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Rücker GmbH: Eingangsrechnungsworkflow in SAP - vollautomatisch

Branche

Molkerei

Besonderheit

Einfache Freigabe von Rechnungen über den Webbrowser

Module

ELOprofessional, ELO XC, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect, ELO DocXtractor, SAP Connectivity Pack, AWinbox für SAP

ECM Projekt bei Rücker GmbH

Thomas LabitzkeProjektleiter bei der Rücker GmbH

"Aus technischer Sicht hat uns besonders die Realisierungsmöglichkeit von Workflows vollintegriert mit SAP begeistert."

Käsespezialitäten aus Norddeutschland

Die Rücker GmbH produziert seit über 125 Jahren feinste Käsespezialitäten an den Küsten Norddeutschlands. Was mit einer kleinen Käsemanufaktur auf Fehmarn begann ist inzwischen zu einer der größten Privatmolkereien Deutschlands gewachsen. Dies verdankt Rücker nicht zuletzt seinem Innovationsgeist und Wunsch, das Unternehmen auf neuen Wegen zum Erfolg zu führen. Bei Rücker hatte man schon seit längerem die Einführung eines ECM-Systems in Betracht gezogen, um Papierflut und Aktenberge einzudämmen sowie Prozesse zu digitalisieren und nachhaltig zu verschlanken. Im Jahr 2014 solle diese Theorie in die Praxis umgesetzt werden.

Die Auswahl des ECM-Herstellers und Business-Partners

Um das für Rücker am besten geeignete ECM-System auszuwählen, sondierte das Unternehmen im ersten Schritt den Markt, besuchte Messen und führte diverse Gespräche mit den jeweiligen Herstellern. Hier kristallisierte sich sehr schnell heraus, dass ELOprofessional als ECM-System in die engere Auswahl genommen werden sollte.

„Aus Anwendersicht war die Oberfläche ein ausschlaggebender Grund für die letztendliche Entscheidung für ELO“, erinnert sich Andrea Reese, Leiterin des Bereichs Materialwirtschaft & Logistik und zuständig für interne Prozesse bei der Rücker GmbH. „Diese ist vom Look & Feel an die Anwenderoberfläche von Microsoft angepasst. Das hilft den Mitarbeitern sich intuitiv in dem ECM-System zurecht zu finden“.

„Aus technischer Sicht hat uns besonders die Realisierungsmöglichkeit von Workflows vollintegriert mit SAP begeistert“, ergänzt Thomas Labitzke, IT-Leiter der Rücker GmbH. „Wir hatten unsere bestehenden Prozesse im Vorfeld genau begutachtet und daraus abgeleitet wie diese im ECM-System abgebildet werden müssen. ELO hat uns hier mit seinen Möglichkeiten überzeugt.“

Ein weiterer Ausschlaggebender Grund war das Modul ELO Business Logic Provider, das eine nahtlose Anbindung des vorhandenen ERP-Systems SAP mit dem ECM-System ELOprofessional ermöglichte. Sogenannte Application- und Branchen-Templates enthalten Standards und vordefinierte Logiken für die ERP-Integration und Branchenorganisation. Ausgehend von diesen Standards konnten einfach – über eine modellierbare zentrale Business Logik – die individuellen Anforderungen von Rücker umgesetzt werden. Der ELO BLP bewirkt so eine automatische Verarbeitung und Ablage aller Belege aus SAP mit echten Inhaltsverknüpfungen in ELOprofessional. Alle weiteren anfallenden Dokumente, wie z.B. Scan- oder MS-Office-Dokumente, werden genauso einfach mit Dialogprozessen in ELO abgelegt und dabei mit den entsprechenden SAP-Daten verknüpft. Für die Realisierung des Projekts fiel die Wahl auf ACTIWARE als ELO-Businesspartner, da das Unternehmen nicht nur über technisches und prozessorientiertes Knowhow, sondern zusätzlich über fundierte Kenntnis des SAP-Umfeldes verfügt.

Das erste Projekt: Eingangsrechnungsmanagement

Das ECM-System sollte zuerst in der Buchhaltung etabliert werden. Thomas Labitzke erklärt diese Entscheidung: „Wir wollten mit der Einführung im Rechnungswesen starten, da wir uns hier aufgrund der Prozessorganisation den schnellsten Nutzen und eine einfache Umsetzbarkeit versprachen.“ In einem detaillierten Workshop legten Rücker und ACTIWARE die genauen Projektschritte fest und dokumentierten dies in einem Projektplan. Dieser diente als Grundlage für die technische Umsetzung der einzelnen Projektinhalte.

Eingangsrechnungsworkflow in SAP - vollautomatisch

Die Umsetzung des Eingangsrechnungsworkflows realisierte man mittels der Module DocXtractor und der AWinbox. Die Module bilden die Schnittstelle zwischen SAP und ELO, sodass eingehende Rechnungen mit SAP-Daten bearbeitet und in ELO archiviert werden können.

In der Praxis gestaltet sich ein Eingangsrechnungsprozess mit der neuen Lösung wie folgt: Eine eintreffende Papierrechnung wird zentral gescannt und automatisch vorerfasst. Der Vorteil: Ab diesem Zeitpunkt arbeiten alle involvierten Mitarbeiter nur noch mit dem elektronischen Abbild der Rechnung - das Kopieren entfällt genauso wie das Risiko eine Rechnung zu verlieren. Nach dem Scannen liest das System alle benötigten Informationen vollautomatisch aus der Eingangsrechnung aus, ermittelt die rechtliche Konformität (§14 Umsatzsteuergesetz), prüft die Plausibilität unter Nutzung von SAP-Daten und lernt individuelle bzw. rechnungsspezifische Inhalte dazu. Alle extrahierten Daten stehen sowohl in ELO also auch in SAP zur Verfügung. Innerhalb von SAP unterstützt das ACTIWARE-Modul AWinbox mit weiteren Komfortfunktionen wie einem Eingangsrechnungsbuch inkl. Monitoring, oder mit erleichternden Funktionen für ergänzende Kontierungen. Die SAP-Anwender bleiben hier in Ihrer gewohnten Oberfläche. Rechnungen werden entweder direkt zur Buchung übermittelt oder - bei offenen Rückfragen - mit dem jeweiligen Beleg per SAP-Workflow automatisiert dem richtigen Bedarfsträger zur Freigabe übermittelt. Eine Besonderheit bietet das bei Rücker zum Einsatz kommende AddOn „AWinbox Webfreigabe“. Mit dieser Software erfolgt die Eingangsrechnungsbearbeitung und Kontierung ganz einfach im Webbrowser, sodass auch „nicht SAP-User“ Rechnungen freigeben können.

Der Nutzen: Ersparnis auf allen Ebenen

Mit der Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses haben die Prozesse bei Rücker erheblich an Transparenz gewonnen. Es gibt keine Papierrechnungen mehr, die ohne Vorerfassung im Unternehmen in Umlauf sind und so in Vergessenheit geraten können und/oder unerwartet Mahnungen verursachen. Die Planung der Liquidität ist für die Abteilung Finanzen stark vereinfacht, da alle Rechnungsbeträge, die noch nicht in SAP gebucht wurden, im Eingangsrechnungsbuch einsehbar sind. Neben dieser Vereinfachung hat Rücker - auch ganz praktisch gesehen - die Aktenberge und die Papierflut abgeschafft.

„Im ersten Moment war das neue System natürlich eine Umstellung für unsere Mitarbeiter“, erinnert sich Thomas Labitzke. „Doch gerade die Kollegen in der Buchhaltung haben sehr schnell die immense Arbeitserleichterung zu schätzen gewusst“. Andrea Reese ergänzt: „Im Zuge der systemseitigen Umstellung hat sich gezeigt, wo wir unsere Prozesse grundsätzlich aufräumen und optimieren können. Das hat uns nochmal zusätzliches Einsparpotential beschert.“

Das zweite (Teil-)Projekt: Bestellakte im Einkauf

Nach der erfolgreichen Einführung von ELO in der Buchhaltung, realisierte Rücker als nächstes die Bestellakte im Einkauf. Andrea Reese berichtet: „ACTIWARE hat für uns eingerichtet, dass alle zu einer Bestellung gehörigen Dokumente, wie beispielsweise die Auftragsbestätigung des Lieferanten oder eingehende Lieferscheine und Rechnungen, in einer Bestellakte gesammelt abgebildet und archiviert werden.“ Die Ablage erledigen die Mitarbeiter im Einkauf ganz einfach per Drag & Drop über die sogenannte Sidebar des Moduls ELO Business Connect. Das Modul ermöglicht darüber hinaus ganzheitliches Arbeiten durch intelligente Prozessautomatisierung. Der Sachbearbeiter erhält durch ELO BC universelle Möglichkeiten Dokumente und Daten im Kontext ihrer Prozesse aufzurufen und Aktionen auszulösen wie z.B. eine E-Mail mit direktem zur SAP-Vorgangsbezug zu verschicken.

Geplante Projekte

Zukünftig soll das momentan im Einsatz befindliche QM-System durch ELO abgelöst werden soll, sodass alle zugehörigen Dokumente zentral in ELO archiviert werden können. Zusätzlich ist in Planung die Vertriebsprozesse durch unterschiedliche Akten, wie z.B. die digitale Kundenakte oder Lieferantenakte in ELO abzubilden. Auch in allen weiteren Abteilungen, wie beispielsweise dem Personalwesen oder in Teilen der Produktion, soll ELO sukzessive eingeführt werden.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider
ELO Business Connect
Produktbroschüre
ELO Business Connect
ELO DocXtractor
Produktbroschüre
ELO DocXtractor

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