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Fagus-GreCon: Optimale ECM-Integration in proALPHA

Branche

Brandschutz und Messtechnik

Besonderheit

Integration in proALPHA, Exchange, Office, Innosoft Servicemanagement und SmapOne Formulare

Hohe Nutzerakzeptanz durch besondere Bedienungsfreundlichkeit des Systems

Flexibles und nachhaltiges Betreuungskonzept

Module

ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect

Michael GörtzenIT-Projektverantwortlicher, Fagus-GreCon

„Was ich beeindruckend finde, ist die Unauffälligkeit, in der das Ganze funktioniert. Die Sidebar integriert sich nahtlos in die Arbeitsumgebung unserer Anwender. Sie ist immer vorhanden. Ich muss praktisch nichts tun, wenn ich in einem Programmkontext unseres ERP-Systems bin, um die dazugehörigen Dokumente zu sehen. Ich habe die passenden Daten permanent im Blick – dies ist ein sehr großer Vorteil.“

Fagus-GreCon: Innovation als Tradition

Das Familienunternehmen Fagus-GreCon zählt zu den weltweit führenden Unternehmen im Bereich industriell eingesetzter Systeme für Brandschutz sowie Messtechniklösungen im Produktionsprozess.

Das Geheimrezept für den Erfolg des Unternehmens? Innovation hat hier Tradition. Seit mehr als 100 Jahren setzt Fagus-GreCon nicht nur auf höchste Qualitätsstandards, sondern auch auf die stetige Optimierung des Arbeitsumfelds – durch den Einsatz innovativer IT-Lösungen.

Digitalisierung mit proALPHA DMS

Um das Können und die Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden zu fördern, optimierte Fagus-GreCon im Jahr 2008 die Digitalisierung der Unternehmensprozesse: Im Zuge dessen entschied sich das Unternehmen für die Einführung des ERP-Systems proALPHA, inkl. dem darin integrierten Dokumentenmanagement. Allerdings konnte dieses die Ansprüche an das gewünschte ECM nicht erfüllen: „Sowohl die Bedienoberfläche als auch die Funktion der Dokumentenablage waren nicht intuitiv – eine effiziente Unterstützung für unsere Kolleginnen und Kollegen blieb daher aus. Folglich haben wir zeitnah nach einer für uns passenden Alternative gesucht.“ Die klare Prämisse bei der Suche nach einer passenden ECM-Lösung: eine optimale Integration des ECM-Systems in proALPHA. Auf der Suche nach einer ECM-Lösung nahmen Michael Görtzen (IT-Projektverantwortlicher bei Fagus-GreCon) und sein Team mehrere Systeme genauer unter die Lupe.

ACTIWARE als Digitalisierungspartner

Auf der CeBIT lernten die Entscheider von Fagus-GreCon ACTIWARE kennen und aus ersten erfolgsversprechenden Eindrücken folgte die genaue Prüfung des Anbieters und seiner Produkte: „ACTIWARE hat uns mit ELO ECM, ELO Business Connect (ELO BC) und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) die eleganteste Lösung angeboten. Der Referenzbesuch bei einem ACTIWARE Kunden, der ELO und proALPHA in Kombination einsetzt, war für uns ausschlaggebend“, erinnert sich Herr Görtzen an die Entscheidung für ACTIWARE. Die intuitive Bedienbarkeit und die Passgenauigkeit der Lösungen, sowie die Kompetenz von ACTIWARE im Bereich proALPHA überzeugten Michael Görtzen: „Ich konnte am Markt keine Wettbewerber entdecken, die ELO und ACTIWARE das Wasser reichen können.“

Kurz darauf erfolgte innerhalb kürzester Zeit die Einführung von ELO ECM in Kombination mit ELO BLP und ELO BC. „Dazu gehörte die Übernahme von knapp 1 Millionen Dokumenten aus unserem proALPHA DMS, die übernommen werden mussten. Mit ACTIWARE waren wir in der Lage, den gesamten Dokumentenbestand aus proALPHA nach ELO zu transferieren. Die Dokumente standen unmittelbar nach dem Produktivstart von ELO zur Verfügung“, berichtet Michael Görtzen zufrieden.

Unternehmensweite Effizienzsteigerung

Von der Buchhaltung über den Vertrieb, Einkauf und Wareneingang bis hin zur Produktion: Der Einsatz von ELO ECM in Kombination mit ELO BLP und ELO BC unterstützt die Mitarbeitenden bei Fagus-GreCon in ihrer täglichen Arbeit. Zeitraubende manuelle Suchen nach Dokumenten gehören der Vergangenheit an – dank zentraler und struktureller Bereitstellung in ELO ECM: „Das funktioniert mit ELO hervorragend. Der Suchaufwand bewegt sich im Sekundenbereich. Ich finde jedes Dokument, das ich suche, ganz einfach. Das ist unser Anspruch gewesen und der wurde zu 100 Prozent erfüllt“, freut sich Michael Görtzen.

Auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wurde durch den Einsatz der Lösungen optimiert: „Benötigte Daten und Dokumente stehen – sofern die passenden Berechtigungen vorliegen – allen Mitarbeitern ohne Umwege zur Verfügung. Wir müssen niemandem hinterherlaufen, wenn wir eine Unterschrift oder Freigabe benötigen“, erzählt Michael Görtzen mit einem Augenzwinkern. Der ECM-Einsatz wurde in den kommenden Jahren stetig erweitert und optimiert. So folgte eine Ausweitung auf die Abteilungen Forschung und Entwicklung, Qualitätssicherung und Personalwesen.

Das Highlight: Die Funktion der Sidebar

Besonders die Sidebar (ELO BC) überzeugt die Mitarbeitenden von Fagus-GreCon. Das Highlight für Michael Görtzen: „Was ich beeindruckend finde, ist die Unauffälligkeit, in der das Ganze funktioniert. Die Sidebar ist immer vorhanden. Ich muss praktisch nichts tun, wenn ich in einem Programmkontext unseres ERP-Systems bin, um die dazugehörigen Dokumente zu sehen. Ich habe die passenden Daten permanent im Blick – dies ist ein sehr großer Vorteil.“ Die Sidebar integriert sich nahtlos in den Bildschirm des Anwenders. Wenn die Mitarbeitenden von Fagus-GreCon im ERP-System proALPHA einen Geschäftsvorfall öffnen oder bearbeiten, agiert die Sidebar kontextsensitiv: Sie zeigt automatisch alle relevanten Daten an und liefert vorgangsbezogene Aktionsvorschläge. Die passend gelieferten Aktionsvorschläge der Sidebar lösten bereits kurz nach der Einführung von ELO manuelle und zeitraubende Arbeitsschritte ab.

Schneller Wechsel in den Normalbetrieb

Um eine schnellstmögliche, effiziente Anwendbarkeit der eingeführten ELO-Lösungen sicherzustellen, erhielten die Anwender vor Ort Schulungen von ACTIWARE. Dies und die intuitive Bedienbarkeit trugen wesentlich dazu bei, dass die Mitarbeitenden innerhalb kürzester Zeit effektiv mit dem ECM-System arbeiten konnten. „Unsere Kollegen konnten direkt ELO und die Sidebar nutzen und die für ihre Arbeit benötigten Daten ohne manuellen Suchaufwand finden. Daher waren wir sehr schnell in der Lage, mit ELO in den Normalbetrieb zu wechseln“, kommentiert Michael Görtzen die schnelle Einsetzbarkeit mit ELO BC. Die Resonanz der Mitarbeitenden war nach der Einarbeitung außerordentlich positiv: „Wenn man bei uns durch das Unternehmen geht, sieht man mindestens an jedem zweiten Arbeitsplatz die Sidebar auf dem Bildschirm und das ist ein sicheres Zeichen, dass die Kollegen gut und gerne damit arbeiten“, freut sich Herrn Görtzen über die Anwenderakzeptanz.

Business Consulting überzeugt

Nicht nur die ACTIWARE Lösungen haben Fagus-GreCon beeindruckt, auch die Servicequalität überzeugte in ganzer Linie: „Das Projekt ist hochprofessionell abgewickelt worden, das Business Consulting von ACTIWARE hat wesentlich hierzu beigetragen. Hervorragend gemacht“, freut sich Herrn Görtzen. Neben der Beratung unterstützte auch ein ausgefeiltes Pflichtenheft die Endanwender im Unternehmen: „Das ist für uns – auch als Endanwender – eine sehr gute Arbeitsgrundlage gewesen. Wir konnten für jeden Dokumententyp nachlesen, wie er im Dokumentenarchiv abgelegt werden sollte.“ Auch nach Abschluss des gemeinsamen Projekts kann sich Fagus-GreCon auf die Servicequalität von ACTIWARE verlassen: „Die Erreichbarkeit und der Support durch die ACTIWARE-Mitarbeitenden ist sehr gut und hilfreich.“

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

elo ecm suite
ELO ECM Suite Produktbroschüre
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider

ACTIWARE GmbH

In der Werr 11
35719 Angelburg

Telefon +49 (6464) 91 31 0
Telefax +49 (6464) 91 31 30

E-Mail info(at)actiware.de

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