Ablage vollständig über die ELO-ACTIWARE-Lösung.

Intuitive Bedienung für den Anwender

„Wir haben den Anwendern im Vorfeld die Lösung in Präsentationen vorgestellt. Die eigentliche Schulung erfolgte dann aber mit dem Produktivstart direkt am Arbeitsplatz“, so Schubert weiter. „Das war in dieser Form nur möglich, weil sich die Anwendung einfach, komfortabel und intuitiv bedienen lässt. Die Suchfunktion von CONNECT steht beispielsweise über die Windows Fußleiste ganz bequem zur Verfügung.“ Bei Problemen und Fragen sind die Vertreter der Arbeitsgruppen in den Abteilungen jederzeit verfügbar.

Zeit- und Informationsgewinn auf allen Ebenen

Mit der „Elektronischen Auftragsakte“ werden die Kernprozesse von Risse + Wilke in dem neuen ECM abgebildet und rund achtzig Prozent des unternehmensweiten Dokumentenaufkommens erfasst. „Das bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis bei der Archivierung“, resümiert Franz-Josef Schubert. Jeden Monat werden rund 2.000 Fertigungsauftragsarbeitspapiere, 1000 Lieferscheine mit ihren Zusatzdokumenten, Emails und Schriftverkehr sowie 1500 „Prüfergebnisse“ gescannt und mit den ACTIWARE Komponenten automatisiert verschlagwortet in ELO übernommen.

„Vor allem verfügen nun aber alle Abteilungen und Mitarbeiter über einen einheitlichen Wissensstand durch den gemeinsamen Zugriff auf eine Informationsbasis. Durch das ab März 2013 produktiv gesetzte neue Workflow-Management werden wir deutlich kürzere Vorgangslaufzeiten erreichen. Und der Aufwand bei der Suche nach Dokumenten hat sich minimiert“, erläutert der Leiter IT das bisherige Ergebnis des Projekts.

Ausbaue der Anwendung bereits geplant

Mittelfristig sollen sämtliche Dokumente in die Lösung übernommen werden. Die entsprechende Anwendungsbasis steht Risse + Wilke hierfür nun zur Verfügung. Das nächste Projekt ist die „Elektronische Personalakte“. Später sollen auch der Einkauf und die Rechnungsprüfung hinzukommen. Aktuell arbeiten sechzig Anwender mit der Lösung, in der Endstufe werden es rund achtzig sein.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
CONNECT

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