Vom automatisierten Erkennen zum autonomen Verarbeiten
AI Invoicing
Kontextsensitive Verarbeitung mit KI statt bloßer Datenerkennung von Rechnungen
Für alle gängigen Rechnungsformate geeignet – von E-Rechnung bis Scan
Durchgängig – von der Extraktion bis zur ERP-Integration
Der nächste Evolutionsschritt
Eingangsrechnungsmanagement der nächsten Generation
Während moderne Systeme Daten nur matchen, nutzt AI Invoicing LLM-basiert Intelligenz, native E-Invoicing-Prozesse und KI-Agenten, um Rechnungen kontextuell zu verstehen, logisch zu prüfen und automatisch zu verarbeiten.
KI mit Urteilsvermögen
Der nächste Meilenstein im Rechnungseingang
Die rein statistische Datenerkennung stößt dort an ihre Grenzen, wo erweitertes Urteilsvermögen gefragt ist: bei komplexen Positionsstrukturen, unklaren Belegkontexten oder Abweichungen in den ERP-Stammdaten. Gleichzeitig bleibt der Rechnungseingang in der Praxis hybrid. Während inländische B2B-Belege zunehmend digital eintreffen, treffen Auslandsrechnungen, Reisebelege oder kleinere Rechnungen weiterhin als PDF oder Scan ein.
Das KI-gestützte Eingangsrechnungsmanagement verarbeitet klassische Belege genauso wie E-Rechnungen und kombiniert die semantische Kraft von LLM mit agentischen Funktionen. Das System liest nicht nur Daten aus – es versteht die logischen Zusammenhänge eines Belegs und leistet schrittweise eine völlig neue Form der automatischen Verarbeitung.
Der entscheidende Unterschied: Anstatt Daten starr zu extrahieren oder isolierte Tools für verschiedene Kanäle zu nutzen, greift hier ein einheitlicher, intelligenter End-to-End-Prozess. Dieser bewertet Daten kontextuell, führt automatische Abgleiche mit den Unternehmensdaten durch und übergibt qualitätsgeprüfte Datensätze an das ERP-System oder die Finanzbuchhaltung.
Zukunftssicher
Native E-Rechnungs-Verarbeitung im Kern
Mit der gesetzlichen E-Rechnungspflicht wandelt sich der Rechnungseingang. Die Plattform ACTIWARE.IO ist darauf ausgelegt, elektronische Formate blitzschnell zu validieren, zu übersetzen und nahtlos mit KI-gestützten Workflows zu verarbeiten.
Konformität und Tiefe für moderne Standards
Das System verarbeitet alle gängigen digitalen Formate direkt und ohne Medienbruch:
XRechnung & ZUGFeRD: Vollständige Validierung gemäß der europäischen Norm EN 16931. Die Plattform extrahiert die strukturierten XML-Daten direkt im Prozess und stellt sie ohne Umwege für die Weiterverarbeitung bereit.
Swiss QR-Bill: Zuverlässige Verarbeitung des Schweizer Zahlungsstandards inklusive automatischer Auslesung aller Swico-S1-Daten.
Semantisches Datenmapping: Die strukturierten XML-Daten der E-Rechnungen werden präzise und intelligent auf die internen fachlichen Begriffe (wie Rechnungsnummer, Lieferant, Steuersatz oder Zahlungsziel) übersetzt.
Flexibilität statt Standard-Korsett
Neben einem sofort einsatzbereiten Standard-Mapping lässt sich die Verarbeitungslogik im integrierten No-Code Designer flexibel an individuelle Anforderungen anpassen:
Lieferantenspezifisches Routing und Sonderbehandlung bestimmter Rechnungstypen
Auslesen und Validieren zusätzlicher nationaler oder kundenspezifischer XML-Felder
Die Kernkomponenten
Zukunftsfähige Rechnungsprozesse
Hybrid-Eingang: E-Invoice trifft auf LLM-Extraktion
Egal über welchen Kanal Rechnungen das Unternehmen erreichen – sei es als strukturierte E-Rechnung (XML), per Mail-Anhang, über eine Cloud-Schnittstelle oder als klassischer Scan: Das System zentralisiert den Eingang vollständig automatisiert.
Strukturierte Daten (E-Invoices): Direkte, ultraschnelle XML-Extraktion und formale Validierung.
Unstrukturierte Daten (PDF, Papier, Bild): Spezielle KI-Modelle, Vision Language Models und moderne LLMs extrahieren Daten und verstehen den Beleg kontextuell.
Souveräne Modellwahl: Cloud oder On-Premises
Maximale Flexibilität durch Multi-Model-Support. Die Rechenleistung lässt sich exakt steuern: Für die KI-Extraktion können hochmoderne Cloud-Schnittstellen genutzt oder dedizierte LLMs komplett On-Premises in der eigenen Infrastruktur betrieben werden – für 100% Datensouveränität und Compliance.
Agentic Tools: Autonomer Abgleich mit ERP
Intelligente KI-Agenten übernehmen den automatischen Abgleich von extrahierten Daten mit den ERP-Bestandsdaten.
Semantische Ähnlichkeitssuche: Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen oder Formatvarianten bei Lieferantennamen und Artikelnummern werden eigenständig und logisch aufgelöst.
Automatisierter Compliance-Check: Integrierte Prüfung nach § 14 UStG sowie der automatische Abgleich von Steuersätzen, IBANs und Zahlungsbedingungen.
Human-in-the-Loop: Intuitive Validierung mit KI-Assistenz
Wo die Automatisierung an vordefinierte Grenzen stößt oder eine manuelle Freigabe erforderlich ist, sorgt eine intuitive Validierungsoberfläche für maximale Effizienz.
Smarte Oberfläche: Die Sachbearbeitung sieht das Originaldokument und die extrahierten Daten direkt nebeneinander. Unstimmigkeiten oder fehlende Pflichtfelder werden visuell hervorgehoben.
KI-gestützte Korrektur: Intuitive Assistenten unterstützen bei der Freigabe, reduzieren die manuelle Prüfzeit und sichern eine makellose Datenqualität vor der Übergabe.
Nahtlose ERP-Übergabe & Workflow-Integration
Nach der erfolgreichen Validierung und Freigabe werden die qualitätsgeprüften Datensätze direkt und ohne Medienbruch an die führenden Systeme übergeben.
Direkte Integrationen: ABAS, APplus, Infor M3, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV, Proalpha, SAP (S/4HANA, ECC, Business One)
Flexible Workflows: Perfekte Vernetzung mit bestehenden ECM- und Workflow-Systemen
Individuelle Datenanpassung per No-Code: Ohne separaten Integrationsaufwand können Rohdaten im Designer grafisch aufbereitet und flexibel an unterschiedliche Zielsysteme (z. B. via REST, OData, SOAP, SQL oder CSV) übergeben werden
Auf Knopfdruck
GoBD-Konformität & KI-Transparenz
Sowohl die gesetzlichen Vorgaben der GoBD als auch die strengen Transparenzregeln des EU AI Acts für den verantwortungsvollen Einsatz von KI fordern heute Nachvollziehbarkeit. ACTIWARE.IO bietet hierfür eine integrierte, automatisierte Dokumentation, welche die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation im Rechnungswesen unterstützt.
- Soll-Dokumentation
Automatische Beschreibung des technischen und inhaltlichen Systemaufbaus inklusive aller Datenzugriffe, KI-Modellnutzungen und Konfigurationen.
- Ist-Dokumentation
Protokollierung aller ausgeführten KI- und Integrationsschritte im Echtbetrieb für eine lückenlose Nachweisbarkeit.
- Auditierungsbereit per Klick
Automatisiert generierte Dokumentationen sorgen für nachvollziehbare Prozesse, entlasten bei Audits und senken den Dokumentationsaufwand drastisch.
Cloud oder On-Premises
Flexibilität nach individuellen Compliance-Regeln
Die volle Kontrolle über Daten und IT-Strategie bleibt stets gewahrt. Die zukunftsweisende Architektur lässt sich exakt an spezifische Sicherheits- und Performance-Anforderungen anpassen:
Cloud-Szenario: Maximale Skalierbarkeit und sofortige Verfügbarkeit modernster Sprachmodelle
On-Premises-Szenario: Betrieb der gesamten KI-Infrastruktur und der LLM-Modelle lokal in der kontrollierten eigenen Umgebung
Auf einen Blick
LLM-basiertes Eingangsrechnungsmanagement – vom Erkennen zum kontextuellen Verstehen
Native E-Rechnungs-Verarbeitung für XRechnung, ZUGFeRD und Swiss QR-Bill gemäß EN 16931
Hybrid-Eingang für alle Formate – strukturierte E-Invoices (XML) und unstrukturierte Belege (PDF, Scan)
Wahlweise Cloud-Betrieb oder 100% On-Premises für maximale Datensouveränität
Autonomer ERP-Abgleich durch KI-Agenten mit semantischer Ähnlichkeitssuche und Compliance-Check
Automatisierte GoBD- und EU AI Act-konforme Dokumentation – auditierungsbereit per Klick
Nahtlose Integration in führende ERP-Systeme und flexible Workflow-Anbindung via No-Code Designer
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