Einmal im Jahr lobt die ELO Digital Office GmbH in ihren Vertriebsregionen jeweils die Auszeichnung zum Projekt des Jahres aus. Für 2016 wurde in der stärksten Vertriebsregion der TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH (TÜV Hessen) mit seinem Projektpartner ACTIWARE GmbH ausgezeichnet.
TÜV Hessen ist ein international tätiger Dienstleister in Darmstadt. Mit ihrem umfangreichen Know-how erbringen die Sachverständigen von TÜV Hessen über 220 Dienstleistungen für Unternehmen und Privatkunden. Neben der Zentrale gibt es drei Niederlassungen und über 80 weitere Standorte in Hessen und außerhalb des Bundeslandes sowie Partnerunternehmen in drei Kontinenten.
Um den Informationsfluss nachhaltig zu optimieren und die hohen Anforderungen an die eigenen Prozesse systemisch zu unterstützen, startete TÜV Hessen 2015 die Auswahlphase für ein Dokumenten-Management-System. Gesucht wurde der passende Anbieter für die Abbildung der detailreichen und komplexen Inhalte von TÜV Hessen. Zu den konkreten Projektzielen gehörten dabei die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten, die Auskunftsfähigkeit und Verlässlichkeit der Unterlagen sowie die verbesserte Dokumentensicherheit. Zudem standen die effiziente und prozessorientierte Gestaltung der dokumentenbezogenen Informationsflüsse sowie die Integration der bereits eingesetzten Fachanwendungen im Vordergrund. In dem von einer Unternehmensberatung begleiteten Auswahlprozess setzte sich ACTIWARE GmbH mit dem skalierbaren Enterprise-Content-Management-System ELOenterprise durch. Für das im deutschsprachigen Raum tätige Unternehmen sprachen die innovativen Lösungen und die langjährige SAP-Kompetenz.
Im ersten Schritt wurden drei inhaltliche Projekte sowie die Infrastruktur für das standortübergreifende Arbeiten realisiert. Für die Arbeitsgebiete Vertragsmanagement, Fördertechnik und Umwelttechnik implementierte das Projektteam dafür unter anderem Auftrags-, Equipment- und Kundenakten. Zusätzlich erfolgte im Bereich der abteilungsübergreifenden Vertragsverwaltung die Inbetriebnahme erster Workflows.
Technisch wurden dazu die von TÜV Hessen eingesetzten Business-Lösungen SAP (FI, CO, CRM, BW), Microsoft Exchange, Office und SharePoint sowie die selbst entwickelte Software eDocX (zur Erstellung von Prüfberichten) mit dem ELO Business Logic Provider ganzheitlich integriert. Im Rahmen des Infrastruktur-Projektes erfolgte die Serverauslegung für über 1.000 Anwender.
„Die Funktionen und Prozesse von TÜV Hessen können, auch mit Blick auf die Zukunft, mit ELO und ELO BLP sehr gut abgedeckt werden“, berichtet TÜV-Projektleiterin Cornelia Weigel.
Neben den Leistungen und dem inhaltlichen Umfangs- und Funktionsreichtum wurde das Projekt vor allem auch dafür ausgezeichnet, dass das übergeordnete Ziel des Kunden stets im Fokus stand: die ganzheitliche Digitalisierung des TÜV Hessen. Im Unternehmen soll es zukünftig möglichst keine Dokumente mehr geben, die nicht auch elektronisch zur Verfügung stehen. Dazu werden in den nächsten Projektabschnitten kontinuierlich die manuellen Arbeitsschritte abgelöst und alle Standorte in Hessen angebunden.
„Die Anwenderfreundlichkeit und die Projektrealisierung erfahren die höchste Mitarbeiterakzeptanz“, bestätigt Reiner Block, Geschäftsführer von TÜV Hessen.
Über…
Die ELO Digital Office GmbH entwickelt Softwareprodukte und -lösungen für ein ganzheitliches Informationsmanagement im Unternehmen. Basierend auf den drei Produktlinien ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise bietet ELO Digital Office Lösungen für Organisationen jeder Größe und Branche an. An den Standorten in Europa, Nord- und Südamerika, Asien und Australien arbeiten rund 520 Mitarbeiter, von denen rund 260 in Deutschland tätig sind. ELO Digital Office verfügt über ein dichtes Netzwerk an Systempartnern und pflegt Technologie-Partnerschaften mit Soft- und Hardwareherstellern wie Microsoft, SAP und IBM.
Die ACTIWARE GmbH wurde 2001 gegründet und gehört zu den führenden Anbietern von Informationsmanagementlösungen, mit durchgängigen Antworten für SmartData und BigData. ACTIWARE ist stärkster Partner der ELO Digital Office GmbH und mit Projekten von 1 bis 6.000 Arbeitsplätzen in Deutschland, Österreich und der Schweiz vertreten.
TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH (TÜV Hessen) ist eine international tätige Dienstleistungsgesellschaft mit Sitz in Darmstadt. TÜV Hessen steht für die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit von Produkten, Anlagen und Dienstleistungen und das sichere Miteinander von Mensch, Technik und Umwelt. Bei technischen Prüfungen und Zertifizierungen ist TÜV Hessen Marktführer in Hessen, aber auch deutschlandweit gefragt und international erfolgreich. TÜV Hessen hat mehr als 60 Standorte in Hessen, Niederlassungen in vier weiteren Bundesländern und Partnerunternehmen auf drei Kontinenten.
Als einer nachhaltigen Unternehmenskultur verpflichteter Arbeitgeber übernimmt TÜV Hessen in vielfältiger Form Verantwortung für Menschen, Gesellschaft und Umwelt. In den Geschäftsbereichen Auto Service, Industrie Service, Real Estate, Life Service und Managementsysteme erbringen rund 1.300 Mitarbeiter über 220 TÜV®-Dienstleistungen für Unternehmen und Privatkunden. TÜV Hessen ist eine Beteiligungsgesellschaft der TÜV SÜD AG (55 Prozent) sowie des Landes Hessen (45 Prozent) und erwirtschaftete im Jahr 2016 einen Umsatz von rund 129 Millionen Euro.
