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E. ZOLLER: Optimale ECM-Integration in abas ERP

Branche

Maschinenherstellung

Besonderheit

Integration von ELO ECM in abas ERP

internationale Ausweitung des Projekts

Module

ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect, ELO Business Solution Invoice, ELO Business Solution Contract, ELO DocXtractor

Michael OlczykSenior ERP System Manager, E. ZOLLER GmbH & Co. KG

"Die Anbindung der Sidebar an abas ist perfekt, eine sehr gute Komplettlösung. Wenn man in abas etwas auswählt, folgt die Sidebar dem ERP-System. Unsere Mitarbeiter müssen aus dem ERP heraus nicht noch ein weiteres Fenster öffnen, um passende Dokumente einzusehen – oder gar aufwändig nach dem passenden Dokument suchen."

E. ZOLLER GmbH & Co. KG: Maßstäbe setzen seit 75 Jahren

Das in dritter Generation geführte Familienunternehmen E. ZOLLER gehört zu den Weltmarktführern für innovative Einstell- und Messgeräte, Messungssoftware, Automationslösungen und Inspektion sowie Verwaltung von Zerspanungswerkzeugen. Seit mehr als 75 Jahren unterstützt E. ZOLLER Unternehmen weltweit bei der Optimierung von Tempo, Qualität und Sicherheit ihrer Arbeitsabläufe. Daher ist es nicht verwunderlich, dass technologische Innovation, höchste Qualitätsansprüche und Sinn für Wirtschaftlichkeit feste Bestandteile der Unternehmenskultur von E. ZOLLER sind.

Wechsel von DMS auf prozessunterstützendes ECM

Um die hohen Qualitätsansprüche und die Innovationskraft des Unternehmens auch weiterhin zu optimieren, entschied sich E. ZOLLER im Zuge ihrer Digitalisierungsbestrebung für den Wechsel des eingesetzten Dokumentenmanagement-Systems Saperion. „Wir mussten feststellen, dass Saperion nur bedingt unsere wachsenden Anforderungen an ein Enterprise Content Management-System erfüllen konnte“, erinnert sich Michael Olczyk, Senior ERP System Manager bei E. ZOLLER.

Besonders die nahtlose Integration in das bestehende ERP abas stellte eine klare Prämisse im Such- und Auswahlprozess einer passenden ECM-Lösung und eines geeigneten Digitalisierungspartners dar. „Unser KO-Kriterium Nummer eins: Wie gut lässt sich das neue ECM in unser ERP abas integrieren?“, berichtet Michael Olczyk.

Darüber hinaus sollte das Rechnungseingangsmanagement digitalisiert und optimiert werden: „Rechnungen wurden in Papierform von einer Abteilung zur anderen getragen. Öfter blieben Rechnungen auf Schreibtischen liegen und mussten gesucht werden. Es gab hierzu keine fest definierten Workflows“, kommentiert Herr Olczyk den manuellen Such- und Zeitaufwand des Rechnungsdurchlaufs bei E. ZOLLER. Herr Olczyk ergänzt: „Unser KO-Kriterium Nummer zwei war somit klar: Wie kann uns der Digitalisierungspartner bei der Digitalisierung unseres Rechnungsdurchlaufs unterstützen?“

Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen

Auf einem ELO-Event überzeugte ACTIWARE die Entscheider von E. ZOLLER nicht nur mit ihrer abas-Erfahrung: „Als wir dann auch noch herausgefunden haben, dass wir mit ELO unsere Workflows abbilden und optimieren können, war uns klar: Wir schlagen hier zwei Fliegen mit einer Klappe!“, erinnert sich Herr Olczyk mit Freude an die Entscheidung für ACTIWARE und ELO. Die präsentierte Digitalisierungslösung – bestehend aus ELO ECM, der Integrationsplattform ELO Business Logic Provider (ELO BLP), dem Informationsassistenten ELO Business Connect (ELO BC) und den ELO Business Solutions Invoice und Contract – erfüllte die Ansprüche an ein ECM sowie die Workflow-Optimierung des Rechnungsdurchlaufs von E. ZOLLER in Gänze.

Nahtlose Integration in Rekordzeit

Innerhalb kürzester Zeit waren die ELO-Lösungen einsatzbereit und konnten von den Mitarbeitenden effektiv angewandt werden. Die Integration von ELO ECM in das abas ERP erfolgte – anstelle von zeitaufwendigen Analysen und Konzepten – über die intelligente Plattform ELO BLP mit vorpaketierten Standards: „Das Paket aus ELO ECM in Kombination mit der fertigen Schnittstelle ELO BLP zu unserem ERP-System abas hat es uns ermöglicht, relativ schnell einen funktionsfähigen Prototypen zu erstellen, den wir nach und nach mit neuen Prozessen und Datenabfrage erweitern konnten, die auf unser Unternehmen zugeschnitten waren“, freut sich Michael Olczyk über die schnelle Einführung.

Hohe Gestaltungsfreiheit mit dem ELO BLP Designer

Besonders großen Wert legt E. ZOLLER auf die Gestaltungshoheit bei ihren Digitalisierungsprozessen. Mit dem ELO BLP Designer konnten Herr Olczyk und sein Team Ablagestrukturen, Dokumentenarten sowie Prozess- und Datenintegrationen selbstständig modifizieren und entwickeln. Darüber hinaus führte E. ZOLLER z.B. den neuen Workflow „Bedarfsmeldung“ ein, mit dem die Mitarbeitenden ihren Bedarf an die Abteilung Einkauf melden können.

ELO BC: Ideale Unterstützung in der täglichen Arbeit

Besonders die ELO BC Sidebar unterstützt die Anwender von E. ZOLLER in ihrer täglichen Arbeit: „Die Anbindung der Sidebar an abas ist perfekt, eine sehr gute Komplettlösung. Wenn man in abas etwas auswählt, folgt die Sidebar dem ERP-System. Hervorragend gelöst. Unsere Mitarbeiter müssen aus dem ERP heraus nicht noch ein weiteres Fenster öffnen, um passende Dokumente einzusehen – oder gar aufwändig nach dem passenden Dokument suchen“, schwärmt Michael Olczyk. „Die Sidebar hat allerdings einen Haken, sie nimmt im eingeblendeten Zustand ein Teil des Bildschirms ein. Also spätestens zu dem Zeitpunkt war uns dann klar, dass jeder bei E. ZOLLER einen zweiten Monitor bekommt“, erzählt Herr Olczyk schmunzelnd.

Digitales Rechnungsmanagement mit ELO BS Invoice und ELO DocXtractor

Von der Buchhaltung über den Einkauf und Vertrieb bis zum Service: Nahezu jede Abteilung setzt im Hause E. ZOLLER auf ELO. „Die Buchhaltung profitiert besonders bei der Verarbeitung von Rechnungen vom Einsatz der ELO-Software. Der Prozess wurde völlig auf den Kopf gestellt“, merkt Herr Olczyk an.

Mit der ELO Business Solution Invoice profitiert E. ZOLLER von einem optimierten Rechnungsmanagement: Die Rechnungsbearbeitung – vom Eingang über die Genehmigung bis zur Zahlung – erfolgt in kürzester Zeit. Herr Olczyk bringt die Effizienzsteigerung des optimierten Workflows auf den Punkt: „Die Zeiten, in denen wir Rechnungen in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch weiterreichen, sind vorbei. Sobald die Rechnung reinkommt, ist sie schon in ELO abgelegt und läuft auf digitalem Wege durch die Freigabe. Auch lange Suchen nach Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Der Weg jeder einzelnen Rechnung – von der eingehenden E-Mail bis zur Verarbeitung in der Buchhaltung – ist dank ELO genau nachvollziehbar.“ Ein weiteres Highlight bei der Optimierung des Rechnungseingangsmanagements: der Einsatz von ELO DocXtractor. Per OCR-Erkennung werden die Inhalte eingehender Rechnungen automatisch erkannt, die Belege entsprechend klassifiziert und deren Inhalte auf Plausibilität geprüft.

Von der nationalen Einführung zum weltweiten Einsatz

Nach der erfolgreichen Einführung am deutschen Hauptstandort in Pleidelsheim, entschied sich E. ZOLLER für die Anbindung weiterer internationaler Standorte – von Japan, Korea, Indien, Singapur und Türkei, über Frankreich, Spanien bis nach Brasilien: „Diese Standorte arbeiten effizient per Remote Desktop auf der Hardware unseres deutschen Standorts. Daher verwenden wir ELO nicht nur in der deutschen Version, sondern auch die Englische, Französische, Spanische, Portugiesische und Türkische“, erklärt Herr Olczyk.

In 2022 wurde die in Europa, Asien und Südamerika eingesetzte ELO-Lösung um eine zweite ELO- Installation in Nordamerika erweitert – für die Standorte Kanada, Mexiko und USA. Somit arbeiten insgesamt 18 Standorte weltweit mit den ACTIWARE- und ELO-Digitalisierungslösungen.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

elo ecm suite
ELO ECM Suite Produktbroschüre
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider
ELO DocXtractor
Produktbroschüre ELO DocXtractor

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