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Hydrobar: ein ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM)

Branche

Hydraulik und Pneumatik

Besonderheiten

Integration des ERP-Systems MiCLAS per Standard Template. Rechnugnsfreigabe via Tablet.

Module

ELOprofessional, AWELOS, CONNECT

referenz hydrobar

Marcus BartschCEO, Hydrobar Hydraulik & Pneumatik GmbH

„Wir haben mit der neuen Lösung in Bezug auf das Datenhandling sehr an Schnelligkeit gewonnen. Wir finden Unterlagen viel besser und die Verarbeitung läuft sicher und schnell“

Hydrobar - das Unternehmen in Kürze

Das familiengeführte Unternehmen Hydrobar Hydraulik und Pneumatik GmbH besteht seit 1994 und ist mit seinen 18 Mitarbeitern Spezialist für Hydraulik und Pneumatik Komponenten, Hydraulikaggregate und Sonderlösungen.

Das Unternehmen plant und projektiert Hydraulikanlagen, ist Vertragshändler für verschiedene Hersteller und führt einen Online-Shop mit über 100.000 Artikeln. Wartung und Optimierung bestehender Anlagen, Reparaturen, Montagen, sowie die Inbetriebnahme vor Ort gehören zum Leistungsspektrum des Unternehmens. Zu den breit gefächerten Serviceleistungen gehört auch der 24-Stunden-Notdienst an allen Wochentagen.

Ein Dokumentenmanagement (DMS) muss her!

Bereits seit 13 Jahren hat Hydrobar MiCLAS als ERP-System im Einsatz. Dokumente wurden hauptsächlich im Filesystem archiviert. Im Lauf der Zeit nahm die Dokumentenflut immer mehr zu, sodass ein wiederfinden von abgelegten Dokumenten immer schwieriger wurde. Aus dieser Situation sah das Unternehmen die Notwendigkeit geboren, ein ECM-System einzuführen. Marcus Bartsch, Gründer und Geschäftsführer von Hydrobar berichtet: „Wir haben uns über die Möglichkeiten von Dokumentenmanagement Systemen informiert und eruiert, welche Lösungen es am Markt gibt. Schnell sind wir auf ELO ECM gestoßen. Das System machte einen sehr guten Eindruck - es schien intuitiv und leicht zu erlernen“. Zentrale Anforderung an das Enterprise Content Management (ECM) war eine einfache und schnelle Eigenbelegablage und Eingangsbelegablage (FiBu). Eine nahtlose Integration in MiCLAS stand klar im Vordergrund. Die Mitarbeiter sollten von einem hohen Grad an Automatisierung profitieren und ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen müssen.

Die Entscheidung für eine Einführung von ELO in Zusammenarbeit mit ACTIWARE fiel schnell, da bestehende Synergien des ERP-Herstellers MiCLAS und ACTIWARE einen entscheidenden Vorteil boten. ACTIWARE beherrscht eine Integration von MiCLAS mit ELOprofessional aus dem Standard. Ein sogenanntes Application Template für MiCLAS liefert Datenzugriffe und Verwendungsdefinitionen, sodass die Integration „per Design“ schnell und reibungslos erfolgt.

Die Projektrealisierung - Lösungen für ganzheitliches ECM

Der erste Projektschritt bestand in einer ausführlichen Aufnahme der Unternehmensabläufe - dies war ACTIWARE sehr wichtig. Das Ergebnisdokument bildete die Basis für nachfolgende Realisierung. Sinnvolle Anpassungen, die sich erst während des Prozesses herausbildeten, konnten wie selbstverständlich ohne Probleme vorgenommen werden.

Die konkreten Anforderungen im Projekt waren folgende:

  • Belegarchivierung der Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal
  • Digitale Kundenakte mit integrierter Vorgangsakte
  • Digitale Lieferantenakte mit integrierter Vorgangsakte
  • Digitale Personalakte

Mit der Integrationssuite AWELOS konnten alle Punkte passgenau realisiert werden. Die Lösung ermöglicht eine automatische Verarbeitung und Ablage aller Belege aus MiCLAS mit echten Inhaltsverknüpfungen in ELOprofessional. Alle weiteren anfallenden Dokumente, wie z.B. Scan- oder MS-Office-Dokumente, werden genau so einfach mit Dialogprozessen in ELO abgelegt und dabei mit den entsprechenden MiCLAS-Daten verknüpft.

Mit CONNECT stehen den Mitarbeitern von Hydrobar ausgereifte Suchfunktionen zur Verfügung. Die Lösung ermöglicht darüber hinaus ganzheitliches Arbeiten durch übergreifende Datennutzung und intelligente Prozessautomatisierung. Der Sachbearbeiter erhält durch CONNECT universelle Möglichkeiten Dokumente und Daten im Kontext ihrer Prozesse aufzurufen und Aktionen auszulösen wie z.B. eine E-Mail direkt zur Auftragsbestätigung zu verschicken.

Der Alltag mit ELO ECM bei Hydrobar

Nach anfänglicher Skepsis der Mitarbeiter sind alle begeistert von der neuen Lösung: „Wir organisieren unseren Alltag nur noch über ELOprofessional“, berichtet Marcus Bartsch. „Die Sachbearbeiter profitieren besonders von CONNECT, da auf alle Dokumente und Daten sehr schnell zugegriffen werden kann. Alle Unterlagen sind direkt zum Vorgang mit einem Klick ersichtlich. Das bietet uns einen unverzichtbaren Vorteil hinsichtlich der Auskunftsfähigkeit und Nachvollziehbarkeit der Prozesse.“

Eine Besonderheit bei Hydrobar sind Fertigungsprozesskarten, die für die Produktionsabläufe benötigt werden. Mit Beginn eines Fertigungsauftrags wird eine Prozesskarte generiert, die das Produkt bis zur Fertigstellung begleitet. Mittels des aufgedruckten Barcode wird die Karte mit Abschluss des Auftrags wieder im System erfasst und automatisiert dem Vorgang zugeordnet. Die Rückverfolgbarkeit - besonders im Schadensfall - ist so zu 100% gesichert.

Auch im Direktverkaufsgeschäft zeigt sich ein großer Nutzen: „Wir können viel schneller für einen Kunden reagieren und eventuelle Rückfragen beantworten, da alle Vorgangsbezogenen Daten (Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Schriftverkehr etc.) im Zusammenhang gespeichert sind“, berichtet Bartsch.

Einen weiteren Vorteil schildert Marcus Bartsch so: „Unser Monteure erzeugen vor Ort viele handschriftliche Belege. Diese haben früher in der Ablage sehr viel Platz eingenommen bzw. wurden - eben aus diesem Grund - nicht vollständig archiviert. Mit der neuen Lösung werden die Dokumente einfach gescannt und den entsprechenden Rechnungen beigefügt, sodass unsere Informationssammlung immer vollständig ist“.

Einige Vorteile bei Hydrobar im Überblick:

  • schnelle Ablage und Auffindbarkeit von Dokumenten und Daten
  • kontextbezogene Archivierung und damit verbunden eine erhöhte Auskunftsfähigkeit
  • Zeitersparnis
  • Platzersparnis

Zukünftige Erweiterungen bereits geplant

Hydrobar plant bereits weitere Projekte mit ACTIWARE, um die Mitarbeiter in ihrer alltäglichen Arbeit noch besser zu unterstützen.

In naher Zukunft soll Cobra als CRM-System implementiert und an ELO angebunden werden.

Auch das E-Mail Management soll so erweitert werden, dass ausgehende E-Mails automatisch vorgangsbezogen abgelegt werden.

Die Freigabe von Rechnungen und Recherche von Belegen via iPad wird von Herrn Bartsch schon heute intensiv genutzt. Weitere iPADIntegrationen werden derzeit getestet und sollen schnellstmöglich realisiert werden.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS
CONNECT
Produktbroschüre
CONNECT

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35719 Angelburg

Telefon +49 (6464) 91 31 0
Telefax +49 (6464) 91 31 30

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