Herstellung und Zerspanung von technischen Kunststoffen für die Investitionsgüterindustrie
Anbindung unterschiedlicher Standorte an eine zentrale Applikation
ELOenterprise, AWELOS: Business Template, AWELOS: Barcode, CONNECT
Als weltweit führender Hersteller technischer Kunststoffe ist die Röchling Engineering Plastics KG für fast alle Bereiche der Investitionsgüterindustrie tätig. Für das Unternehmen ist Change Management nicht nur ein Schlagwort, sondern es wird gelebt. In 2008 erfolgte die Ablösung der alten, stark individualisierten Navision-Applikation durch die aktuelle Microsoft Dynamics NAV-Plattform. Gleichzeitig sollte ein neues DMS eingeführt werden. Mit der passenden Lösung und dem Projekt-Know-how von ACTIWARE konnten die Themen Archivierung und ECM/DMS schnell, umfassend und mit Navision integriert realisiert werden. Von der neuen Lösung profitieren heute 280 User.
Die Röchling Engineering Plastics KG mit Sitz in Haren steht für Innovationsgeist und eine vorausschauende Marktbedienung. Für die Leitung der Organisationsentwicklung sind effiziente unternehmensweite Prozesse dabei unerlässlich. Diese Prozesse müssen durch entsprechende ITLösungen umfassend unterstützt werden.
Im Zuge der Aktualisierung seiner Navision-Applikationen entschied sich der Projektleiter auch zur Ablösung der bestehenden DMS-Lösung, die nicht mehr update- und damit nicht mehr entwicklungsfähig für die ambitionierte Organisation war.
Die Vorgaben für das neue DMS waren klar: „Wir brauchten eine Lösung, die mit unseren NAV-Anwendungen integrierbar ist. Sie sollte wachstumsfähig und anwenderfreundlich sein und unsere Prozesse unterstützen. Außerdem wollten wir unser Papierarchiv „ad acta“ legen und durch ein rechtssicheres elektronisches Archiv ersetzen“, erinnert sich der ECM-Projektleiter.
Bereits im Erstgespräch mit ACTIWARE wurde klar: hier stimmte mehr als nur die Chemie. Das Produkt ELOenterprise überzeugte ebenso wie die Kompetenz der ACTIWARE-Berater. Der Anbieter brachte alle Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt mit und punktete zudem mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis.
Mit dem Branchentemplate für die Industrie konnte ACTIWARE die DMS-Einführung bei Röchling Engineering Plastics deutlich beschleunigen. „Diese ‘Blaupause‘ hat unsere geschäftliche Situation schon sehr gut abgebildet. Wir haben durch das Template drei bis vier Tage im Projekt gewonnen. Wo andere bei Null anfangen, stand uns unmittelbar eine Struktur zur Verfügung, die wir nur noch geringfügig anpassen mussten“, so der Projektleiter.
AWELOS lieferte aber nicht nur Branchen-Know-how. Mit AWELOS wurden sämtliche Integrationsaufgaben über einen grafischen Projektdesigner schnell und unkompliziert gelöst, ohne aufwendige Einzelprogrammierungen. „Diese Vorgehensweise ermöglichte uns eine einzigartige, vollständige Integration“, kommentiert die Projektleitung.
So erfolgte auch die Anbindung von Microsoft Dynamics NAV völlig reibungslos. Sämtliche ein- und ausgehenden Belege dieses ERP-Systems werden heute in ELO abgelegt. Auch E-Mails und Faxe können voll elektronisch erfasst, verschlagwortet und archiviert werden. Die Integration mit Microsoft Office soll im nächsten Schritt erfolgen.
Darüber hinaus werden Produktionsbegleitbelege der Qualitätssicherung in ELO archiviert. Zwar ist es ablaufbedingt unerlässlich, dass diese Dokumente in Papierform den Produktionsprozess durchlaufen. Doch sie werden beim Ausdrucken aus Dynamics NAV automatisch mit einem ELO-lesbaren Barcode versehen, über welchen die spätere Zuordnung in ELO problemlos möglich ist.
Die Einführung der neuen ELO-Lösung für die Anwender verlief völlig unkompliziert. Zunächst wurden einige Key-User durch ACTIWARE geschult. Diese Mitarbeiter übernahmen anschließend das Training der übrigen User. Dieser „Multiplikator-Ansatz“ brachte für Röchling Engineering Plastics einen entscheidenden Vorteil: die internen Trainer vermittelten nicht nur Standardwissen, sondern konnten schon im Training die eigenen Unternehmensprozesse berücksichtigen. CONNECT SCHAFFT BESONDERE VERBINDUNGEN Die Anwender profitieren heute von einem weiteren entscheidenden Vorteil. Sie können flexibel aus Navision heraus auf Dokumente in ELO zugreifen. Die entsprechende Verbindung wurde mit der Integrationstechnologie CONNECT von ACTIWARE sehr einfach als Button in die gewünschten Navision-Masken integriert. Aber CONNECT bietet den 280 ELO-Anwendern noch mehr. Gerade für die User in Produktion, Vertrieb oder Geschäftsleitung, die nicht täglich mit der Lösung arbeiten, eröffnet CONNECT unkomplizierte Recherchemöglichkeiten. Über ein Suchfeld innerhalb der Windows-Symbolleiste kann der Anwender Stichworte eingeben, z. B. einen Kundennamen. Per Knopfdruck durchsucht CONNECT dann die entsprechenden Dokumente in ELO und liefert die Ergebnisse auf den Desktop.
„Für uns war es entscheidend, dass wir auch die Mitarbeiter am Standort Troisdorf in die ELO-Applikation einbinden konnten. Die Belege werden heute in Haren und Troisdorf erfasst und stehen anschließend zentral allen Anwendern zur Verfügung“, so der Leiter Organisationsentwicklung weiter.
Für die reibungslose DMS-Einführung bei Röchling Engineering Plastics waren zwei Faktoren entscheidend. „Zum einen haben wir uns sehr gut auf das Projekt vorbereitet, klare Verantwortlichkeiten festgelegt und die Anwender vom ersten Tag mit eingebunden. Andererseits war die Projektführung und -erfahrung von ACTIWARE wichtig. So konnten wir das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens durchführen“, erläutert der Projektleiter zufrieden.
Mit ELO hat das Unternehmen jetzt eine flexibel ausbaubare Lösung. Das Umwandeln von Grafikdaten in Textinformationen ist z.B. eine für die Zukunft interessante Erweiterung. Über ein OCR-Modul wird bereits während des Scanvorgangs die Verschlagwortung automatisch vorgenommen. So können Prozesse noch effizienter gestaltet werden, und es eröffnen sich neue Einsatzmöglichkeiten für ELO. Auf diese Weise wird es beispielsweise für die Geschäftsleitung möglich werden, in unstrukturierten Vertragstexten intuitiv nach Stichworten zu recherchieren.
