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Otto Ganter: von der reinen Belegarchivierung zum ganzheitlichen Informationsmanagement

Branche

Maschinenbau

Besonderheit

Neukonfiguration der ECM-Lösung

Dokumenten- und Datenübernahme aus Habel-Archiv

Wechsel von reiner Belegarchivierung zu ganzheitlichem Informationsmanagement

Module

ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect, ELO BLP Documentation

Klaus LuftIT-Leiter, Otto Ganter GmbH & Co. KG

„Mit ACTIWARE gelingt es uns, die Stärken von ELO und ELO BLP in Verbindung mit unserem ERP-System richtig zu nutzen. Das beweist auch die hohe Anwender-Akzeptanz der Lösungen.“

Otto Ganter: Entwicklung, Vertrieb und Produktion aus einer Hand

Das im Schwarzwald ansässige Unternehmen Otto Ganter GmbH & Co. KG überzeugt als einer der weltweit führenden Normelemente-Partner mit einer Auswahl von mehr als 60.000 Produkten. Von der Entwicklung über den Vertrieb bis zur Herstellung – Otto Ganter vereint alle Kompetenzen par excellence. Hierfür setzt Otto Ganter nicht nur auf eine konsequente Weiterentwicklung des Produktportfolios und modernste Fertigung sowie Logistik, sondern auch auf eine ganzheitliche Digitalisierung der Unternehmensprozesse.

Digitalisierung mit Herausforderungen

Die Vorteile eines Enterprise Content Management Systems hat Otto Ganter bereits vor der Zusammenarbeit mit ACTIWARE für sich entdeckt. In 2004 entschied sich Klaus Luft, IT-Leiter bei Otto Ganter, für den Einsatz von Habel in Verbindung mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV.

In Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus wurde in 2011 die ELO ECM Suite eingeführt. „Das Habel-System war schon ein bisschen in die Jahre gekommen. Wir gehörten zu den ersten Habel-Anwendern – mit Millionen von Dokumenten in Habel. Da hatten wir die Sorge, ob all unsere Informationen und Dokumente verlustfrei und nachvollziehbar übernommen werden können“, berichtet Klaus Luft über die anfänglichen Bedenken von Otto Ganter GmbH & Co. KG. Nicht ohne Grund: Die Dokumentenübernahme und ERP-Anbindung an ELO bereiteten dem damals beauftragten IT-Systemhaus Probleme.

ACTIWARE als Digitalisierungspartner: Erfahrung mit Habel überzeugt!

Um die ganzheitliche Digitalisierung des Unternehmens zielgerichtet voranzutreiben, war Otto Ganter fortan auf der Suche nach einem neuen Digitalisierungspartner mit umfassender Kompetenz, auch im Bereich der Dokumentenübernahme von Habel. Durch einen Vortrag von ACTIWARE zu ELO und ELO BLP auf einem Event entstand der Kontakt. Nach darauffolgenden Fachgesprächen waren die Entscheider von Otto Ganter von ACTIWARE als Digitalisierungspartner überzeugt. „Auch die Funktionen des ELO BLP bei der Dokumentenintegration mit automatischer System- und Ablaufdokumentation sprachen für sich“, erinnert sich Klaus Luft an die Anfänge mit ACTIWARE.

ELO BLP überzeugt bereits bei Datenübernahme aus Habel

Bei der Dokumenten- und Datenübernahme aus Habel setzte ACTIWARE die Middleware ELO Business Logic Provider (ELO BLP) ein. „Uns hat der ELO BLP die anfänglichen Ängste schnell nehmen können“, merkt Klaus Luft zufrieden an. Der Vorteil hier: Die Übernahme der bestehenden Dokumente und Daten aus Habel erfolgte nicht über eine programmierte Schnittstelle, sondern über ELO BLP Integrationsprozesse, die modelliert werden und die Transparenz der Verarbeitung erhöhen. Die Übernahme wurde auf Basis des Solution Template Trades, einer standardisierten Inhaltsorganisation für Handels- und Produktionsunternehmen, mit geringen Anpassungen durchgeführt. Die Anbindung von Microsoft Dynamics NAV erfolgte ebenfalls standardisiert über ein von ACTIWARE bereitgestelltes Application Template.

„Unsere Inhalte wurden sicher aus Habel übernommen und inhaltlich zukunftsorientiert neu organisiert. Dieser Weg hat den Vorteil, dass alte Dokumente genauso wie neue Dokumente organisiert sind und unmittelbar verwendet werden können“, lobt Klaus Luft die erfolgreiche Datenmigration und -neuorganisation durch ACTIWARE. Otto Ganter profitiert damit von einer durchdachten 360°-Inhaltsorganisation und Integration mit Microsoft Dynamics NAV.

Die Übernahme der Dokumente von Habel mit ELO BLP wurde durch die Möglichkeit des Moduls ELO BLP Documentation wesentlich unterstützt: Prozesse der Übernahme sowie deren zugrundeliegende Konfiguration konnten per Knopfdruck dokumentiert werden. In Verbindung mit den zur Verfügung stehenden Standarddokumentationen wurde eine effiziente Antwort auf die Fragen nach Revisionssicherheit – die richtigerweise als Nachvollziehbarkeit gedeutet werden muss – geliefert.

Datenübernahme als effektive Projektgrundlage

Der Clou aus dem Übernahmeprojekt: Alle zur Übernahme eingerichteten Regeln und die Anbindung an Microsoft Dynamics NAV als Datenquelle konnten sofort bei der Verarbeitung neuer Dokumente verwendet werden. Belegdrucke aus Microsoft Dynamics NAV, die schnelle Ablage gerade eingegangener E-Mails aus Outlook, die direkte Speicherung von Word- und Excel-Dokumenten aus Microsoft Office waren sofort technisch nutzbar. Lediglich die Anwender mussten in den neuen Werkzeugen geschult werden.

Hohe Anwenderakzeptanz: Bedienungsfreundlichkeit und Betreuungskonzept überzeugen!

Das Betreuungskonzept von ACTIWARE – vor und während der Projekteinführung – überzeugte auf ganzer Linie: „Es war uns sehr wichtig, dass unsere Mitarbeiter von ACTIWARE geschult werden. Die Bedienungsfreundlichkeit und das kunden- und projektorientierte Verhalten der ACTIWARE Business Consultants ermöglichte unseren Mitarbeitern einen einfachen und effizienten Start in die Arbeit mit den Lösungen von ACTIWARE. Die Erfahrungen mit ACTIWARE sind sehr gut.“ Innerhalb kürzester Zeit konnten die Mitarbeitenden vollumfänglich mit ELO arbeiten. Die intuitive Bedienbarkeit von ELO und die hiermit einhergehende Optimierung der Arbeitseffizienz überzeugten nicht nur Herrn Luft: „Die Kolleginnen und Kollegen haben die Einführung von ELO direkt angenommen. Die Vorteile haben einfach für sich gesprochen.“

Aktive Anwenderbegleitung mit ELO BC

Dokumente, die in Habel nicht mit Microsoft Dynamics NAV verbunden waren und nur händisch abgelegt wurden, sind heute in einer ganzheitlichen Inhaltsorganisation verbunden. Diese werden durch die ELO Business Connect Sidebar (ELO BC) auf einfachste Weise nutzbar, z.B. mit Microsoft Dynamics NAV und Office. Herr Luft fasst die Vorteile der Sidebar wie folgt zusammen: „In der täglichen Arbeit unterstützt uns die Sidebar, indem sie sich im Hintergrund die passenden Informationen und Dokumente aus ELO zieht und uns kontextsensitiv bereitstellt. Informationen sind heute umfassend zu Geschäftspartnern und -vorfällen nutzbar.“

Durch optimierte Workflows wurde aus einer reinen Belegarchivierung mit Habel ein rundum genutztes Informationsmanagement mit ELO, das die Mitarbeitenden von Otto Ganter effizient in ihrer Tätigkeit unterstützt.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

elo ecm suite
ELO ECM Suite Produktbroschüre
ELO BLP
Produktbroschüre
ELO Business Logic Provider

ACTIWARE GmbH

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