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Precitool: ECM-Einführung mit Datenmigration aus SAPERION

Branche

Technischer Großhandel

Besonderheit

Ablösung Archivierungs-Altsystem, SAPERION Übernahmeschnittstelle, Integration in FOSS, Recherche und Zugriff über Internetgateway

Module

ELOprofessional, ELOprofessional Internetgateway, AWELOS

Zeit ist Vorsprung

Hinter Precitool stehen 29 leistungsstarke Partnerunternehmen, die durch ein modernes und Logistik- und Dienstleistungszentrum verbunden sind.

Diese Partnerschaft ermöglicht die optimale, bundes- und europaweite Versorgung aller Kunden aus den Bereichen Industrie und Handwerk mit qualitativ hochwertigen Werkzeugen. Deshalb befindet sich der Standort des Precitool Zentrallagers logisitisch ideal, direkt in der Nachbarschaft zur General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG.

Auf 2.200m² ist Precitool ein Logistik- und Dienstleistungszentrum mit modernster Lagerhaltung. Eine vollautomatisierte Karussellanlage, die Fachbodenanlage und das Palettenhochlager bieten die technische Basis für die optimale und termingerechte Abwicklung von Kundenaufträgen:

Die Anlieferung beim Kunden innerhalb Deutschlands, für eingehende Aufträge bis 21 Uhr, erfolgt garantiert am nächsten Tag. Vom Bestelleingang beim Precitool-Vertragshändler bis zur Kommissionierung im Zentrallager vergehen in der Regel nur 30 Minuten. 250 ausgesuchte Lieferanten bestücken die Produktpalette: Schneid- und Spannwerkzeuge, Messzeuge, Feilwerkzeuge, Schleif- und Sägewerkzeuge, Handwerkzeuge und Betriebseinrichtungen bilden das Sortiment.

Durch diese Optimierung und Zentralisierung von Produktauswahl, Einkauf und Logistik ist ein Maximum an Sicherheit und Qualität der Produkte gegeben. Mittels moderner Kommunikationsmethoden werden Aufträge und Informationen kundenfreundlich und zeitsparend bearbeitet. Effizienz wird bei Precitool großgeschrieben.

Den geltenden hohen Ansprüchen unterliegt daher auch die kaufmännische IT: Gefordert wird eine optimale Unterstützung aller relevanten Geschäftsprozesse, insbesondere zur schnellen und gezielten Erledigung aller Kundenanforderungen.

Schon früh wurde man sich hierbei der Bedeutung einer umfassenden DMS-Lösung als integraler Bestandteil in der IT-Strategie des Unternehmens bewusst.

Eine 2002 eigens hierzu angeschaffte namhafte Lösung wurde den modernen Ansprüchen des Unternehmens allerdings nicht gerecht und wurde so im Jahr 2004 nach eingehender Überprüfung des Marktes zugunsten einer neuen Lösung ausgetauscht.

Maßgeblich hierfür waren u. a. die hohen Anpassungs- und Erweiterungskosten, die dennoch nur teilweise zu den gewünschten Ergebnissen geführt hätten.

Die Entscheidung zum Wechsel fiel zugunsten einer umfassenden DMS-Lösung auf Basis ELOprofessional von ACTIWARE, auch aufgrund des durchgängigen Leistungsangebotes und der nachgewiesenen Projekt-Kompetenz in den Bereichen ERP und DMS. Auch die geringeren Folge- und Pflegekosten machten die Entscheidung für Precitool leicht.

Der ganzheitliche und im Standard vorhandene Lösungsumfang von ELOprofessional, in Bezug auf digitale Archivierung mit integriertem und ausgeprägtem Dokumentenmanagement sowie Workflowfunktionalitäten, konnten von Beginn an überzeugen.

Gekoppelt mit einer als von der Buchhaltung bezeichneten „begeisternden und genialen“ Benutzeroberfläche wurden nach Auftragserteilung umgehend die ersten Projektschritte eingeleitet.

Im ersten Schritt zum Lösungswechsel wurde im Oktober 2004 ein Konzept mit Projekt- und Meilensteinplan gemeinsam erstellt. Ziel war hier der Produktivstart einer ersten Projektstufe mit ELOprofessional zum 01.01.2005.

Durch den geschickten Einsatz bestehender Technologie und dem ACTIWARE Integrationsmodul AWELOS ist dies gelungen. Beleggut aus der eingesetzten ERP-Lösung FOSS wird automatisiert an die richtigen Stellen in ELOprofessional transportiert und indexiert abgelegt.

Parallel dazu wurden von ACTIWARE Altdaten in ELOprofessional übernommen, um einen nahtlosen Übergang in die neue Anwendungswelt zu ermöglichen.

Unter diesen Voraussetzungen war der Wechsel nach einer halbtägigen Bedienschulung für die Anwender eine Leichtigkeit. Zur Freude der Geschäftsführung zahlte sich die Investition in ELOprofessional durch schnelles gewinnbringendes Arbeiten schon kurzfristig aus.

ELOprofessional wird nun sukzessive zum ganzheitlichen Informationsmanagementsystem (ECM-Lösung) ausgebaut, mit Anbindung aller relevanten Lösungen bei Precitool, die Dokumente bereitstellen, wie z. B.: Exchange Server, Microsoft Office, etc.

Nach Produktivstart wurden sofort auf Basis des gemeinsam definierten Projektplans die nächsten Schritte eingeleitet:

  • Erfassung und automatische Ablage von Eingangsrechnungen
  • Ablage und Verwaltung von MS-Office Dokumenten (Schriftverkehr, Kalkulationen, Faxe und E-Mails)
  • Zugriffsmöglichkeiten von Vertragspartnern auf Belege mittels ELOprofessional InternetGateway
Es ist vor allem die einfache, natürliche Bedienweise von ELOprofessional, die für eine schnelle Anwenderakzeptanz und damit den entsprechenden Nutzen gesorgt hat. Intelligenter Archivaufbau und komfortable Recherchemöglichkeiten minimieren die Suchzeiten in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung.

Fazit: Mit ELOprofessional gewinnt Precitool nicht nur ein zeitsparendes Recherche- und Ablagewerkzeug, sondern genau die ausbaufähige Lösung, die im Zusammenspiel der IT-Anwendungen dauerhaft eine bestmögliche Unterstützung der Geschäftsprozesse leisten kann.

Infomaterial der eingesetzten Lösungen

ELOprofessional
Produktbroschüre ELOprofessional
AWELOS
Produktbroschüre
AWELOS

ACTIWARE GmbH
Consulting Business Software

In der Werr 11
35719 Angelburg

Telefon +49 (6464) 91 31 0
Telefax +49 (6464) 91 31 30

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