Klima- und Lüftungstechnik
BLP-Projekt des Jahres (ELO Mitte) 2023
Neuinstallation der ELO ECM Suite
ELO ECM Integration in proALPHA
ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect
"Ich habe zuvor schon oft von agilem Projektmanagement gehört, das sind ja immer so schöne Wörter, aber hier wurde auch genau das abgeliefert, was versprochen wurde. Meine Kollegen können bestätigen, dass ich eigentlich ein sehr kritischer Mensch bin und ich hinterfrage auch viel. Wenn ich einmal nicht meckern kann, dann geht es einfach nicht besser und hier gibt es wirklich nichts, wo wir meckern können."
Seit mehr als vier Jahrzehnten ist die Rosenberg Ventilatoren GmbH Experte in der Entwicklung und Herstellung von regelbaren Außenläufermotoren, Ventilatoren und Kastenklimageräten für vielfältige Anwendungsbereiche. Mit Produktionsstandorten und Vertriebsniederlassungen in über 45 Ländern ist die Rosenberg-Gruppe weltweit präsent. Neben dem breiten Produktspektrum und der hohen Produktionstiefe, die sich vom Motor bis zur Steuerung erstreckt, zeichnet sich Rosenberg besonders durch das fundierte Know-how seiner 1700 Mitarbeitenden und die enge Kundenbindung aus. Schon in der Entwicklungs- und Projektierungsphase steht das Unternehmen im direkten Dialog mit den Kunden, um besondere Anforderungen schnell und individuell erfüllen zu können. Um auch in Zukunft eine erstklassige Kundenbetreuung sicherzustellen und Unternehmensprozesse weiter zu optimieren, hat sich Rosenberg entschieden, die Digitalisierung mit dem Enterprise Content Management-System ELO auf die nächste Stufe zu heben.
Der Start in die ECM-Welt sah für den Spezialisten aus Künzelsau allerdings alles andere als rosig aus: In Zusammenarbeit mit einem anderen ELO-Partner wollte die Integration von ELO ECM an das ERP-System proALPHA einfach nicht gelingen. Die fehlende proALPHA-Expertise des Digitalisierungspartners führte dazu, dass trotz zahlreicher Workshops keine Fortschritte im Projekt erzielt werden konnten. Nach anderthalb Jahren sah sich das Unternehmen gezwungen, die Zusammenarbeit zu beenden und das ECM-Projekt vorübergehend auf Eis zu legen.
Die umfassende Funktionalität und das Potenzial der ELO ECM-Suite hinterließen jedoch einen bleibenden positiven Eindruck bei den Projektverantwortlichen von Rosenberg. Daher begab sich das Team um IT-Leiter Christian Lellig erneut auf die Suche nach einem geeigneten Digitalisierungspartner – diesmal mit umfangreicher Expertise in der Anbindung von proALPHA: „Uns war klar, was die ELO ECM Suite kann. Die Schmerzen lagen beim spezifischen Dienstleister“, erinnert sich Christian Lellig. Nach einer erneuten Recherche wandte man sich an ACTIWARE, als bekannte Größe in der ELO ECM-Welt. Die Verantwortlichen von Rosenberg wurden mit detaillierten Lösungsvorführungen, Fachgesprächen und einer Abklärung der von ACTIWARE geleisteten Digitalisierungsprojekte und Referenzen überzeugt. Das Unternehmen entschied sich dann auch nach Austausch mit proALPHA-Kunden von ACTIWARE, für einen Neustart des ECM-Projekts – in Form einer Neuinstallation der ELO ECM Suite für 200 Benutzer.
Die Einführung der ELO ECM Suite war mit der Methodik FastPass quasi ein Selbstläufer: Anstelle aufwendiger Analysen und Konzepte wurde die ELO ECM Suite auf Basis von ELO BLP (ELO Business Logic Provider) mit vorpaketierten Standards eingeführt und in das Anwendungsumfeld des Unternehmens integriert. „Schon die Einführungsmethodik hat uns überzeugt. Die FastPass-Methodik definiert alle Schritte im Voraus. Bereits nach wenigen Tagen können Änderungen im vorgesehenen Standard vorgenommen und umgehend getestet werden. Wir hatten die ersten Belege innerhalb von zwei Tagen erledigt“, erinnert sich Christian Lellig zufrieden.
Durch den Einsatz des ELO BLP wird das ERP-System proALPHA an die ELO ECM Suite angebunden. „Wir wollen ELO nicht nur als zentrale Datenablage nutzen, sondern auch die anderen Systeme daran andocken. Der ELO BLP sorgt für eine ganzheitliche Verarbeitung mit Vorgangsbezug und Verknüpfung zu unseren ERP-Inhalten. Ohne viel Aufwand haben wir die Standardbelege von proALPHA angebunden und die individuelle Kommunikation organisiert“, freut sich Christian Lellig.
Die ELO ECM Suite wurde erfolgreich an verschiedenen Standorten implementiert – angefangen beim Hauptsitz in Künzelsau-Gaisbach bis hin zu Rosenberg Nord, dem Zweigwerk Glaubitz und der Tochtergesellschaft BavAiria Ventilatoren GmbH & Co KG. Der Einsatz von ELO ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg.
Vom Vertriebsprozess über den Belegfluss bis zur Beschaffung: Die Einführung der ELO ECM Suite in Verbindung mit ELO BLP und ELO BC hat bei Rosenberg zu einer umfassenden Verbesserung der unternehmensweiten Abläufe geführt. So wurde der gesamte Vertriebsprozess, angefangen bei der Anfrage bis hin zum Aftersales-Prozess, digitalisiert und durch maßgeschneiderte ELO-Workflows optimiert. „Früher wurden Dokumente in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich abgelegt, was zu Unübersichtlichkeit führte. Wir hatten alles doppelt und dreifach – wenn man es überhaupt gefunden hat. Umso mehr Menschen an kreativen Ablagesystemen beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass dabei nachher nichts rauskommt. Mit ELO sieht das jetzt anders aus. Der größte Mehrwert: Suchen, Finden und Transparenz. Jetzt brauchen wir in proALPHA nur noch die Bestellung öffnen und schon sehen wir über die Sidebar alle benötigten Referenzen und Belege innerhalb weniger Sekunden automatisch“, freut sich Christian Lellig. Weiterhin ergänzt er: „Meine Kollegen können bestätigen, dass ich eigentlich ein sehr kritischer Mensch bin. Wenn ich einmal nicht meckern kann, dann geht es einfach nicht besser und hier gibt es wirklich nichts, wo wir meckern können.“
Zeitraubende manuelle Suchen nach Dokumenten und langwierige Freigabeprozesse gehören dank zentraler und struktureller Bereitstellung und automatisierter Ablage in ELO ECM der Vergangenheit an. Insgesamt konnte laut Angaben der Projektverantwortlichen bei Rosenberg eine Zeitersparnis von 70% bis 80% beim Ablegen und Suchen von Dokumenten erzielt werden.
Christian Lellig freut sich über die erfolgreiche Zusammenarbeit mit ACTIWARE und sieht vielversprechende Perspektiven für die Zukunft: „Ich hoffe, dass wir eine lange Partnerschaft mit ACTIWARE haben. Davon gehe ich fest aus.“ Gemeinsam mit ACTIWARE plant Rosenberg, die ELO-Lösungen auf alle Unternehmensbereiche auszuweiten. Der Fokus liegt dabei zunächst auf der Optimierung des Rechnungsmanagements durch den Einsatz der Business Solution ELO Invoice. Darüber hinaus plant das Unternehmen die Digitalisierung und Prozessoptimierung im Vertrags- und Besuchermanagement.
Um Workflows kontinuierlich zu verbessern, plant Rosenberg auch die Anbindung von ELO an weitere Drittsysteme, wie die PDM-Lösung AutoDesk Vault. Dies ermöglicht nicht nur effiziente Zeichnungsfreigaben, sondern auch eine sinnvolle Querverbindung zu proALPHA, um Prozesse weiter zu optimieren.
