Intelligente Dokumentenverarbeitung
ACTIWARE.IO IDP
Dokumente verstehen und operativ nutzbar machen
Durchgängige Verarbeitung von der Extraktion bis zur Integration in Fachanwendung
Un- oder teilstrukturierte Dokumente in belastbare, strukturierte Informationen verwandeln
End-to-End
Von der Erkennung zur Aktion
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge, E-Mails – der Dokumentenstrom in Unternehmen ist kontinuierlich, vielfältig und wächst. Viele Lösungen helfen beim Lesen. Wenige helfen beim Handeln. ACTIWARE.IO IDP ist keine OCR-Lösung mit KI-Anstrich. Es ist ein vollständiger End-to-End-Prozess. Dokumente werden in einem durchgängig modellierbaren System erfasst, verstanden, angereichert, geprüft und in Folgeprozesse übergeben.
Genau das löst ACTIWARE.IO IDP
Die Herausforderung
Der Engpass liegt heute nicht mehr in der Texterkennung. Der Engpass liegt in allem, was danach kommt:
Erkannte Daten müssen mit ERP-Stammdaten abgeglichen werden.
Abweichungen müssen erkannt und eskaliert werden.
Ergebnisse müssen in ERP, FiBu oder Workflow-Systeme übergeben werden.
Der gesamte Prozess muss nachvollziehbar, auditierbar und skalierbar sein.
Schritt für Schritt
Die IDP-Prozesskette
Schritt 1
Dokumenteneingang – alle Quellen, ein Prozess
Dokumente kommen aus verschiedenen Kanälen. ACTIWARE.IO empfängt sie alle:
E-Mails (Exchange 365, Exchange OnPrem, IMAP): Inklusive automatischer Anhangtrennung
Dateisysteme und Cloud-Dienste: Ordnerüberwachung, Cloud-Storage
Scan-Dokumente
Drag & Drop Prozessstart und mobiler Upload
Schritt 2
KI OCR – Erkennung mit echtem Verständnis
Das KI OCR-Modul extrahiert Inhalte aus PDFs, Scans, Word- und Excel-Dokumenten sowie Bilddateien mit mehreren kombinierbaren Verfahren:
Klassisches OCR mit KI-Skalierung: Machine-Learning- und Deep-Learning-Modelle für Standarddokumente – ressourceneffizient und präzise.
Vision Language Model (Vision LM): Ein multimodales KI-Modell, das Text und Bild gemeinsam versteht – besonders wertvoll bei Dokumenten mit komplexem Layout und Belegen schwieriger Qualität.
Die Verfahren sind kombinierbar und konfidenzbasiert steuerbar, für das optimale Verhältnis von Leistung, Geschwindigkeit und Preis.
Schritt 3
KI Foundation – Extraktion, Klassifizierung, Analyse
Die KI Foundation macht Künstliche Intelligenz zu einem zuverlässigen Prozessbaustein – mit klar definierten Ein- und Ausgaben, strukturierten Ergebnissen und vollem Testumfang im Designer.
Typische Funktionen im IDP-Kontext:
Extraktion von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
Klassifizierung von Dokumenttypen
Erkennung von Organisationen, Personen, Daten und Beträgen
Inhaltliche Bewertung
Semantische Zuordnung zu Unternehmensobjekten
Multi-Model-Support: Cloud-Modelle, lokale LLMs (On-Premises) oder Private-Cloud-Instanzen
Schritt 4
Agentic Tools – ERP-Datenabgleich
Extrahierte Daten müssen oft mit Bestandsdaten aus ERP und CRM abgeglichen werden. Agenten übernehmen das automatisch mit unterschiedlichen Auflösungsstrategien:
Exakte Suche über Schlüssel, IDs, Steuernummern und IBAN
Ähnlichkeitssuche bei Tippfehlern, Formatvarianten und Namensabweichungen
Semantische KI-Suche für inhaltlich ähnliche Ergebnisse
Agenten können mehrere Prüfschritte koordinieren, Abweichungen erkennen und die weitere Verarbeitung steuern – alles modellierbar im No-Code Designer.
Schritt 5
IO Validation – der Mensch im Prozess
Zu schwache Ergebnisse? Zwingende Prüfschritte? IO Validation schafft den kontrollierten Übergabepunkt zwischen KI und Sachbearbeiter*in.
Die Validierungsoberfläche zeigt:
Originaldokument
Erkannte und extrahierte Daten
Hervorgehobene Unstimmigkeiten und fehlende Pflichtfelder
Ergebnisse des ERP-Abgleichs
Sachbearbeiter*innen können Korrekturen vornehmen und den Beleg kontrolliert freigeben. Mit dem gezielten Einsatz menschlicher Prüfung dort, wo Automatisierung an Grenzen stößt, werden durchgängige Prozesse Realität und Vertrauen geschafft.
Schritt 6
DataTransformation & ERP-Übergabe
Das letzte Glied der Kette: Die aufbereiteten Daten werden frei modellierbar und mit fertigen Integrationen in das Zielsystem übergeben.
Die ERP-Übergabe nach Rechnungsfreigabe mit FlexInvoice:
SAP S/4HANA (ODATA/SOAP), SAP ECC (RFC), SAP Business One
Microsoft Dynamics 365 BC, Dynamics NAV
ABAS ERP, DATEV, infor M3, APplus, ProAlpha
Integration in ECM & Workflow: Integration in ELO ECM, Microsoft SharePoint und andere Systeme.
DataTransformation für Übergaben, die kein Standardweg abdeckt: Feldzuordnungen, Umstrukturierungen und Transformationsregeln werden visuell konfiguriert – ohne Programmieraufwand.
Typische Einsatzfelder
- Kundenaufträge
Verarbeiten von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
Abgleich mit dem Artikelstamm, aktuellen Preisen und kundenindividuellen Konditionen
Extraktion von Lieferterminen und -adressen
Anlage des Verkaufsauftrags im ERP
- Lieferanten-AB
Verarbeiten von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
Automatischer Abgleich mit eigenen Bestellungen (Einkauf)
Erkennung von Abweichungen bei Preisen, Mengen und Lieferterminen
Extraktion von Artikelnummern und Lieferbedingungen
ERP-Übergabe
- Post- & Dokumenteneingang
Klassifizierung, Zuordnung, Bewertung von Dringlichkeit und Kritikalität
Workflowzuordnung
Weiterleitung
- Lieferscheine
Auslesen von Artikelpositionen, Mengen, Chargennummern und Seriennummern
Abgleich mit der offenen Bestellung im ERP-System
Protokollierung von Abweichungen
Initiierung der Wareneingangsbuchung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
Extraktion von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
Automatischer Abgleich gegen Bestellung oder Wareneingang
Prüfung von Steuersätzen, IBAN und Zahlungsbedingungen und nach § 14 UStG
ERP-Übergabe und/oder Start des Freigabeworkflows
- Verträge & Antragsdokumente
Extraktion und Klassifizierung mit Plausibilitätscheck
Riskoanalyse
Automatische Ablage
Workflowstart
Sie entscheiden
Cloud oder On-Premises?
Die Bereitstellung erfolgt flexibel in der Cloud oder On-Premises über ACTIWARE RUN. Damit passt sich die Lösung an Ihre Anforderungen an, insbesondere in Bezug auf:
IT-Strategie
Datenschutz und Compliance
Performance
Betriebsmodell
Skalierung
Ob in einer modernen Cloud-Architektur oder in einer kontrollierten lokalen Umgebung: Die Lösung lässt sich passend zu Ihrem organisatorischen und technischen Rahmen betreiben.
Auf einen Blick
End-to-End – nicht nur Erkennung, sondern vollständiger Prozess bis zur ERP-Übergabe
Modellierbar – jeder Schritt im No-Code Designer konfigurierbar, testbar, dokumentierbar
Agenten-gestützt – intelligenter Datenabgleich ohne starre Mapping-Tabellen
Human-in-the-Loop – IO Validation genau dort, wo Automatisierung nicht ausreicht
Skalierbar – von einigen hundert bis zu hunderttausenden Dokumenten pro Monat
Souverän – On-Premises-Betrieb für alle KI-Komponenten möglich
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