Datenschutz
Bewerber*innen
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann sich gewendet werden?
Verantwortliche Stelle ist die
ACTIWARE GmbH
In der Werr 11, 35719 Angelburg
+49 (6464) 9131-0
Der Datenschutzbeauftragte kann kontaktiert werden unter:
GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
+49 (2331) 356832-0
datenschutz@gdi-mbh.eu
2. Welche Quellen und Dateien werden genutzt?
Verarbeitet werden Daten, die im Rahmen einer Bewerbung übermittelt werden oder mit Einwilligung von Dritten (z. B. Bundesagentur für Arbeit) erhalten werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses und ist daher vor Abschluss eines Arbeitsvertrages erforderlich.
Verarbeitet werden insbesondere folgende personenbezogene Daten und Kategorien von Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken:
Daten zur Person (z. B. Vorname, Nachname, Anschrift, Kontaktdaten, Familienstand)
Daten zur Qualifikation (z. B. Bildungs- und Berufsabschlüsse, Zertifikate, Sprachkenntnisse, Zusatzqualifikationen)
Daten aus dem Lebenslauf (z. B. Art, Beginn, Ende, Ort und Dauer von Schulbildung, Ausbildung, Studium, Fortbildungen und Berufstätigkeiten)
weitere übermittelte Unterlagen und sich daraus ergebende Informationen
ggf. Kontodaten im Rahmen einer Kostenerstattung
Darüber hinaus können Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen verarbeitet werden (z. B. Xing oder LinkedIn).
Wofür werden die Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
3.1 Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
Die Daten werden zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.
3.2 Aufgrund einer Einwilligung
Sofern eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt wurde – insbesondere solcher besonderer Kategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO – erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO.
Dies gilt insbesondere für die Einwilligung zur Speicherung der Daten in einem Bewerberpool im Falle einer Absage.
Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich. Er kann formlos an die unter Ziffer 1 genannte Stelle gerichtet werden.
3.3 Im Rahmen der Interessenabwägung
Daten können zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, etwa:
zur allgemeinen Geschäftssteuerung
zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
4. Wer erhält meine Daten?
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist.
Empfänger können insbesondere öffentliche Stellen (z. B. Finanzbehörden, Zoll, Gewerbeaufsicht) sein, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung erteilt wurde.
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugang zu den Daten, die sie zur Aufgabenerfüllung benötigen.
Darüber hinaus können Daten im Rahmen von Auftragsverarbeitungen gemäß Art. 28 DS-GVO an externe Dienstleister, insbesondere IT-Dienstleister, weitergegeben werden.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Speicherung erfolgt bis zur Auswahlentscheidung über die zu besetzende Stelle. Danach werden die Daten gelöscht – spätestens nach Ablauf möglicher zivilrechtlicher Fristen (z. B. nach dem AGG). Eine längere Speicherung erfolgt ggf. gesperrt.
6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?
Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben oder durch Einwilligung gedeckt ist oder zur Vertragsdurchführung erforderlich wird.
Wenn Software-Anbieter aus Drittländern oder deren Subunternehmer verwendet werden, kann eine Übermittlung – z. B. in die USA – stattfinden.
Für zertifizierte US-Unternehmen gilt das EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO). Bei nicht zertifizierten Unternehmen werden Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO abgeschlossen oder BCRs gemäß Art. 47 DS-GVO verwendet.
7. Welche weiteren Datenschutzrechte bestehen?
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen folgende Rechte:
Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG)
Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde besteht ebenfalls (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).
8. Besteht eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt und ist auch nicht vorgesehen.
9. Werden meine Daten für Profilbildung genutzt?
Eine Profilbildung im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO erfolgt nicht.
10. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren besteht nicht. Die Einschätzung der Eignung kann jedoch eingeschränkt sein, wenn keine ausreichenden Daten zur Verfügung gestellt werden.
Im Falle einer Einstellung werden bestimmte Daten zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erhoben.
11. Welche Widerspruchsrechte bestehen? (Art. 21 DS-GVO)
Gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO basiert, kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden – auch gegen darauf basierendes Profiling. Die Verarbeitung wird dann nicht fortgesetzt, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe oder rechtliche Ansprüche überwiegen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die unter Ziffer 1 genannte Stelle gerichtet werden.
Stand: 01.05.2025
