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Coko Kunststoffwerk: digitale Archivierung mit der ECM-Suite ELOprofessional

Branche

Produktion von Kunststoff-Spritzgussteilen

Besonderheiten

Branchentemplate. Flexible Integrationsplattform für die Anbindung opperativer Anwendungen.

Module

ELOprofessional, AWELOS, AWELOS Barcode, Office Integration, Fulltext, Backup-Server

referenz coko

Andreas KleinelanghorstLeiter IT und Organisation, Coko-Werk GmbH & Co. KG

„Mit ELOprofessional haben wir viele Prozesse deutlich optimiert. Fehler bei der Archivierung sind heute kein Thema mehr. Durch die erreichte Automatisierung spa-ren wir Zeit und Kosten.“

Produkte und Prozesse in Topform!

Coko Werk mit Sitz in Bad Salzuflen ist Spezialist für die Verarbeitung von thermoplastischen Kunststoffen. Das Untenehmen mit 500 Mitarbeitern und einem Umsatz von etwa 60 Millionen Euro ist eines der modernsten der Branche. Als Systemlieferant bietet Coko Werk von der Entwicklung über die Konstruktion und den Werkzeugbau bis zur Montage fertiger Baugruppen Komplettservices aus einer Hand. Das Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen Markt, richtet sich aber zunehmend auch international aus.

Ein Meilenstein im Prozessmanagement

Coko Werk steht für hohe Produktqualität und vorbildlichen Service weit über das Produkt hinaus. Diesen Anspruch stellt das Unternehmen auch an seine internen Prozesse. Dabei wurde die klassische Aufbewahrung ein- und ausgehender Belege in physischen Ordnern als zunehmendes Problem erkannt. Sowohl das Volumen der kaufmännischen Dokumente als auch die Vielfalt der Informationen, die teils als Papier und teils digital vorlagen, führten zu einem hohen Arbeitsaufwand im Fall einer Vorgangsrecherche.

Vor diesem Hintergrund entschied sich Coko Werk zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Die Archivierung aller relevanten Dokumente sollte auf einer einheitlichen Plattform automatisiert werden. Gleichzeitig wollte man die Vorteile einer DMS-Lösung für ein effizientes Workflow-Management nutzen. Damit setzte Coko Werk einen Meilenstein hin zu einer nachhaltigen Minimierung des Zeitaufwands und der Kosten für diese Aufgabenbereiche.

EL ECM Suite: eine Lösung, die überzeugt

Hierfür wurde ein Projektteam um Andreas Kleinelanghorst, Leiter EDV und Organisation bei Coko Werk, gebildet. Dieses Team betrachtete zunächst die bestehenden Prozesse, die täglich erzeugten und eingehenden Belege sowie alle digitalen Dokumente. Hieraus ergaben sich die ersten Anforderungen an eine DMS-Lösung. „Unser Ziel war es, eine möglichst hohe Automatisierung zu erreichen. Wichtig war uns dabei eine reibungslose Anbindung an unser PPS-System ifax.OPEN sowie die automatische Ablage und Verschlagwortung aller zu archivierenden Dokumente“, erklärt Andreas Kleinelanghorst. Gleichzeitig musste eine Lösung mit weiteren Anwendungen des Unternehmens, wie Microsoft Office mit Word, Excel und Outlook, eng verzahnt arbeiten können. Coko Werk evaluierte verschiedene Anbieter und auch deren Referenzanwendungen. „Dabei haben wir festgestellt, dass viele Lösungen nur teilweise die automatischen Integrationen leisten, die für uns erforderlich waren“, berichtet der Leiter EDV und Organisation. Die Lösung von ACTIWARE überzeugte auf Anhieb. „Das, was uns an verschiedenen Produkten gefiel, vereint ELOprofessional.“

Effiziente Implementierung

Das Branchentemplate sowie die Realisierungsmethodik von ACTIWARE ermöglichten eine kosteneffiziente Einführung der Anwendung. Mitte Dezember 2005 fand das Projekt-Kick-Off statt. Das ehrgeizige erste Ziel, bereits ab Januar 2006 sämtliche Eingangslieferscheine und -rechnungen über ELOprofessional durch Anbindung an ifax.OPEN automatisiert zu archivieren, wurde problemlos erreicht. Im nächsten Schritt wurde in nur vier Tagen im Januar 2006 die Integration mit dem PPS-System ifax.OPEN auch für alle ausgehenden Belege realisiert.

„Für uns war es entscheidend, dass bei der Implementierung alles auf Anhieb wie gewünscht funktionierte. Leider ist dies nicht bei allen IT-Projekten so. Die durchdachte Projektmethodik und das strukturierte Vorgehen von ACTIWARE haben wesentlich zu einer schnellen Umsetzung beigetragen“, erläutert der Projektleiter. „Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist auch das Consulting-Team, welches die Realisierung übernimmt. Die ACTIWARE-Berater haben uns mit ihrer Projekterfahrung und wertvollen Tipps eine durch und durch gelungene Einführung ermöglicht.“

Selbstständig die Lösung ausbauen

Wichtig war für Coko Werk außerdem, dass man die Lösung nach der ersten Implementierungsphase später selbständig erweitern kann. Dabei leistete ACTIWARE eine wesentliche Hilfestellung. Bei allen Beratungsleistungen und in der Realisierung wurde Coko Werk eng eingebunden und das entsprechende Know-how weitergegeben.

Ein Beispiel hierfür ist die individuelle Anpassung der Lösung. ELOprofessional kann über eine Visual Basic-Schnittstelle gesteuert werden. Coko Werk verfügt intern über entsprechendes Know-how und kann durch die Zusammenarbeit mit ACTIWARE jetzt viele Dinge selbst erledigen. „So schaffen wir uns im Laufe der Zeit eine perfekte Arbeitsteilung: manche Dinge erledigen wir selbst, und bei komplexen oder neuen Aufgaben steht uns ACTIWARE zur Seite“, so Andreas Kleinelanghorst weiter.

Der Anwender profitiert auf ganzer Linie

Die Benutzer loben, dass man Dokumente heute schnell und einfach findet. „Oft werden bei uns bis zu 60 Lkws pro Tag abgefertigt. Dabei fällt eine große Menge an Beleggut, wie z.B. Ladelisten, an. Früher wurden diese physisch in Ordnern abgelegt, und es war schwierig, bei Bedarf eine bestimmte Liste zu finden. Mit ELOprofessional geht das heute auf Knopfdruck“, schildert der Projektleiter.

Reibungslose Workflows

Neben der Einbindung von externen Belegen sowie Informationen aus dem PPS-System sollen künftig Office-Dokumente sowie E-Mails in die Archivierung eingebunden werden. Auf diese Weise wird eine vollständige Dokumentation der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sichergestellt.

Coko Werk nutzt ein Projektmanagement von der Werkzeugentstehung bis zum fertigen Produkt. Diese Prozesse werden künftig in ELOprofessional abgebildet. Da diese Workflows komplex sind, erfordert dies eine gründliche interne Vorbereitung. In der aktuellen Projektphase wird betrachtet, wie die Prozesse derzeit laufen und wie sie mit Hilfe der neuen Lösung optimiert werden können. Spätetens Ende 2006 soll das Projektmanagement komplett mit der ELO ECM Suite ELOprofessional abgebildet werden. Damit erreicht Coko Werk eine wesentlich höhere Transparenz bei den Abläufen. Zeit und Ressourcen für die aufwändige Projektsteuerung werden minimiert.

Potenzial für die Zukunft

„Mit ELOprofessional haben wir viele Prozesse deutlich optimiert. Fehler bei der Archivierung sind heute kein Thema mehr. Durch die erreichte Automatisierung sparen wir Zeit und Kosten. ELOprofessional ist eine Lösung, die uns stetige Verbesserungen bringt. In einer komplexen Organisation wie der unseren gibt es unendlich viele Dokumente und Prozesse. Die Lösung bietet uns ein großes Potential für die Zukunft und kann sich mit unseren Anforderungen weiterentwickeln“, resümiert Andreas Kleinelanghorst.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
awelos
AWELOS Produktbroschüre

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