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Referenzkunde WAREMA

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WAREMA Renkhoff SE: globale Prozessorganisation mit modernem ECM

Branche

Entwicklung und Herstellung von Sonnenschutzsystemen

Besonderheiten

Anbindung unterschiedlicher Standorte und Mandanten an eine zentrale Applikation. Eigene Betreuung und eigener Rollout auf Zweigstellen.

Module

ELOenterprise, ELO Business Logic Provider (BLP), ELO Business Connect (BC) ELO DocXtractor

referenz warema

Peter LenhartProjekt & Prozessmanagement, WAREMA Renkhoff SE

"Ausschlaggebender Punkt der Entscheidung für ELO und ACTIWARE war der Business Logic Provider. Das Modul bietet uns die Möglichkeit einer standardisierten Integration in verschiedene Systeme - auch SAP, so dass keine aufwändigen Schnittstellen programmiert werden müssen."

WAREMA: Führender SonnenLichtManager

WAREMA ist führender SonnenLichtManager. Als Familienbetrieb in der zweiten Generation entwickelt und produziert das Unternehmen funktionsgerechte Sonnenschutzlösungen, die ein aktives SonnenLichtManagement ermöglichen. Gruppenweit beschäftigt WAREMA ca. 3.400 Mitarbeiter. Technikbegeisterung und Perfektionismus zeichnen das Unternehmen genauso aus wie ein guter Service und geprüfte Qualität.

Globale Prozessorganisation mit modernem ECM

Die Organisationsstrukturen bei WAREMA sind in den letzten Jahren sehr komplex und global gewachsen. Auch das Dokumentenvolumen und die Vielfalt an verschiedenen Informationen nahm immer mehr zu. Im Jahr 2011 erkannte WAREMA die Notwendigkeit ein modernes Enterprise-Content-Management einzuführen, da das vorhandene Archivsystem easy nicht mehr ausreichte die Prozesse abzubilden und zu unterstützen.

Um im Projektgeschäft mit diversen Vertriebs- und Servicestützpunkten effektiver zusammenarbeiten zu können, Dokumente schneller zu finden und eine umfassende Informationsversorgung zu gewährleisten, sollten als erster wesentlicher Schritt Objektauftragsakten eingeführt werden. Die Integration des ECM-Systems mit den ERP-Systemen SAP und Xpert spielte eine zentrale Rolle. Weitere Anforderungen sind die automatisierte E-Mail Archivierung und das elektronische Rechnungsmanagement.

In einer intensiven Anbieterauswahl wurde der passende Projektpartner ausgewählt. Die Präsentation der Lösungen erfolgte unter Einbezug der verschiedenen Fachabteilungen, die Funktionalität wurde bei Referenzbesuchen bestehender Kunden in der Praxis besehen und es wurden mehrere Workshops abgehalten, um die technischen Details zu sichten. Mit dem Ziel ein genaues Bild der Kompetenzen und Erfolgsfaktoren zu erlangen, wurden schließlich die Anbieter selbst besucht. Den letzten Schritt bildete eine Pilotinstallation mit zwei ausgewählten Anbietern. Nach vorgegebenen Pilotszenarien wurde ein Testsystem aufgesetzt, um die Funktionen der Lösung auf Herz & Nieren zu testen. Die Entscheidung fiel auf ELOenterprise als Plattform und ACTIWARE als zentraler Projektpartner. Ausschlaggebender Faktor war die starke Integrationsmöglichkeit in die komplette Anwendungslandschaft auf Basis flexibler, per Design modellierbarer Standards.

Integration von ECM mit verschiedenen Systemen

Ende 2011 fiel der Startschuss für das ECM-Projekt. Die zertifizierte Schnittstelle ArchiveLink ermöglichte WAREMA eine nahtlose Integration von SAP in ELOenterprise. Dieser Weg wurde ergänzt durch ELO BLP. Über das Modul war WAREMA in der Lage, die komplexen Anforderungen umzusetzen und automatisiert die Systeme Infor und Xpert anzubinden. Auch für SAP stellte BLP eine einheitliche Integrationsplattform dar. Die Anbindung erfolgte mit ELO BLP, da die Software bereits vordefinierte Integrationspunkte bot. Diese wurden in dem „BLP Designer“ modelliert und an die Inhaltsorganisation von WAREMA angepasst. Auf diese Weise wurde eine übergreifende Inhaltsorganisation geschaffen: Dokumente und Informationen aus allen führenden Applikationen können mit ELO BLP übergreifend genutzt werden. Druckdatenbelege werden mit dem BLP automatisiert verarbeitet und mit echten Inhaltsverknüpfungen in ELOenterprise archiviert. Außerdem ermöglicht die Suite die Verarbeitung und Ablage von Scanbelegen, Micosoft-Office-Dokumenten sowie E-Mails direkt in ELOenterprise und verknüpft diese mit den Daten der führenden Systeme, sodass Informationen und Dokumente kontextbezogen strukturiert werden. Auch die Belege aus dem alten DMS wurden in ELOenterprise übernommen.

Weltweite Zusammenarbeit durch Objektauftragsakten

Zentrale inhaltliche Anforderung von WAREMA war die Abbildung von Objektauftragsakten. „In jedem unserer Projekte ist übergreifendes Arbeiten gefragt. Die involvierten Mitarbeiter sitzen nicht zentral in einer Niederlassung, sondern sind durch unsere Organisationsstrukturen global verteilt, sodass jeder Ort zum Arbeitsplatz wird. Daten und Dokumente benötigen wir überall in einheitlicher Form. Dieses logistische Problem konnten wir mit Objektauftragsakten lösen“, erinnert sich Peter Lenhart, zuständig für das Projekt-& Prozessmanagement bei WAREMA. Mit ELO BLP konnten Objektauftragsakten abgebildet werden. Alle Dokumente zu einem Projekt werden in einer einheitlichen Struktur zentral in ELOenterprise abgebildet. Beispielsweise eingehende Aufträge werden automatisch mit Daten verschlagwortet, in ELO abgelegt und dem entsprechenden Projekt zugeordnet. Das Modul ELO Business Connect (BC) ermöglicht allen berechtigten Mitarbeitern einen Zugriff auf diese Dokumente und die gemeinsame Arbeit an ihnen. „Für uns gibt es zahlreiche Vorteile der Lösung. Mit den Akten generieren wir unterschiedliche Ansichten, sodass jeder Mitarbeiter in seiner Funktion unterstützt wird. Trotzdem sind die Dokumente einheitlich. Es gibt keine unterschiedlichen Informationsstände, es bleibt nichts mehr auf einzelnen Schreibtischen liegen, sondern alles ist zentral gepflegt, sodass die Übersicht gewahrt ist und immer in Prozesse eingehakt werden kann“.

"Wir betreuen uns quasi selbst!"

Von Anfang an waren für WAREMA ein hoher Grad an Automatisierung und die Möglichkeit der Verwaltung in Eigenleistung wichtig. Die einheitliche Informationsinfrastruktur sollte sukzessiv in der ganzen Gruppe ausgerollt werden. Mit ELO BLP konnte dies gewährleistet werden. Nachdem die Lösung im Hauptsitz eingeführt wurde, begann WAREMA BLP und BC mit eigenen Ressourcen in den Niederlassungen auszurollen. Peter Lenhart berichtet: „Wir können die komplette Inhaltsorganisation wie z.B. Workflows, Ablageregeln, Akten oder die Konfiguration der BC-Sidebar mit einem Designer mit unseren eigenen Mitarbeitern modellieren. Wir sind quasi in der Lage uns selbst zu betreuen“.

Starke Vereinfachung des täglichen Geschäfts

Die Recherchemöglichkeit mit BC wird bei WAREMA bald unternehmensweit genutzt. Auch Auslandsgesellschaften sind integriert und können Dokumente abrufen und bearbeiten. Peter Lenhart fasst zusammen: „Wir haben durch ELO Vorteile erlangt. Dokumente aus den verschiedenen Systemen werden automatisch archiviert. Die Ablage erfolgt in definierten Aktenstrukturen, sodass alle Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Die Bildung von digitalen Akten bietet uns eine optimale Arbeitsunterstützung.“

Automatisches Rechnungsmanagement

Um auch das Rechnungsmanagement nachhaltig zu vereinfachen, führt WAREMA in einem laufenden Projekt das Modul „DocXctractor“ ein. „Wir sind aktuell daran den Prototyp im Testsystem aufzusetzen. Ich bin zuversichtlich, dass wir auch dieses Projekt bald zum erfolgreichen Abschluss bringen werden“, schließt Peter Lenhart.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOenterprise
Produktbroschüre ELOenterprise
ELO BLP
Produktbroschüre ELO Business Logic Provider
ELO Business Connect
Produktbroschüre
ELO Business Connect
ELO DocXtractor
Produktbroschüre
ELO DocXtractor

ACTIWARE GmbH
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35719 Angelburg

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Telefax +49 (6464) 91 31 30

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