Ein moderner Rechnungsprozess

Das mittelständische Unternehmen JOSERA ist Spezialist für hochwertige Tiernahrung und erster DLG-zertifizierter Petfood-Hersteller. JOSERA ist Teil des traditionsreichen Familienunternehmens JOSERA–Erbacher, zu der auch die Erbacher Food Intelligence GmbH & Co. KG zählt. Nachhaltiges Handeln im Sinne der Mitarbeiter, der Kunden und der Umwelt ist zentraler Bestandteil der Firmenphilosophie. Leitlinie des Familienunternehmens ist, dass alle Entscheidungen dem Zweck der Klarheit und Wirtschaftlichkeit unterliegen und besonders einen nachhaltigen und ehrlichen Nutzen verfolgen sollen.

In diesem Sinne startete das Unternehmen in 2012 das Projekt „Optimierung des Einkaufsrechnungsprozesses“. Ziel war es, eine moderne und papierlose Form des Rechnungsmanagements mit einem hohen Automatisierungsgrad und Workflowkomponenten zu schaffen. Schnell wurde klar, dass eine Realisierung als Basis eine ganzheitliche ECM-Struktur erfordert. So wurde mit der Implementierung des Rechnungsprozesses eine unternehmensweit nutzbare ECM-Lösung bereitgestellt.

Die Anforderungen: Prozessverschlankung und hohe Expertise im Bereich DMS-Integration mit Microsoft Dynamics NAV

Nach einem sehr gründlichen, mehrstufigen Auswahlprozess, in dem besonders die inhaltlichen, rechtlichen und technischen Anforderungen beleuchtet wurden, war für JOSERA die Entscheidung gefallen: ELO in Kombination mit den ACTIWARE Standardlösungen bietet die gewünschten Funktionen und vor allem sehr flexible und updatesichere Integration in die IT-Landschaft.

Im Einklang damit überzeugte die Beratungs- und Umsetzungskompetenz des ACTIWARE-Teams, das auch zahlreiche erfolgreiche Projekte vorweisen konnte. Die Integration mit der bei JOSERA eingesetzten ERP-Lösung war entscheidend, um auch die entsprechenden Kontierungen direkt in NAV verarbeiten zu können.

„Mit der neuen Lösung haben wir viele Verbesserungen erreicht“, so Simon Forbrig, Projektleiter bei JOSERA. „Alle Rechnungen werden automatisiert erfasst und direkt zur Bearbeitung an den richtigen Bedarfsträger übermittelt. Der gesamte Eingangsrechnungsprozess wird – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben – genau abgebildet. Auch die Ablage aller Rechnungen und Gutschriften erfolgt automatisiert in ELO, unter dem richtigen Kreditor und in den vorgesehenen Ordnerstrukturen. So können alle Dokumente ganz einfach wiedergefunden werden.“

ELOprofessional als Basis für automatisiertes Eingangsrechnungsmanagement

Zunächst lag für JOSERA die reine Automatisierung des Rechnungsprozesses im Fokus.

Bei genauerer Überprüfung wurde jedoch klar, dass als Grundlage für ein Eingangsrechnungsmanagement eine entsprechende ECM-Infrastruktur benötigt wird. Bevor z.B. Bestellunterlagen, E-Mails, Verträge und sonstiger Schriftverkehr für die Rechnungsfreigabe und ein papierarmes Arbeiten genutzt werden können, müssen diese elektronisch erfasst und organisiert werden.

Um möglichst einfach und effektiv ein ECM-System bei JOSERA zu integrieren, wurden Templates eingesetzt. Sogenannte Application- und Branchen-Templates enthalten Standards und vordefinierte Logiken für die ERP-Integration und Branchenorganisation. Ausgehend von diesen Standards konnten einfach – über eine modellierbare zentrale Business Logik – die individuellen Anforderungen von JOSERA umgesetzt werden. In kürzester Zeit war der Kunde gerüstet, um Dokumente aus den unterschiedlichsten Inhaltsquellen (E-Mails, Druckdaten, Scanbelege etc.) zu organisieren und abzulegen. Softwareseitig wurde ein offenes und anpassbares System geschaffen, das die Updatefähigkeit von Dynamics NAV garantiert und eine durchgängige Verarbeitung von Rechnungen und dazugehörigen Dokumenten gewährleistet.

Als Lösung für das Eingangsrechnungsmanagement wurde der DocXtractor implementiert. Das Modul leistet intelligent und automatisiert die Klassifizierung, Indizierung und Informationsextraktion eingehender Dokumente. Dabei werden die Dokumente u.a. auf ihre kaufmännische Gültigkeit und rechtliche Konformität geprüft, automatisch gegen ERPDaten evaluiert und dem entsprechenden Lieferanten und/oder Bestellung zugeordnet. Relevante Daten für die weitere Verarbeitung werden extrahiert und mit dem jeweiligen Beleg per Workflow automatisiert dem richtigen Bedarfsträger zur Freigabe übermittelt. Dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle ließ sich der DocXtractor sehr schnell an die unternehmensspezifischen Anforderungen von JOSERA anpassen. Die hohe Erkennungsrate sorgt für eine schnelle Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotentiale. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an. Insgesamt werden mit dem DocXtractor bei JOSERA ca. 2.400 Rechnungen pro Monat in durchschnittlich zwei Tagen Durchlaufzeit verarbeitet.

Hohe Anwenderakzeptanz durch gesteigerte Bedienfreundlichkeit

Nach einer nur sehr kurzen Pilotphase konnte auf den Echtbetrieb umgestellt und die Praxistauglichkeit von den Anwendern direkt im Geschäftsalltag erprobt werden.

„Die Anwender sind sehr begeistert von der Funktionalität der Lösungssuite“, erzählt Simon Forbrig. „Durch die klar definierten Rechnungsfreigabeprozesse wird enorm viel Zeit eingespart. Die Anwender erhalten direkt in Outlook eine Benachrichtigung, wenn eine Rechnung freigegeben werden muss. Alle Prozesse sind genau dokumentiert, so dass keine Unstimmigkeiten zu Rechnungsabläufen mehr aufkommen können.“

Ein ECM-Projekt in vertrauensvoller Zusammenarbeit

Die Umsetzung des Eingangsrechnungsmanagements wurde mit der bewährten ACTIWARE Projektmethodik umgesetzt. Die Pfeiler der dabei fokussierten, risikoarmen Realisierung sind hierbei: softwaregestützte Templates, eine Kompaktstudie mit verständlichen Ergebnissen und eine Pilotphase unter Echtbedingungen.

Während der Kompaktstudie wurden in enger Zusammenarbeit mit JOSERA die technischen und inhaltlichen Anforderungen an die Softwarelösung und spezielle Wünsche des Kunden detailliert besprochen. In einem ausgearbeiteten Konzept wurden alle Anforderungen - verständlich beschrieben - mit entsprechendem Umsetzungszeitraum, benötigten Softwarekomponenten und Dienstleistungsaufwand festgehalten.

„Die von ACTIWARE genannten Umsetzungszeiten wurden immer eingehalten“, berichtet Simon Forbrig, „Alle Projektinhalte wurden angebotsgetreu von sehr kompetenten und engagierten Mitarbeitern umgesetzt. Wir sind sehr zufrieden mit ACTIWARE und können das Unternehmen jederzeit weiterempfehlen.“

Eine Lösungswelt mit der Möglichkeit zur stetigen Weiterentwicklung

Nach diesen ersten Projektschritten, wurde im März 2013 bei zwei weiteren Mandanten (der „Erbacher Food Intelligence“ und dem Onlineshop „foodforplanet“) das Eingangsrechnungsmanagement erfolgreich implementiert. Doch ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Als ein Folgeprojekt soll in 2014 auch der Rechnungsausgangsprozess vereinfacht werden.