weltkarte
Sie sind hier: Referenzen

ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland: Optimales Eingangsrechnungsmanagement überzeugt!

Branche

Landschaftspflege, Wegetechnik

Besonderheit

Einführung mit FastPass-Methodik

Flexibles und nachhaltiges Betreuungskonzept

Module

ELOenterprise, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect

Jörg SchwerdtnerIT-Leiter, ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland

„ACTIWARE hat uns dabei geholfen, unsere Abläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten. Wir sind bei unserem Wunschworkflow angekommen, der den kompletten Prozess des Eingangsrechnungsmanagements vollends abbildet. Unser Hauptproblem, die ineffizienten Abläufe rund um das Rechnungsmanagement, sind endlich beseitigt. Im täglichen Arbeiten spielt uns die Einfachheit der Lösungen immer wieder in die Hände.“

50 Jahre ISEKI – 50 Jahre Innovation und Erfahrung

Die ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland bietet seit 1968 Produkte für die professionelle Landschaftspflege und Wegetechnik an – von Kompakttraktoren über Mäher bis hin zu einer Vielzahl an Anbaugeräten. Heute umfasst die ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland 210 Mitarbeitende und wird in dritter Generation von der Familie Hoffmann geführt. Das Unternehmen setzt als Anbieter und Spezialhersteller im Bereich der professionellen Landschaftspflege und Wegetechnik auf deutschen Erfindergeist gepaart mit japanischer Präzision. Neben dem Kerngeschäft des Vertriebs und der länderspezifischen Anpassung von Traktoren im europäischen Raum stellt der Verkauf von 100% elektrischen Nutzfahrzeugen, Aufsitzrasenmähern und weiteren Motorgeräten zur Arealpflege ein zusätzliches wichtiges Geschäftsfeld dar.

Schluss mit Papier & Datensilos: Digitales Eingangsrechnungsmanagement

„Der Schritt zur Digitalisierung war längst überfällig“, berichtet IT-Leiter Jörg Schwerdtner. Das damalige Eingangsrechnungsmanagement der ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland umfasste einen komplexen und nur schwer überschaubaren Ablauf manueller Tätigkeiten: Rechnungen wurden zu Fuß eingesammelt und an Entscheidungsträger zur Freigabe verteilt. Anschließend erfolgte die händische Weiterleitung der Rechnungen an die Buchhaltung zum Verbuchen und Abheften. „Sehr viel Turnschuh-Administration“, fasst Jörg Schwerdtner das bisherige Eingangsrechnungsmanagement zusammen.

„Wir wollten weg von Abläufen in Papier – hin zu effizienten digitalen Prozessen.“ Transparenz in Geschäftsvorfällen sowie Übersichtlichkeit in kaufmännischen Dokumenten stellten hierbei wesentliche Anforderungskriterien dar.

ACTIWARE überzeugt mit ECM aus der Box

Bei der Einführung der neuen Technologie war ISEKI ein schnell erreichbarer Nutzen wichtig. Gleichzeitig sollten die Unternehmensprozesse nachhaltig optimiert und der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden effizient unterstützt werden. Auf einer Messe lernten die Verantwortlichen der ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland die ELO ECM-Lösungen und ACTIWARE kennen. ACTIWARE konnte mit der Einführung von ELOenterprise und der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics NAVISION über den ELO Business Logic Provider (ELO BLP) überzeugen.

Die Einführung von ELO ECM gestaltete sich dank der Methodik FastPass einfach: Anstelle aufwendiger Analysen und Konzepte wurde ELO ECM auf Basis von ELO BLP mit vorpaketierten Standards eingeführt und in das Anwendungsumfeld des Unternehmens integriert. Die Anbindung von Microsoft Dynamics NAVISION sowie weiterer Applikationen ist über die intelligente Middleware ELO BLP auch ganz individuell möglich: „Mit der direkten Verbindung zu unserem ERP-System können keine Übertragungsfehler mehr auftreten. Darüber wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert. Die eingesetzten Lösungen sorgen heute für eine optimale technische Unterstützung der anfallenden Arbeit“, berichtet Jörg Schwerdtner zufrieden.

Effizienz und intuitive Bedienbarkeit überzeugen

Nach ersten erfolgreichen Schulungen und der Bereitstellung eines Test-Systems zur Vorbereitung konnten die Mitarbeitenden bereits nach kürzester Zeit effektiv mit den Lösungen von ACTIWARE arbeiten. Mit ELO BLP wird ELO zur integrierten Lösung, die leicht verständlich anwendbar ist. „Jede Abteilung konnte den Nutzen für unsere Prozesse erkennen und durch die einfache Bedienbarkeit schnell in das Tagesgeschäft integrieren. Nach 4 Wochen lief wirklich alles rund“, kommentiert Herr Schwerdtner die Einführung von ELO ECM.

Wunsch wird Realität

In der täglichen Arbeit ist es insbesondere der optimierte Eingangsrechnungsprozess, der für die ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland unverzichtbar geworden ist. Während der Einführung von ELO wurde dieser in Gänze überarbeitet und reorganisiert: „ACTIWARE hat uns dabei geholfen, unsere Abläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten. Wir sind bei unserem Wunschworkflow angekommen, der den kompletten Prozess des Eingangsrechnungsmanagements vollends abbildet. Unser Hauptproblem, die ineffizienten Abläufe rund um das Rechnungsmanagement, sind endlich beseitigt“, berichtet Jörg Schwerdtner voller Zufriedenheit und fährt fort: „Die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung können sich ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne zusätzliche zeitraubende Botengänge erledigen zu müssen.“

KO-Kriterium: Transparentes & dezentrales Arbeiten

Nicht nur die zeitraubende Suche nach Rechnungen gehört somit der Vergangenheit an. Mit ELO BLP können alle Arten von Dokumenten organisiert abgelegt und mit ELO Business Connect schnell und einfach gefunden werden. „Im täglichen Arbeiten spielt uns die Einfachheit der Lösungen immer wieder in die Hände“, erzählt Herr Schwerdtner. Die erreichten Vorteile kommen der ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland in der Corona-Pandemie besonders zugute: „Dank der optimierten Workflow-Prozesse und dem transparenten Dokumentenmanagement haben wir die Möglichkeit, Rechnungen im Home-Office effizient zu bearbeiten und freizugeben. Das ist in der jetzigen Zeit besonders wichtig“, betont Jörg Schwerdtner.

Kompetenz und Flexibilität in der Betreuung

Parallel zur Einführung von ELO ECM wurde gleichzeitig ein weiteres großes Projekt bei ISEKI-Maschinen GmbH Deutschland umgesetzt: Das ERP-System wurde samt Versionssprung in die Cloud übertragen. Die zeitgleiche Umsetzung der Projekte hat das Unternehmen vor eine zusätzliche Hürde gestellt, die dank der kunden- und lösungsorientierten Betreuung durch ACTIWARE gemeistert wurde. „Neben der umfassenden Kompetenz der Mitarbeiter hat uns auch die Flexibilität von ACTIWARE beeindruckt“, berichtet Jörg Schwerdtner über den Erfolg der Zusammenarbeit. „Das Ergebnis entschädigt für die Mühen der zeitgleichen Projektumsetzung. Wir haben einen absoluten Wunschprozess realisiert und arbeiten nahtlos digital. Ende gut, alles gut“, freut sich Herr Schwerdtner.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOenterprise
Produktbroschüre ELOenterprise
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider

ACTIWARE GmbH
Consulting Business Software

In der Werr 11
35719 Angelburg

Telefon +49 (6464) 91 31 0
Telefax +49 (6464) 91 31 30

E-Mail info(at)actiware.de

Servicestützpunkte

35719 Angelburg
44137 Dortmund
57250 Netphen
76337 Waldbronn
97833 Frammersbach

Geschäftszeiten

Montag bis Freitag
8:00 Uhr bis 17:00 Uhr