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Referenzkunde Röchling Leripa Papertech
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Röchling Leripa Papertech: mit ELO ECM immer am Puls der Zeit

Branche

Kunststoff-Fertigung & Verarbeitung

Besonderheit

Automatisches Rechnungsmanagement und leistungsfähige Integration in Microsoft Dynamics NAV

Module

ELOprofessional, ELO DocXtractor, AWELOS, CONNECT

referenz röchling leripa

Mario EnglederIT-Leiter, Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG

„Durch die automatische Ablage geht die Fehlerquote gegen Null, das ist ein riesen Vorteil. Auch die anfänglichen Skeptiker können sich heute nicht mehr vorstellen, ohne ELOprofessional zu arbeiten“

Mit ELO immer am Puls der Zeit

Die Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG, mit Sitz in Oepping in Oberösterreich, ist ein führender Hersteller und Verarbeiter von Kunststoffen. Die Stärke des Unternehmens ist die Fertigung von hochwertigen Verschleißteilen für Papiermaschinen, den Allgemeinen Maschinen- und Anlagenbau sowie der Agrartechnik. Darüber hinaus ist Röchling LERIPA Papertech ein kompetenter Ansprechpartner für Zeichnungsteile und Individuallösungen aus technischen Kunststoffen. Das Unternehmen verfügt über zwei Tochterfirmen und ist Weltmarktführer für Entwässerungselemente und Saugwalzendichtungen bei Papiermaschinen. Mit ELOprofessional erhielt das Unternehmen nun ein durchgängiges Enterprise-Content-Management-System mit einer Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Von einer regional führenden Ledergerberei entwickelte sich die Röchling LERIPA Papertech GmbH & Co. KG zu einem Global Player, der in den unterschiedlichsten Branchen höchst erfolgreich tätig ist.

Einstieg ins Enterprise-Content-Management

Die Arbeit im Betrieb ist von individuellen Prozessen geprägt, da die Produkte meist auf Basis technischer Zeichnungen der Kunden hergestellt werden. 2011 führte das Unternehmen ein neues ERP-System (Microsoft Dynamics NAV) ein, um diese Prozesse zu vereinheitlichen und eine zukunftssichere IT-Basis zu schaffen. Gleichzeitig sollte auch das Enterprise-Content-Management (ECM) modernisiert werden. Wichtige Anforderungen an das ECM-System waren:

  • einfache Dokumentenablage und einheitliche Ablagestrukturen
  • Kopplung des ERP-Systems mit dem ECM-System zur automatischen Dokumentenintegration und als Verschlagwortungshilfe
  • Einführung des ECM-Systems in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Versand und Fertigung, Migration, eines Teils der bereits im Vorgängersystem archivierten Dokumente in das neue ECM-System
  • Optimierung der Dokumentenlogistik und Bearbeitungsprozesse in den Bereichen: Scannen, Verteilung und Bearbeitungstempo, Dokumentensicherheit sowie Volltext-Dokumentensuche
  • automatisches Eingangsrechnungsmanagement

Mutterkonzern empfiehlt ELO

Aufgrund sehr guter Erfahrungen in der Gruppe, gab Röchling Engineering Plastics KG eine Empfehlung ab: für ELOprofessional als ECMSystem und ACTIWARE als ELO Business-Partner. Dennoch sondierte Röchling LERIPA Papertech zuerst den Markt – doch ELOprofessional überzeugte ebenso wie die Kompetenz der ACTIWARE-Berater. ELO brachte alle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt mit und punktete zudem mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis.

Ganzheitliche Dokumentenintegration

Die Anforderungen an das ECM-System von Röchling LERIPA konnten mit ACTIWARE und ELOprofessional umfassend gelöst werden. Die Kopplung des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV mit ELOprofessional erfolgte durch das Modul AWELOS. Dank eines Templates für NAV mit bestehenden Datenzugriffen und Verwendungsdefinitionen, wurden sämtliche Integrationsaufgaben schnell und unkompliziert gelöst – ohne aufwendige Einzelprogrammierung. Die Vorteile der neuen Lösung sind umfassend: alle Druckdaten aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV werden mit AWELOS automatisch in ELO abgelegt. Die manuelle Ablage von Dialogdokumenten (E-Mails, Word etc.) oder Scanbelegen erfolgt leichtgängig, da AWELOS eine sehr gute Bedienunterstützung bietet. Dies führte zu einer großen Akzeptanz bei den Anwendern von Röchling LERIPA. Mit AWELOS Barcode profitiert auch die Qualitätskontrolle von der neuen Lösung. Produktionsbegleitbelege und Qualitätsprotokolle werden automatisch beim Ausdrucken aus Dynamics NAV mit einem Barcode versehen, über den die spätere Zuordnung in ELO problemlos möglich ist. So sparen die Mitarbeiter viel Zeit.

Recherche mit CONNECT

Die Anwender profitieren heute von einem weiteren entscheidenden Vorteil. Sie können flexibel aus NAV heraus auf Dokumente in ELO zugreifen. Die entsprechende Verbindung wurde sehr einfach mit der Integrationssuite CONNECT geschaffen. Über die CONNECT-Sidebar erhalten die Mitarbeiter von Röchling LERIPA zudem wichtige Funktionen für das Tagesgeschäft. Über ein Suchfeld kann der Anwender Stichworte eingeben, z.B. einen Kundennamen. CONNECT liefert dann alle zu dem Kunden gehörenden Belege – egal ob Auftrag, Gutschrift, Rechnung oder Schriftverkehr –, sodass diese direkt im Zusammenhang eingesehen und bearbeitet werden können. „Neben den ausgezeichneten Suchfunktionen werden unsere Mitarbeiter mit CONNECT auch im operativen Geschäft optimal unterstützt. So können wir beispielsweise eine E-Mail direkt zum Vorgang versenden. Diese wird wiederum automatisiert und vorgangsbezogen in NAV abgelegt“, berichtet Mario Engleder, IT-Leiter bei Röchling LERIPA.

Eingangsrechnungsmanagement

„Im Bereich Eingangsrechnungsmanagement haben wir ein großes Rationalisierungspotential gesehen“, erklärt Engleder weiter. „Rechnungen durchlaufen bei uns mehrere Stationen und das kostet viel Zeit und Aufwand.“ Aus dieser Intension wurden die Einsatzmöglichkeiten des Moduls DocXtractor geprüft. Mit dem DocXtractor lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Rechnungen stark verkürzen. Das Modul leistet intelligent und automatisiert die Klassifizierung, Indizierung und Informationsextraktion eingehender Rechnungen. Dank vorgefertigter Konfigurationsmodelle ließ sich der DocXtractor sehr schnell und ohne großen Aufwand an die unternehmensspezifischen Anforderungen von Röchling LERIPA anpassen. In der Praxis werden mit dem DocXtractor nun alle Eingangsrechnungen u.a. auf ihre kaufmännische Gültigkeit und rechtliche Konformität geprüft, automatisch gegen NAV-Daten evaluiert und dem entsprechenden Lieferanten und/ oder Bestellung zugeordnet. Relevante Daten für die weitere Verarbeitung werden extrahiert und mit dem jeweiligen Beleg per Workflow automatisiert dem richtigen Mitarbeiter zur Freigabe übermittelt.

Fehlerquote geht gegen Null

Die enge Integration von ELO und NAV spart viel Zeit. Alle Dokumente sind zentral organisiert und Vorgänge weitestgehend automatisiert, sodass die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich reduziert wurde. IT-Leiter Mario Engleder: „Durch die automatische Ablage geht die Fehlerquote gegen Null. Das ist ein Riesenvorteil.“

Fazit und Ausblick

Mit ELO hat das Unternehmen jetzt eine flexibel ausbaubare Lösung. Für die Zukunft sind bereits weitere Projekte geplant. Die Rechnungsverarbeitung soll erweitert werden, sodass auch die Kontierung der Dokumente im Workflow und das Erzeugen eines Buchungsvorschlags in der Finanzbuchhaltungsanwendung von Microsoft Dynamics NAV vollautomatisiert ablaufen. Von den rund 250 Mitarbeitern des Unternehmens profitieren inzwischen rund 100 von der enormen Zeitersparnis durch ELOprofessional. Neben der großen Arbeitserleichterung führt auch die anwenderfreundliche, moderne Oberfläche zu einer hohen Zufriedenheit bei den Anwendern. „Selbst die anfänglichen Skeptiker“, sagt IT-Leiter Mario Engleder, „können es sich inzwischen nicht mehr vorstellen, ohne ELOprofessional zu arbeiten.“

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
ELO DocXtractor
Produktbroschüre
ELO DocXtractor
AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
CONNECT

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