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ECM Basics

ECM-Basics

Enterprise Content Management (ECM) steht für einen Bereich der Informationstechnologie. ECM ermöglicht es Informationen und Wissen eines Unternehmens einheitlich zu organisieren und an den richtigen Stellen für die Mitarbeiter bereitzustellen. 

Digitale ArchivierungWissen langfristig sichern

Fünf Gründe für elektronische Archivierung:

  • Einhaltung der gesetzlichen Forderungen
  • Qualitätsmanagement
  • Wissenserhalt
  • Zeitersparnis
  • Kundenzufriedenheit

Auf Wissensarbeit entfällt heutzutage der größte Anteil aller Tätigkeitsarten. Die Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationsarten in digitaler Form ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern – die Basis eines jeden Unternehmens.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Entsprechend organisiert können sämtliche Dokumente – entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – archiviert und nach vorher bestimmter Frist automatisch (oder nach Freigabe) vernichtet werden. Ein Papierarchiv und damit verbundener Arbeitsaufwand werden damit überflüssig.

Revisionssicheres Archivieren

Revisionssicherheit bezieht sich nicht nur auf ein digitales Archiv an sich, sondern vor allem auf den gesamten Archivierungsprozess. Zentraler Punkt ist die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens in Form einer Verfahrensdokumentation. Weiterhin erfordert sie eine Unveränderlichkeit der Daten und die richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung.

Auf Basis der ELO ECM Systeme oder Microsoft SharePoint bieten wir umfassende Lösungen für rechtskonforme, digitale Archivierung.

IntegrationECM und ERP-Systeme koppeln

Eine umfassende Integrationsmöglichkeit ist die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Enterprise-Content-Management (ECM) bzw. Enterprise-Information-Management (EIM). Daten und Informationen entfalten ihren vollen Nutzen erst, wenn sie problemlos mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden können. Ein unternehmensweiter Informationsfluss wird erst durch die Vermeidung von Medienbrüchen erreicht. Die Kopplung von ECM und ERP-Systeme wie z.B. SAP, Microsoft Dynamics NAV oder Microsoft Dynamics AX ist dabei ein Schlüsselelement.

Templates statt Programmierung

Integration ist oft nur durch Programmierung von Schnittstellen möglich. Das birgt ein großes Fehlerpotential und Inflexibilität, da jede Schnittstelle in der Regel eine eigene Business-Logik verfolgt.
Unsere Lösungen bieten hier den entscheidenden Vorteil: Integration mittels Standard Templates und Konfiguration per Design. So sind den Integrationsmöglichkeiten kaum Grenzen gesetzt – nahezu jedes ERP-, CRM- System oder sonstige Fachapplikationen können ganz einfach angebunden werden. Eine individuelle Anpassung an den Funktionsbedarf und die Inhaltsorganisation des Unternehmens sind Grundvoraussetzung.
Zudem bietet dieses System durch seine technologische Flexibilität einen hohen Investitionsschutz: Bestehende Konfigurationen können einfach auf andere Systeme ausgerollt werden – z.B. wenn der Wechsel eines ERP-Systems ansteht.

Workflow-ManagementProzesse digital organisieren

Eine gute Organisation von Prozessen ist wichtig für das Unternehmenswachstum. Es gilt Dokumenten- und Informationsflüsse gemäß den Unternehmensanforderungen zu automatisieren. Geschäftsprozesse können so nachhaltig verschlankt und Fehlerquellen minimiert werden. Eine höhere Qualität und Geschwindigkeit sind die Folge. Mit unserer Standardsoftware werden Workflows ganz einfach per Design konfiguriert. Aufwändiges Programmieren entfällt.

Nutzen digitaler, integrativer Workflows:

  • Mehr Qualität
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Kostenreduktion
  • Zeitersparnis
  • Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit
  • Höhere Kundenzufriedenheit

E-Mail ManagementE-Mails optimal mit Unternehmensprozessen verzahnen

ACTIWARE bietet mit AWELOS:MailServe eine ausgefeilte Lösung, um E-Mails optimal mit den Unternehmensprozessen zu verzahnen.

E-Mail-Management mit AWELOS:MailServe bieten wir für

  • Microsoft Exchange / Outlook
  • Lotus Notes
  • Tobit
  • IMAP-fähige Webserver

Die Kernkompetenzen für umfassendes E-Mail Management sind:

  • E-Mails nicht nur technisch, sondern kontext-/vorgangsbezogen verarbeiten
  • Flexibel konfigurierbare Ablageregeln (kein Programmieraufwand)
  • Automatische Analyse und Erkennung von E-Mails (Klassifizierung)
  • Ablage im entsprechenden Geschäftskontext (digitale Akten)
  • Revisionssichere Archivierung
  • Umfassende Suchfunktionen
  • Automatische Verarbeitung (Ablage) ausgehender E-Mails
  • Ablage per Drag & Drop
  • Ganzheitliche Archivierung von unterwegs (mobile Vollversion)

(Eingangs-)RechnungsmanagementDurchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen

Rechnungen durchlaufen im Unternehmen häufig mehrere Stationen. Das kostet Zeit und Aufwand. Mit dem DocXtractor lassen sich Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Rechnungen erheblich verkürzen.
Das Modul leistet intelligent und automatisiert die Klassifizierung, Indizierung und Informationsextraktion eingehender Dokumente. Dabei werden die Dokumente u.a. auf ihre kaufmännische Gültigkeit und rechtliche Konformität geprüft, automatisch gegen ERP-Daten evaluiert und dem entsprechenden Lieferanten und/oder Bestellung zugeordnet. Relevante Daten für die weitere Verarbeitung werden extrahiert und mit dem jeweiligen Beleg per Workflow automatisch dem richtigen Bedarfsträger zur Freigabe übermittelt. Dank vorgefertigter Konfigurationsmodelle lässt sich der DocXtractor sehr schnell an Unternehmens spezifische Anforderungen anpassen. Die hohe Erkennungsrate sorgt für eine schnelle Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotentiale. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an.

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