Hochwertige Filter und Filtermedien vom Spezialisten

Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH ist einer der führenden Spezialisten für hochwertige Luftfilterprodukte und Serviceleistungen. Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Selm (Nordrhein-Westfalen) wurde 1963 von Engelbert Kalthoff gegründet. Aus dem kleinen Fertigungsbetrieb entwickelte sich ein mittelständisches Unternehmen, das 40 Jahre nach seiner Gründung die 100-Mitarbeiter-Marke knackte. Seit 2018 arbeiten mehr als 200 Mitarbeiter auf einer Fläche von 40.000 m² (Produktion und Verwaltung) für Kalthoff.

Zum Produktportfolio des heute weltweit agierenden Unternehmens gehören hochwertige Filter und Filtermedien wie beispielsweise Kompaktfilter, die in Gebäuden, Krankenhäusern, der Pharmatechnik, der Lebensmittelindustrie sowie der Energieerzeugung zum Einsatz kommen. Etwa 2,5 Millionen nach DIN-Richtlinien gefertigte Luftfilter werden jährlich von Selm in die Welt gesendet, um uns mit reiner und gefilterter Luft zu versorgen.

Großer Wachstum an Daten erfordert Digitalisierung

„Ohne elektronisches Archiv kommt man ja heute nicht mehr aus“, schmunzelt Jörg Kannengießer, ECM-Projektverantwortlicher, über die Frage nach den Beweggründen, ein Dokumentenmanagement (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.

Das starke Wachstum an Daten und Dokumenten aus Papier sowie die gestiegenen Anforderungen und Pflichten im Compliance-Bereich erforderten Maßnahmen, die Kalthoff in 2008 gemeinsam mit ECM-Anbieter ACTIWARE realisierte. Nach einer Ausschreibungsphase im Jahr zuvor, die gemeinsam mit einem Unternehmensberater durchgeführt wurde, fiel die Wahl auf die ECM-Lösungen von ELO und ACTIWARE als ECM-Dienstleister.

ELO BLP integriert ECM und ERP in Perfektion

In der Workshop-Phase wurden die Anforderungen von Kalthoff detailliert konzeptioniert und später realisiert. Wichtigste Anforderung: die nahtlose Integration der ECM-Lösung in die ERP-Lösung Sage Office Line, die seit 2003 unternehmensweit eingesetzt wird.

Mit der Middleware ELO Business Logic Provider (kurz: ELO BLP) wurde diese Anforderung in Perfektion umgesetzt. Der ELO BLP ist eine einzigartige Lösungssuite zur Anbindung von Drittanwendungen an die ECM-Suite ELOprofessional bzw. ELOenterprise.

ERP-Belege und Reports, E-Mails, Office- und Scan-Dokumente sowie sonstige Dateien werden automatisch verarbeitet und im ECM archiviert. Über die Inhaltsorganisation der Dokumente und Daten hinaus leistet der ELO BLP u.a. auch die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und Vorgängen im ERP-System.

Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen täglichen Geschäftsprozessen unterstützt.

ELOprofessional bietet Berechtigungskonzept bis auf Dokumentenebene

Rund 40.000 Dokumente verarbeitet das Team von Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH monatlich. Knapp 6.000 Dokumente davon sind ERP-Belege für Ein- und Verkauf die vollautomatisch in Sage ERP erstellt und in ELO archiviert werden. Weitere Belege legen die Mitarbeiter über das Business Template zum jeweiligen Vorgang ab. Den größten Anteil an Dokumenten stellen E-Mails dar, die das Unternehmen revisionssicher archiviert und durch den Admin im Zugriff hat.

Alle Dokumente werden vollständig verschlagwortet und nach Compliance-Richtlinien in verschiedenen Ordnerstrukturen in der ELO ECM-Suite archiviert. Dabei findet keine doppelte Ablage von Dokumenten statt, sondern es wird auf den Originalbeleg referenziert. Eine Rechnung ist beispielsweise in der Struktur „Kunde“ und in der Struktur „Rechnung“ zu finden.

Die Funktionalitäten der ELO ECM-Lösung erlauben es Berechtigungen bis auf Dokumentenebene zu geben, um den Datenzugriff individuell zu steuern.

„Mit dem ausgefeilten Berechtigungskonzept erfüllen wir ein wichtiges Kriterium der Geschäftsleitung und stellen sicher, dass kein Mitarbeiter unbefugt Zugriff auf Dokumente hat. Durch die Möglichkeit, bis ins kleinste Detail Berechtigungen zu geben, sind wir in der Lage jedem Mitarbeiter die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen - auch abteilungsübergreifend“, erläutert Jörg Kannengießer.

Prozessoptimierung durch Eingangsrechnungsmanagement

Zu den mehreren hundert Dokumenten, die das Unternehmen täglich verarbeitet, gehören natürlich auch Eingangsbelege. Mit dem Modul ELO DocXtractor setzt Kalthoff Luftfilter und Filtermedien GmbH hier auf vollautomatisiertes Eingangsrechnungsmanagement - „ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben“.

Die eingehenden Belege werden an zentraler Stelle gesammelt und durch einen Mitarbeiter des Unternehmens eingescannt. Das Modul ELO DocXtractor liest via OCR-Erkennung die Inhalte (Absender, Rechnungssumme, Zahlungsbedingungen, etc.) und klassifiziert die Belege. Verschiedene Prüfmechanismen - wie zum Beispiel ein Abgleich der Stamm- und Bestelldaten aus dem ERP-System Sage - gewährleisten valide Ergebnisse. Der Selbstlernmechanismus sorgt zusätzlich dafür, dass vorgenommene Anpassungen bei der nächsten Rechnung des Lieferanten berücksichtigt werden.

Nach der erfolgreichen Verifizierung der Inhalte erfolgt der Export der Daten in Sage ERP. Gleichzeitig startet das Unternehmen verschiedene Freigabe-Workflows in ELO. Dem jeweiligen Mitarbeiter wird die Rechnung per Workflow-Knoten zur weiteren Verarbeitung (Prüfung, Korrektur, etc.) zur Verfügung gestellt. In einem übersichtlichen Rechnungscockpit können der Rechnungsstatus, die Skontofristen etc. innerhalb weniger Sekunden eingesehen werden.

Die endgültige Freigabe der Rechnung nehmen die Abteilungsleiter im letzten Workflow-Knoten vor.

Compliance erfüllt, Mehrwert geschaffen, Ausbau möglich

„Einerseits erfüllen wir die Pflichten bzw. Richtlinien die uns der Gesetzgeber vorschreibt im Bereich der Compliance und andererseits erhalten unsere Mitarbeiter durch vereinfachte Recherche, einheitliche Ablagen und zentrale Dokumentenverfügbarkeit einen echten Mehrwert“, zeigt sich der ECM-Projektleiter mit dem Einsatz der Dokumentenmanagement- Lösung mehr als zufrieden.

Besonders gut bewerten die Mitarbeiter von Kalthoff die zahlreichen Filter- und Suchmöglichkeiten der ELO ECM Suite und die intuitiven Handlungsmöglichkeiten der CONNECT Sidebar: suchen, erstellen und ablegen auf Knopfdruck.

Durch das stetige Wachstum des Unternehmens werden regelmäßig alle Prozesse überprüft. Sollten dadurch Veränderungen an der Infrastruktur notwendig werden, ist durch die flexiblen Integrationsmöglichkeiten von ELO die Integration sichergestellt.