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Schwalbe: mit RUN, FastPass und Templates in nur 4 Wochen zum Go-Live

Branche

Fahrradbranche

Besonderheit

Lieferung der ELO ECM-Umgebung mit ACTIWARE RUN

Einführung mit der FastPass-Methodik und Solution Template Trade

360°-Integration in AP+ und ASSIST4

Module

ELOprofessional, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect

Heinz DudaProjektverantwortlicher, Schwalbe

"Wir standen zum Zeitpunkt der Einführung eines neuen ERP-Systems vor der Herausforderung, in äußerst knapper Zeit ein funktionierendes, später ausbaufähiges und an weitere Bedürfnisse anpassbares Dokumentenmanagement einzuführen. Genau das ist uns mit FastPass zu aller Zufriedenheit gelungen. Selbst die knappe Einführungszeit war kein Problem."

Schwalbe ist die Marke. Bohle das Unternehmen.

Seit der Gründung in 1922 wird das Unternehmen in dritter Generation von Familie Bohle geführt. „Wir spezialisieren uns ausschließlich auf Fahrradreifen“, entschied Ralf Bohle 1973 - der Geburtsstunde der Marke Schwalbe. Mit Erfolg: heute ist das Unternehmen europäischer Marktführer.

Der Hauptsitz befindet sich im oberbergischen Reichshof - insgesamt 150 Mitarbeiter sind dort beschäftigt. Zusätzlich hat Schwalbe Tochterunternehmen in Frankreich, Großbritannien, Italien, den Niederlanden und USA/Kanada sowie Distributionspartner in über 40 Ländern. Jährlich werden über 14 Millionen Schwalbe-Reifen im Werk in Jakarta, Indonesien, produziert.

Der bekannteste Schwalbe-Reifen heißt Marathon und wird weltweit millionenfach gefahren. Namenhafte Fahrradhersteller vertrauen heute auf die Qualität der Marke Schwalbe und statten ihre Räder damit aus. Wie auch Sabine Spitz, die 2008 in China auf Schwalbe-Reifen die Goldmedaille bei den olympischen Spielen in der Disziplin Mountainbiken gewann. Zudem ist Schwalbe Hauptsponsor bei Handball-Bundesligist VfL Gummersbach und Tischtennis-Bundesligist TTC Schwalbe Bergneustadt.

Ein ERP-Wechsel gibt den Anstoß zur DMS-Suche

Im Zuge der ERP-System-Umstellung auf AP+ stellten Heinz Duda, IT-Projektverantwortlicher und sein Team zusätzlich das bisherige Dokumentenmanagement mit seinen vielen Insellösungen auf den Prüfstand.

Im Internet informierte sich Schwalbe über ECM-Anbieter und ganzheitliche Lösungen zur digitalen Dokumentenverwaltung. Auf der CeBit 2016 lernte das Unternehmen die Lösungen aus den Häusern ELO und ACTIWARE kennen. „Die Chemie hat sofort gestimmt und die Lösungen waren in unserer Vorauswahl sehr weit vorne“, erinnert sich Heinz Duda.

Die intuitive Bedienung („man muss zum Bearbeiten nicht Informatik studiert haben“), die Integration in Drittanwendungen (ELO Business Logic Provider) und die Funktionalitäten der Sidebar (ELO Business Connect) sorgten für die überzeugte Entscheidung pro ELO ECM.

„Beeindruckend, wie gut das funktioniert!“

Die Umsetzung startete im September 2018 und lief aus Kundensicht überraschend einfach: “Ein Consultant der ACTIWARE hat zwei Wochen für uns gezaubert, dann konnten wir die Schalter umlegen. Unsere anfängliche Skepsis war widerlegt, ACTIWARE hat sein Versprechen gehalten“, berichtet der langjährige IT-Spezialist, der sich mit Projektstart gut abgeholt fühlte.

Nach einer durch ACTIWARE durchgeführten Key-User-Schulung startete Schwalbe nach nur 4 Wochen im Oktober 2018 in den Echtbetrieb.

RUN, FastPass und Templates - die Rezepte des „Zaubers“

Das technische Fundament für das erfolgreiche ELO ECM-Projekt legte ACTIWARE RUN. Diese Plattform ermöglicht ganze Anwendungswelten (z. B. Applikationsdienste und Datenbanken) zusammenzufassen und in sogenannten Containern fertig auszuliefern. Klassische manuelle Installationen und Einzeleinrichtungen entfallen.

Die FastPass-Methodik sparte jede Menge Kosten, statt aufwendigen Analysen und zeitraubenden Konzeptprüfungen wurden starke Standards genutzt: mit dem Solution Template Trade stand eine fertige ECM-Organisation (Ablagestruktur, Verschlagwortung, Beleg- und Dokumentenarten) zur Verfügung und das Application Template AP+ lieferte die Integration ins ERP-System.

Das Projekt startete quasi mit einem 75%-igen Fertigstellungsgrad. Mit der schnellen guten Erfahrung eines „Rundum-ECM“ können individuelle Anpassungen und Erweiterungen präzise bestimmt und risikoarm - durch die Modellierbarkeit des ELO BLP - umgesetzt werden.

„Wir haben den gelieferten Standard individuell angepasst. Beispielsweise branchentypische Dokumententypen hinzugefügt und andere einfach für uns passend umbenannt. Alles per Konfiguration, ohne Progammierung“, erinnert sich Heinz Duda an die etwa einwöchige unkomplizierte Nachjustierungsphase.

Die Funktionalitäten der Sidebar (ELO BC) überzeugen

In der täglichen Arbeit ist es vor allem die Sidebar (ELO Business Connect), die die Mitarbeiter überzeugt. Sie integriert sich nahtlos in den Bildschirm des Anwenders und bietet vorgangsbezogene Aktionsmöglichkeiten, wie das Suchen nach Dokumenten, das Archivieren per Drag & Drop oder das Erstellen von Word-Dokumenten, E-Mails oder Barcodes. In der Connect-Sidebar greift alles vollständig ineinander.

„Das Zusammenspiel zwischen ELO und unserem ERP-System AP+ ist Gold wert: Egal wo Dokumente abgelegt sind, über die Sidebar finde ich sie und wenn ich im AP+ blättere, aktualisieren sich die Inhalte in der Sidebar automatisch“, ist Heinz Duda begeistert - auch vor dem Hintergrund, dass stundenlange Recherchen im Unternehmen nicht mehr nötig sind.

Schnell, schneller, FastPass

„Meine Erwartungen wurden übertroffen. Die Genialität der Sidebar kam in der täglichen Arbeit sofort zum Tragen - wir arbeiten schneller, sind aussagekräftiger und damit in Summe produktiver“, schließt Heinz Duda, der neben dem Support noch einmal die zielgerichteten Lösungsfindungen des ACTIWARE-Consulting-Teams hervorhob.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider
fastpasseloecm
FastPass für ELO ECM Produktbroschüre
ACTIWARE RUN
Produktbroschüre
ACTIWARE RUN

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