Fritz Stephan GmbH: von Gackenbach nach Kuala Lumpur

Mit der Entwicklung des ersten Beatmungssystems für die Neonatologie legte Gründer Fritz Stephan den Grundstein für das heute weltweit operierende Medizintechnikunternehmen. Insgesamt 135 Mitarbeiter sind in Gackenbach (der Zentrale im Westerwald), dem Standort in der Nähe von Chemnitz und dem asiatischen Vertriebsbüro in Kuala Lumpur - der Hauptstadt Malaysias - angestellt.

Das mehrfach prämierte und zertifizierte (ISO 9001 + ISO 13485) Unternehmen entwickelt und produziert modernste Beatmungs- und Narkosegeräte, sowie Sauerstofferzeugungsanlagen. Mehr als 12% des jährlichen Gesamtumsatzes fließen in die Forschung und Entwicklung um die Produkte und Dienstleistungen weiter zu optimieren und das Handling zu vereinfachen.

Seit der Gründung 1974 liegt die besondere Spezialisierung auf den sensiblen Fachgebieten Beatmung, Anästhesie sowie Sauerstofferzeugung und der Entwicklung effektiver Lösungen für die Neonatologie und Pädiatrie. Die Unternehmenslösungen gelten in der Branche als richtungsweisend und tragen den unverzichtbar hohen Qualitätsansprüchen der Beatmung für Neu- und Frühgeborene Rechnung.

Der Weg zum ECM - ELOprofessional

Durch die eigene Entwicklungs- und Konstruktionsabteilung ist für das Unternehmen die strukturierte und nachvollziehbare Ablage zum jeweiligen Erzeugungszyklus wichtig. Bis zur ELO-Einführung erfolgte diese auf dem Filesystems des Unternehmens, welches unzählige Dupletten zur Folge hatte. Grund dafür war die Mehrfachspeicherung etlicher, identischer Dokumente zu Projekten und Geräten.

IT-Leiter Sascha Happe und sein Team beschäftigten sich bereits seit 2011 intensiv mit den Themen Dokumentenmanagement (DMS) und Produktdatenmanagement (PDM), welches aufgrund der Dokumentenvielfalt im Entwicklungsbereich bevorzugt wurde. Nachdem sich der Prozess lange hinzog und der Druck vor allem im kaufmännischen Bereich größer wurde, entschied sich das Unternehmen gegen die PDM-Einführung und für die Wiederaufnahme der Suche nach einem DMS-Anbieter.

„Die anhaltend positive Entwicklung der Firma ACTIWARE und deren angebotenen Lösungen ELO Business Logic Provider (ELO BLP) und ELO Business Connect (ELO BC) war seit dem Kennenlernen in 2011 deutlich erkennbar“, erinnert sich Sascha Happe.

Software-Flexibiltät und abas-Integration überzeugen

In Präsentationsterminen vor Ort überzeugte sich auch die Geschäftsführung der Fritz Stephan GmbH von der Leistungsfähigkeit der Gesamtlösung und entschied sich nach intensiver Prüfung verschiedener Dokumentenmanagement (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) Anbieter für ACTIWARE. Durch die ganzheitliche Middleware ELO Business Logic Provider (ELO BLP) setzte sich das Projekthaus gegen weitere DMS-Anbieter durch. „Die Flexibilät der Software und die abas-Integration per Standardschnittstelle sind überwältigend“, resümiert Sascha Happe.

Der Startschuss für die Projektrealisierung fiel im Mai 2016 in Form von Workshops. Gemeinsam wurde hier die Inhaltsorganisation erarbeitet, zu der die Definition von Dokumententypen, die Verschlagwortung, die Ablagestruktur und die Erstellung von Workflows zählen. Im Oktober begann das ACTIWARE-Projektteam mit der Installation für die Unternehmensbereiche Einkauf und Finanzbuchhaltung.

Eingangsrechnungsmanagement mit ELO DocX gelöst

Rund 18.000 Dokumente - wie Rechnungen und E-Mails - hat die Fritz Stephan GmbH bereits nach 1,5 Monaten verarbeitet. Das Eingangsrechnungsmanagement stellt einen wichtigen Teil der automatisierten Verarbeitung dar und wurde bereits im ersten Projektabschnitt realisiert.

Das Modul ELO DocXtractor verarbeitet alle eingehenden Rechnungen automatisiert: per OCR-Erkennung werden die Inhalte (Absender, Rechnungssumme, etc.) erkannt und die Belege entsprechend klassifiziert. Verschiedene Prüfmechanismen - z.B. Stamm- und Bestelldatenabgleich mit abas ERP - sorgen für valide Ergebnisse. Nach der Verifizierung erfolgt der Export nach abas ERP und gleichzeitig wird der ELO Freigabe-Workflow gestartet. Die Worfklow-Knoten werden durch die jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet (Prüfung, Korrektur, etc.), ehe die Rechnungsfreigabe durch den Prokuristen des Unternehmens erfolgt.

„Seit der Einführung des ELO DocXtractors und der Workflows arbeiten wir noch effektiver“, bestätigt Sascha Happe.

Besonderheit: Bei der Fritz Stephan GmbH erfolgt der Export der verifizierten und freigegebenen Daten nicht in ELO, sondern in das eigenprogrammierte ERP-Rechnungseingangsbuch. Aufgrund fundierter abas-Kenntnisse entschied sich das Unternehmen für diesen individuellen Weg, der problemlos realisiert wurde.

Die intuitive Bedienung übertrifft die Erwartungen

Neben dem Funktionsreichtum ist es vor allem die Usability die den Einsatz der Lösungen so erfolgreich macht. Das Modul ELO Business Connect (kurz: ELO BC) stellt einen besonderen Mehrwert für die Mitarbeiter des Medizintechnikunternehmens dar.

Die ELO BC-Sidebar integriert sich nahtlos in den Desktop des Anwenders und bietet vorgangsbezogen passende Handlungsmöglichkeiten. Unter anderem die Archivierung per Drag&Drop, das Erstellen von vorgangsbezogenen E-Mails und Briefen, sowie eine systemübergreifende Volltextsuche. Die Sidebar ist das Ergebnis der ganzheitlichen Integration von ELO BLP und den Business-Lösungen der Fritz Stephan GmbH.

„Wir waren ja bereits von der Demo überzeugt, aber das wahre Potenzial erkennt man erst im täglichen Einsatz. Auch unsere Mitarbeiter, die Softwareeinführungen sonst kritisch gegenüberstehen, arbeiten heute gerne mit ELO, was in erster Linie auf die intuitive Bedienung zurückzuführen ist“, so Sascha Happe.

Ausblick: digitale Akten gewährleisten die Nachvollziehbarkeit

Als Medizintechnikunternehmen unterliegt die Fritz Stephan GmbH strengen Anforderungen und Normen. Um diese Anfoderungen zu erfüllen, werden in den nächsten Projektschritten verschiedene Akten (Artikelakte, Geräteakte, Projektakte, etc.) implementiert.

In der geplanten Geräteakte legen die Mitarbeiter des Unternehmens zukünftig alle Dokumente pro Gerät nach Seriennummer ab. „Auf einen Klick muss alles zu sehen sein. Von der Erstellung des Gerätes, über die Bestellung und Lieferung bis hin zur möglichen Reklamation unseres Kunden. Eine Akte kann dabei bis zu 500 Dokumente enthalten“, beschreibt Sascha Happe die bevorstehende Herausforderung. Noch pflegt eine komplette Abteilung die Geräteakten „in echten Leitz- Ordnern“.