Hänsch GmbH

Mit dem Unternehmenswachstum kamen neue Herausforderungen: Mehr Mitarbeitende, komplexere Lieferketten, standortübergreifende Projekte und Prozesse, die über Jahre hinweg organisch gewachsen waren. Was im kleineren Rahmen funktionierte, stieß an Grenzen. Papierbasierte Rechnungsläufe, manuelle Freigabeprozesse, Informationen verteilt auf verschiedene Systeme und Ordner.

„Wie schaffen wir es als Unternehmen, dass relevante Informationen immer zum richtigen Zeitpunkt zur richtigen Person gelangen?", beschreibt Marc Seibel, Projektleiter bei Hänsch GmbH, die zentrale Fragestellung. Was Hänsch dafür brauchte, war ein ganzheitliches Dokumentenmanagement mit automatisiertem Eingangsrechnungsworkflow, integriert in das ERP-System Sage Office Line – um Datensilos aufzubrechen, Informationen durchgängig verfügbar zu machen und die Grundlage für eine vernetzte digitale Prozesslandschaft zu schaffen.

Auf der Suche nach der passenden Lösung sichtete Hänsch verschiedene ECM-Systeme am Markt. Dafür entwickelte das Unternehmen einen eigenen Kriterienkatalog und definierte konkrete User Stories, um Anforderungen präzise bewerten und vergleichen zu können. Mehrere Partner und Anbieter wurden auf dieser Basis systematisch geprüft. Besonders die nahtlose Integration in das bestehende ERP Sage stellte eine klare Prämisse im Such- und Auswahlprozess einer passenden ECM-Lösung und eines geeigneten Digitalisierungspartners dar.

Nach intensiven Vorführungen und Evaluierungen fiel die Wahl auf ACTIWARE. Ausschlaggebend waren nicht nur die leistungsstarken ELO ECM Lösungen – bestehend aus der ELO ECM Suite und dem ELO Business Logic Provider (ELO BLP) – sondern insbesondere die überzeugende Beratung und nachweisliche Expertise in der Integration von ELO in Sage. Das Ergebnis: Ein Perfect Match – fachlich wie menschlich.

Nachdem Informationen nun intelligent verfügbar waren, startete Hänsch mit der Business Solution ELO Invoice den nächsten Schritt zur durchgängigen Prozessdigitalisierung. Die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sollte durch einen vollautomatisierten Workflow ersetzt werden – von der Wareneingangsprüfung über die Rechnungsfreigabe bis zur Skontoberücksichtigung.

Das Herzstück der Lösung bildet der ELO DocXtractor. Per OCR-Erkennung werden die Inhalte eingehender Rechnungen automatisch erkannt, die Belege klassifiziert und deren Inhalte auf Plausibilität geprüft. Die extrahierten Rechnungsdaten fließen direkt in den Verarbeitungsprozess. Die Lösung steuert den gesamten Lebenszyklus eingehender Rechnungen – vom Eingang über die Erfassung und Prüfung bis zur Freigabe.

Das Projektteam setzte die Lösung zweigeteilt um, denn: Die Finanzbuchhaltung verarbeitet Eingangsrechnungen, der Einkauf bearbeitet die Einkaufsrechnungen – mit klar definierten, rollenbasierten Zugriffen. „Die Zeiten, in denen wir Rechnungen in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch weiterreichen, sind vorbei. Bearbeitungszeiten und Prozesskosten haben wir mit ACTIWARE signifikant gesenkt, Rechnungsverluste sind praktisch ausgeschlossen. Und das Beste: Lange Suchen nach Dokumenten gehören endgültig der Vergangenheit an", bringt Marc Seibel die Veränderung auf den Punkt.

Die Umsetzung des Eingangsrechnungsmanagements direkt im Anschluss an das Kernprojekt war kein Zufall. Hier passten die Wünsche und die zielstrebig verfolgten Prozessverbesserungen perfekt zur Einführungsstrategie von ACTIWARE für komplexere Lösungsthemen: Das bausteinartige Einführungskonzept FastPass ermöglichte die nahtlose und problemlose Digitalisierung weiterer Bereiche wie des Vertrags- und Personalmanagements.

Dank erprobter Standards funktionierte dies mitten im laufenden Betrieb – und immer mit Blick auf einen überschaubaren Projektumfang sowie messbaren Mehrwert für das wachsende Unternehmen.

Im Rahmen der gemeinsamen Digitalisierungs-Roadmap rückte anschließend das Vertragsmanagement in den Fokus. Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern und Kunden waren über verschiedene Ablageorte verteilt. Kündigungsfristen ließen sich nicht systematisch überwachen, Konditionsanpassungen wurden reaktiv statt proaktiv verhandelt. Compliance-Anforderungen und Zertifizierungen erforderten zudem eine lückenlose Dokumentation aller Vertragsinhalte.

ACTIWARE implementierte mit der Business Solution ELO Contract eine zentrale Vertragsplattform, die sämtliche Verträge strukturiert abbildet. Das integrierte Vertragsmanagement-Cockpit liefert die entscheidenden Informationen auf einen Blick: Welche Verträge laufen aus? Welche Kündigungsfristen stehen an? Welche Konditionen können neu verhandelt werden? Die intuitive Kalenderansicht macht Fristen sichtbar – proaktiv statt reaktiv.

Heute sorgen automatische Erinnerungen dafür, dass die Fachabteilung Kündigungsfristen immer präsent hat. Konditionsverhandlungen können rechtzeitig vorbereitet werden. Compliance-Nachweise sind jederzeit abrufbar. Aus reaktivem Verwalten wurde aktives Steuern – mit messbarem Einfluss auf Kosten und Risikominimierung.