Mit Kontextintelligenz
Die richtigen Entscheidungen treffen
Wissen nutzen
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Unternehmen verfügen heute über mehr Daten, Dokumente und digitales Wissen als je zuvor. Kundeninformationen liegen im ERP oder CRM, Verträge im ECM-System, technische Unterlagen auf Netzlaufwerken, Abstimmungen in E-Mails, Prozesswissen in Köpfen oder Wissensdatenbanken. Wissen ist vorhanden, aber schwer erreichbar. Im Arbeitsalltag entsteht dadurch ein wiederkehrendes Muster: Sobald eine Entscheidung ansteht, beginnt die Suche nach den „richtigen“ Informationen. Sachbearbeiter*innen wechseln zwischen Systemen, öffnen unzählige Tabs, vergleichen Dokumentenstände und rekonstruieren die Vorgangshistorie mühsam aus E-Mails und Tickets.
Genau hier liegt für Unternehmen die Herausforderung: Die passende Information muss im richtigen Moment verfügbar sein. Wissen, das erst gesucht und bewertet werden muss, kostet Zeit. Entscheidungen dauern länger, Mitarbeitende sind überfordert, Fehler schleichen sich ein, Kunden warten auf Antworten und wertvolle Arbeitszeit fließt in Recherche statt in Wertschöpfung. Das Problem liegt damit nicht primär im fehlenden Wissen, sondern in der schnellen Verfügbarkeit.
Die Kernidee
Entscheidungen brauchen Kontext
Niemand braucht noch eine Software, die isolierte Daten sammelt. Was fehlt, ist der Überblick: Wer an einem Vorgang arbeitet, muss sofort sehen, was dahintersteckt, was vereinbart wurde und wo die aktuellen Prioritäten liegen. Diese Informationen im jeweils aktuellen Zusammenhang machen aus Daten nutzbare Entscheidungen. Kontext ist dabei der entscheidende Hebel.
Kontextintelligenz bedeutet: Assistenzsysteme, die verstehen, woran eine Person gerade arbeitet – etwa an welchem Kunden, welchem Auftrag oder welchem Vorgang – und dazu passende Informationen, Dokumente und Handlungsmöglichkeiten bereitstellen. Es gilt nicht möglichst viel, sondern das, was relevant ist darzustellen.
Drei Wege
Intelligente Unterstützung im Arbeitsalltag
ACTIWARE.IO verbindet bestehende Systeme und macht Informationen im Arbeitskontext nutzbar. Dafür lassen sich drei Wege unterscheiden, die auf demselben Informationsraum aufbauen, aber unterschiedliche Ziele verfolgen:
Informationen, bevor jemand danach sucht
1. Die kontextsensitive Sidebar
Ob Kundenservice, Vertrieb oder Einkauf: Wer im ERP- oder CRM-System einen Vorgang öffnet, verliert oft Zeit mit der Suche nach den passenden Unterlagen. Die Sidebar blendet relevante Verträge, Rechnungen, E-Mails oder Stammdaten automatisch am Bildschirmrand ein – passgenau zum aktuellen Datensatz. Keine manuelle Suche, kein Systemwechsel. Dank klarer Berechtigungskonzepte sehen Mitarbeitende dabei immer nur genau das, was für ihre Rolle freigegeben ist.
Gleichzeitig lassen sich Handlungen direkt aus dem Arbeitskontext heraus ausführen: Dokumente ablegen, E-Mails versenden, Dokumente erstellen, Workflows starten oder Informationen an andere Systeme übergeben.
Wissen auf Abruf mit Unternehmensbezug
2. Der KI-Assistent
Der KI-Assistent geht einen Schritt weiter: Statt Dokument- und Datenquellen manuell zu durchforsten, stellen Teams ihre Fragen einfach in natürlicher Sprache.
„Welche offenen Positionen gibt es bei diesem Kunden?“
„Fasse die bisherige Kommunikation zusammen.“
„Was müssen wir bei diesem Vertrag besonders beachten?“
Der KI-Assistent führt Informationen aus verschiedenen Systemen zusammen und formuliert daraus verständliche Antworten. Dazu zählen Dokumente aus ECM-Systemen, SharePoint, interne Wissensdatenbanken, oder auch Daten aus ERP- und CRM-Systemen. Die KI wird nicht isoliert eingesetzt, sondern mit dem Unternehmenskontext verbunden.
Der Assistent findet nicht nur, er ordnet ein, fasst zusammen und bringt Informationen in eine nutzbare Form. Er kann vollständig On-Premises auf der eigenen Infrastruktur betrieben werden. Das Unternehmenswissen muss also nicht an externe Cloud-Dienste übergeben werden.
Aus Kontext werden Handlungen
3. Der KI-Agent
Während ein Assistent auf Fragen antwortet, setzt der KI-Agent Aufgaben eigenständig um. Seine Stärke liegt im Verständnis des Gesamtzusammenhangs: Er weiß, in welchem Prozess er sich befindet, welche Kundendaten relevant sind und welche Regeln gelten. Auf dieser Basis steuert er mehrere Systeme gleichzeitig an, prüft Zwischenergebnisse und leitet situativ den besten nächsten Schritt ein. Er folgt keinen starren Wenn-dann-Routinen, sondern reagiert dynamisch auf den Arbeitskontext. Als digitaler Zuarbeiter recherchiert er, bereitet Entscheidungen vor und entlastet das Team – die Kontrolle bleibt jederzeit beim Menschen.
Warum das wichtig ist:
Geschäftsvorgänge laufen in der Realität selten immer gleich
Informationen können fehlen oder unterschiedlich vorliegen
Zwischenergebnisse beeinflussen die nächsten Schritte
Agenten können mit diesen Situationen umgehen, weil sie den Kontext berücksichtigen und das Vorgehen anpassen, ohne dass Unternehmen blind Kontrolle abgeben.
Zwei typische Szenarien:
- Angebot vorbereiten
Aufträge nachschlagen, Kundenhistorie aus dem CRM prüfen, aktuelle Positionen aus dem ERP berücksichtigen, relevante Vertragsinformationen aus dem ECM nutzen und daraus eine strukturierte Angebotsgrundlage erstellen.
- Korrespondenz verarbeiten
Eingehende E-Mails analysieren, Handlungsbedarf erkennen, die Nachricht dem passenden Geschäftsvorgang zuordnen, relevante Dokumente und Daten verknüpfen und die Ergebnisse für den zuständigen Mitarbeitenden aufbereiten.
Assistenz, Agenten und Kontext
Drei Wege, ein Ziel
Der große Vorteil von ACTIWARE.IO liegt nicht nur in einzelnen Funktionen. Entscheidend ist das Zusammenspiel. Am Ende geht es um dasselbe: Mitarbeitende sollen nicht mehr Zeit verlieren – weder beim Suchen, noch beim Prüfen oder beim Zusammenbauen von Zusammenhängen.
ACTIWARE.IO zeigt mit Sidebar, KI-Assistent und KI-Agent einen praxisnahen Weg vom reinen Suchen hin zum intelligent unterstützten Arbeiten. Die Sidebar liefert den schnellen Überblick, der KI-Assistent formuliert die Antwort auf Basis Ihres Unternehmenswissens und der KI-Agent übernimmt Aufgaben bis zur gewünschten Ergebnisstufe. So gewinnen Unternehmen Zeit zurück und treffen Entscheidungen schneller, fundierter und absolut nachvollziehbar.
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