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Fischer Automobile: erst der Workflow - dann das DMS

Branche

KFZ-Branche

Besonderheiten

Übernahme und Ablösung von Habel DMS

Module

ELOprofessional, ELO Business Logic Provider (BLP), ELO Business Connect (BC) und ELO DocXtractor II Invoice

ECM Projekt bei Rücker GmbH

Alexander KarlsIT-Leiter bei Fischer Automobile

"In meinen 13 Jahren als IT-Leiter habe ich bisher keine besseren Projektskills gesehen. Auch die Kombination aus Systemdokumentation, Prozess- und Projektbeschreibung sind einzigartig. So wünscht man sich Projekte."

„Runter von der Bremse - Gas geben!“

Mit einem Stellplatz für reparaturbedürftige Autos und einem Büroraum im eigenen Wohnhaus fing im Oktober 1982 die Erfolgsgeschichte von Fischer Automobile an. Visionär Franz Fischer wagte in einer wirtschaftlichen unruhigen Zeit die Selbstständigkeit: er kaufte Unfallfahrzeuge, reparierte diese und verkaufte sie weiter; 396 Fahrzeuge bereits in seinem ersten Geschäftsjahr.

„Ich habe mir in jungen Jahren angewöhnt, nicht die unüberwindlichen Berge zu sehen, sondern die Bergsteigerrüstung einzupacken und mit dem Aufstieg zu beginnen!“ Franz Fischer

Dank dieser Einstellung ist Fischer Automobile heute europaweit tätig, verkauft jährlich weit über 17.000 Fahrzeuge und verzeichnet einen Jahresumsatz von mehr als 215 Millionen Euro. Aus dem Stellplatz vor dem Haus wurden vier moderne Standorte in Nordbayern. Der Hauptsitz in Neumarkt in der Oberpfalz (im Bild) und drei weitere Standorte in Pilsach, Urensollen und Amberg. Rund 475 Mitarbeiter - davon 96 Auszubildende - sind an den vier Standorten beschäftigt, deren Leitung Ende 2016 von Franz Fischers Sohn Thomas übernommen wurde.

Ein Dokumentenmanagement (DMS) alleine reicht nicht

Fischer Automobile war sich den großen Vorteilen IT-gestützter Lösungen früh bewusst und führte in 2011 das erste Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein. Jedoch traten in der täglichen Arbeit schnell Probleme auf.

„Dem Anbieter fehlte das Verständnis für die Prozesse eines Autohauses. Die für uns wichtigen Workflow-Funktionen waren zu umständlich und machten die Arbeit in Kombination mit der nicht optimalen Oberfläche zu einer hohen Hürde“, beschreibt Alexander Karls (IT-Leiter) die Situation.

Auf der Suche nach dem besten Enterprise Content Management (ECM)-Anbieter informierte sich das Unternehmen auf vielen Fachmessen. „Wir haben einen Anbieter mit einem Standardprodukt gesucht, welches gleichzeitig flexibel für unser Kerngeschäft bleibt und über Schnittstellen zu den eingesetzten Programmen verfügt“, so Alexander Karls, der auf keinen Fall eine „exotische und auf uns programmierte Lösung“ wollte.

Erst der Workflow - dann das Dokumentenmanagement (DMS)

Auf der CeBit 2014 in Hannover lernten Herr Karls und seine Kollegen ACTIWARE kennen. „Unser Fokus lag auf der Lösung des Kernproblems: dem Workflow-Management. Die präsentierten Lösungen von ACTIWARE erfüllten alle Kriterien und zusätzlich passte es auf der menschlichen Ebene“, beschreibt der IT-Leiter den ersten Kontakt.

Auch die Geschäftsführung von Fischer Automobile war schnell von den ECM-Lösungen, dem ELO Business Logic Provider (BLP) und ELO Business Connect (BC), sowie den dazugehörigen Dienstleistungen der ACTIWARE überzeugt. In Form von Workshops fiel bereits im September 2014 der Startschuss für die ECM-Projektrealisierung. „Das war ganz schön anstrengend“, erinnert sich Alexander Karls. „Man kann den Ablauf mit einem Schachspiel vergleichen. Wenn wir am Zug waren, haben wir dem ACTIWARE-Consultant so detailliert wie möglich unsere Prozesse beschrieben. Wenn ACTIWARE am Zug war, wurden diese Prozesse umgesetzt.“

Die Lösung und die Projektrealisierung überzeugen

In Phase Eins des Projekts wurden Workflows für die Bereiche Eingangsrechnungsmanagement, Marketing, IT, technische Betriebsleitung, Service und zusätzlich Aktenworkflows für die Dispositionen Groß- und Einzelhandel realisiert.

„Durch die Workflows und die damit verbundenen kürzeren Abstimmungswege treffen unsere Mitarbeiter schnellere und bessere Entscheidungen. Skontoverluste sind für uns heute kein Thema mehr. Zusätzlich haben sich neue Verhandlungsmöglichkeiten ergeben, da wir Rechnungen innerhalb kürzester Zeit freigeben.“, freut sich Alexander Karls, der die Workflows zukünftig selbst designen wird.

Nach einem internen Bauprojekt (Neubau Autohaus) startete im November 2015 Projektphase zwei: Datenübernahme aus Habel DMS in die ELO ECM Suite ELOprofessional und die Erstellung der maßgeschneiderten Inhaltsorganisation. Mit der Middleware ELO Business Logic Provider (ELO BLP) funktionierte die Datenübernahme hochautomatisiert, so dass die zweite Projektphase bereits im Frühjahr 2016 abgeschlossen wurde.

„In meinen 13 Jahren als IT-Leiter habe ich bisher keine besseren Projektskills gesehen. Auch die Kombination aus Systemdokumentation, Prozess- und Projektbeschreibung sind einzigartig. So wünscht man sich Projekte“, resümiert Alexander Karls.

Alltag ohne Eingangsrechnungsmanagement? Nicht mehr vorstellbar.

In der täglichen Arbeit bietet der ELO DocXtractor einen besonders großen Mehrwert. Etwa 150 Rechnungen werden täglich verarbeitet.

Als wichtiger Automatismus verbindet ELO BLP die branchenspezifischen Kundenlösungen, wie das Finanzbuchhaltungsprogramm und das Dealer Management, mit ELOprofessional. Die selbst erstellten Belege und eingescannten Dokumente werden automatisiert verarbeitet. Zusätzlich werden die Workflows angestoßen und die Mitarbeiter per E-Mail über ihre jeweiligen Aufgaben informiert.

„Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie unser heutiger Alltag ohne den ELO DocXtractor aussehen würde. Die Kombination aus ELO Business Logic Provider (ELO BLP), ELO Business Connect (ELO BC) und ELO DocXtractor steigert die Produktivität unserer Mitarbeiter enorm“, beschreibt Alexander Karls den Einsatz der Lösungen.

Bonuspunkt für die Multiplattformfähigkeit

Einen Bonuspunkt erhält die Multiplattformfähigkeit der ECM-Lösung. Während die IT-Abteilung auf macOS vertraut, setzen alle anderen Abteilungen Windows ein. „Die Recherche funktioniert sowohl über den JavaClient, als auch über den WebClient gut. In letzter Zeit erwische ich mich regelmäßig dabei, dass ich schnelle Recherchen mal eben auf meinem iPad oder iPhone mache“, verrät Karls.

Software ermöglicht weitere Optimierungen

Auch für die weitere Zusammenarbeit mit ACTIWARE und dem Einsatz der ECM-Lösungen hat das Unternehmen klare Vorstellungen: „Wir planen den Einsatz des Vertragsmanagements und den kontinuierlichen Ausbau der Workflows. Wir sehen einige Stellen im Unternehmen, die wir zukünftig mit der Software weiter optimieren können.“

Zum Abschluss hat der IT-Leiter für Unternehmen die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen einen wertvollen Rat: „Geben Sie dem ECM-Projekt die nötige Zeit, damit es mehr als nur die Ablage von Dokumenten (DMS) wird. Machen Sie sich bewusst, dass ein Enterprise Content Management (ECM) Geld kostet und die detaillierte Erarbeitung der Prozesse im Workshop ein wichtiger Faktor für einen effizienten und nachhaltigen Einsatz der Lösung in Ihrem Unternehmen ist.“

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
ELO BLP
Produktbroschüre ELO Business Logic Provider
ELO Business Connect
Produktbroschüre ELO Business Connect
ELO DocXtractor
Produktbroschüre ELO DocXtractor

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In der Werr 11
35719 Angelburg

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