TÜV Hessen: modernes ECM für höchste Anforderungen

Die TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH (kurz TÜV Hessen) ist ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen mit umfassenden Prüf- und Zertifizierungsdienstleistungen und mehr als 1.350 Mitarbeiter*innen.

Nationale und internationale Rechtsvorschriften resultieren in komplexen Voraussetzungen der technischen Überwachung. Diese erfüllt TÜV Hessen auf unterschiedlichsten Kompetenzgebieten: TÜV Hessen ist seit mehr als 150 Jahren Garant für Sicherheit, Umweltschutz, Qualität und Marktfähigkeit von Fahrzeugen, Anlagen, Produkten und Dienstleistungen. Zudem bietet die TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH weitere Dienstleistungen für Geschäfts- und Privatkunden an – inklusive zahlreicher Zukunftsthemen wie Industrie 4.0, Cybersicherheit, Klimaschutz oder Wasserstoff.

ECM-Einführung: Komplexe Anforderungen an Qualität

Im Jahr 2015 startete TÜV Hessen einen Auswahlprozess für ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System). Mit naturgemäß hohen Ansprüchen der Organisation und dem komplexen Umfeld wurde dieser von einer spezialisierten Unternehmensberatung begleitet.

Das Angebot von TÜV Hessen besteht aus mehr als 200 verschiedenen Dienstleistungen, deren Ergebnisse und Gutachten mithilfe unterschiedlichster Fach-Anwendungen abgebildet werden. Das feingliedrige Geschäftsfeld umfasst eine Vielzahl an Expertenleistungen, die in einer entsprechenden Dokumentenvielfalt resultiert. Mit seinem Portfolio ist TÜV Hessen national und international für seine Kunden vor Ort aktiv, was sich in besonderen Anforderungen für das dezentrale Arbeiten ausdrückt. Diese Faktoren haben eine essenzielle Rolle bei der Entscheidung für ein ECM-System gespielt. Ein standortunabhängiger, sicherer Zugriff auf verschiedenste Daten und Dokumente und die Möglichkeiten der Dokumentenlenkung und Prozesssteuerung waren wesentliche Projektziele.

"In Bezug auf das ECM-System gehörten Revisionssicherheit, Erfüllung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten sowie die Möglichkeit eines sicheren Zugriffs per Web-Clients zu wichtigen Auswahlfaktoren. Die gesuchte Lösung sollte sich bestmöglich in unsere Systemlandschaft integrieren lassen, sodass die Dokumente weitestgehend automatisiert aus den vorgelagerten Systemen im ECM-System abgelegt werden", fasst Katharina Bick, Leiterin des Teams Kaufmännische Prozesse & Organisation, die vielschichtigen Qualitätsanforderungen an das ECM-System zusammen.

TÜV Hessen setzt bei der ECM-Einführung auf passgenaue Lösung

Die anspruchsvollen Anforderungskriterien und Erwartungen an den Anbieter konnte ACTIWARE erfüllen und sich mit dem skalierbaren Enterprise-Content-Management-System ELOenterprise sowie dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) als Integrationsplattform für Daten und Dokumente durchsetzen. "Für ACTIWARE sprachen die innovativen Lösungen, die Kompetenz in SAP-Projekten sowie insbesondere der ELO BLP mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche", berichtet der Fachgruppenleiter Prozess- und Applikationsentwicklung ECM Dominik Lucas zufrieden.

Die Ergebnisse des Auswahlprozesses wurden in einer mehrmonatigen Pilotphase validiert, bei der TÜV Hessen die Abdeckung seiner Anforderungen mit den ELO-Lösungen auf Herz und Nieren prüfen konnte. Auch die Leistungsfähigkeit des Partners ACTIWARE und dessen Kompetenz Herausforderungen zu lösen, die in einem solchen Projekt immer auftreten, überzeugten die Projektverantwortlichen bei TÜV Hessen. Das Ergebnis des Startprojektes war die passgenaue sowie anspruchsvolle Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse, was auch zur Kür als "ELO Projekt des Jahres" vom Hersteller ELO Digital Office geführt hat.

Zahlreiche Integrationen auf Basis von Standards von ELO BLP – mit Modellierung individueller Fachlösungen – sorgen heute für eine optimale technische Unterstützung der täglichen Arbeit von TÜV Hessen, z.B. im Projektgeschäft und Vertragsmanagement. Die ELO ECM Suite sowie der ELO BLP gehören mittlerweile neben dem ERP-System SAP und den dienstleistungsspezifischen Fachanwendungen zum Standard-Software-Paket von TÜV Hessen. Mit Hilfe der ELO ECM Suite werden nahezu alle kaufmännisch relevanten Dokumente und Dienstleistungsergebnisse unternehmensweit regelkonform gespeichert und Projekte und Verträge effizient verwaltet.

ELO ECM: anwenderfreundlich und intuitiv bedienbar

"Die ELO ECM Suite und insbesondere der ELO BLP sind anwenderfreundliche Lösungen, die leicht und intuitiv bedienbar sind und sich optimal in unsere Geschäftsprozesse und Systemlandschaft integrieren", kommentiert Katharina Bick die Einführung des ELO ECM-Systems bei TÜV Hessen. Nach ersten erfolgreichen Schulungen der Key-User durch das Consulting-Team der ACTIWARE GmbH folgten weitere Schulungen, um das System im Unternehmen flächendeckend auszurollen. Die Mitarbeiter arbeiteten in kürzester Zeit effektiv mit den bereitgestellten Lösungen.

Die optimale Integration überzeugt

Während der Einführung von ELO wurden Geschäftsprozesse überarbeitet und reorganisiert, sodass ELO optimal in die komplexe System- und Prozesslandschaft von TÜV Hessen eingebettet werden konnte: "Das hat die Prozesseffizienz erhöht. Manuelle Schritte wurden reduziert und damit Fehler aus manuellen Arbeiten minimiert. Zudem werden mit Systemunterstützung die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Aufbewahrungs- und Löschfristen umgesetzt", freut sich Bernd Jackisch, Bereichsleiter Controlling, Prozesse & Organisation.

Vielseitige Funktionalitäten der BC Sidebar stechen heraus

In der täglichen Arbeit ist es ganz besonders die ELO Business Connect Sidebar (ELO BC), die die Anwender bei TÜV Hessen überzeugt. Sie ist nahtlos in den Desktop des Anwenders integriert und bietet vorgangsbezogene Aktionsmöglichkeiten, wie das Suchen nach Dokumenten, das Speichern per Drag & Drop oder das Erstellen von Word-Dokumenten. "Ruft ein Anwender im SAP-System einen Kunden oder einen Auftrag auf, so werden automatisch alle gespeicherten Dokumente zu diesem Objekt angezeigt. Eine aktive Suche in ELO ist vom Anwender nicht erforderlich", fasst Dominik Lucas die Vorteile zusammen.