Referenz
Jansen AG
Das Projekt auf einen Blick
- Branche
Metall-, Stahl- und Kunststoffindustrie
- Unternehmensgrösse
> 600 Mitarbeiter*innen
- Facts
Vollintegriertes DMS, automatisiertes Arbeiten durch Workflows, ausgereifte Suchfunktionen, Integration MS Teams und Microsoft Dynamics 365 FO
- Module
ELO ECM Suite, ELO Business Logic Provider, ELO Business Connect, ACTIWARE.IO Microsoft 365 Teams
Technik, die verbindet
Jansen AG – Innovation und Qualität seit über 100 Jahren
Die Jansen AG mit Hauptsitz in Oberriet (Schweiz) ist ein international tätiges Familienunternehmen in dritter Generation. Sie entwickelt und produziert Systemlösungen für die Bau- und Kunststoffindustrie und beschäftigt rund 600 Mitarbeitende an mehreren Standorten in Europa, Asien und den USA.
Jansen steht für Schweizer Qualität, technische Präzision und nachhaltiges Denken. Der Fokus liegt auf langlebigen Produkten, partnerschaftlicher Zusammenarbeit und auf einem hohen Anspruch an Funktionalität, Gestaltung und Verantwortung gegenüber Umwelt und Gesellschaft.
Im Rahmen der digitalen Transformation nahm die Unternehmensleitung im Sommer 2024 erkannte Optimierungsmöglichkeiten im Bereich Informations- und Prozessmanagement in den Fokus.
Von der Ablage zur Informationsplattform
Ablösung des bestehenden DMS-Systems
Die bisher verwendete DMS-Lösung erwies sich nach Einschätzung der Verantwortlichen bei Jansen als zu wenig nützlich und nicht flexibel genug: Dokumente wurden zwar archiviert, jedoch mit zu geringer Integrationstiefe und ohne Workflowfunktionen. Im Rahmen der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (D365 FO) und der Integration einer übernommenen Unternehmung in Deutschland stand die Jansen AG vor der Herausforderung, eine passende Lösung zu etablieren.
Strategische Entwicklung
Seitens der Entscheider war man von der Notwendigkeit einer strategischen Weiterentwicklung überzeugt: Die Investition in ein fortschrittliches ECM-System erwies sich als entscheidend, um die digitalen Möglichkeiten des Unternehmens weiterzuentwickeln.
Klare Vorstellungen an das Projekt
Das neue System musste sich problemlos in vorhandene ERP-Strukturen einbinden lassen, mandantenfähig sein und über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Mit einem Kriterienkatalog begann die Recherche nach einer leistungsstarken Systemlösung sowie einem kompetenten Umsetzungspartner, mit der Aufgabenstellung, das Projekt zügig zu realisieren.
Wertvolle Praxiserfahrungen
Entschieden für Effizienz
Bei der Auswahl des Partners spielten die überzeugende Lösungskompetenz und eine klare Digitalisierungsstrategie eine entscheidende Rolle.
Die Entscheidung für ACTIWARE fiel nach einer Marktanalyse und dem Vergleich mehrerer Anbieter. Ausschlaggebend waren neben der technologischen Tiefe der vorgestellten Lösung insbesondere die nachgewiesene Erfahrung mit komplexen Integrationsszenarien rund um Microsoft Dynamics 365. ACTIWARE überzeugte durch die gewünschte, klare Digitalisierungsstrategie, fundiertes Know-how im Umgang mit mandantenfähigen ECM-Architekturen sowie einer hohen Beratungskompetenz im Projektvorgespräch.
Ein ebenfalls entscheidender Faktor: Die deutsche Tochtergesellschaft nutzte bereits erfolgreich ELO als Dokumentenmanagement-System. Hier konnte auf wertvolle Praxiserfahrungen zurückgegriffen und die Tauglichkeit von ELO als Konzernlösung live erfahren werden – eine wertvolle Grundlage auch für die Projektplanung.
„Mit der Einführung von ELO und der Sidebar konnten wir die Dokumentenablage von einer toten Ablage zu einem lebendigen, mit dem ERP verbundenen System transformieren. Die automatisierten Prozesse entlasten uns spürbar, und die Nutzerakzeptanz ist durchwegs sehr hoch.“
ELO im laufenden Betrieb etabliert
Implementiert. Integriert. Etabliert
Die Aufgabenstellung für ACTIWARE war klar: eine zügige Realisierung durch professionelles Projektmanagement. Fünf Monate nach dem Projektstart konnte so bei der Jansen AG bereits produktiv mit ELO gearbeitet werden. Die Einführung begann mit der zentralen Ablage- und Workflowlösung für den Hauptsitz und überzeugte sofort durch die nahtlose Integration in die bestehenden ERP-Prozesse.
Die hohe Akzeptanz und die unmittelbaren Effizienzgewinne führten schnell zur Entscheidung, ELO konzernweit einzuführen. Gemeinsam mit ACTIWARE wurde der Rollout geplant und einheitlich in allen Gesellschaften umgesetzt.
Besonderes Augenmerk lag auf der Umsetzung einer komplexen Rechte- und Mandantenstruktur, um mehreren Unternehmen eine parallele Nutzung mit klarer Datentrennung zu ermöglichen. Auch die Verarbeitung großer CAD-Dateien wurde erfolgreich realisiert.
Dokumentenmanagement direkt im ERP-Prozess
Anbindung von Microsoft D365 F&O
Ein zentrales Auswahlkriterium für Jansen war die tiefgehende Integration von ELO ECM mit ELO BLP in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, die den hohen Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose, prozessnahe Dokumentenverarbeitung direkt im ERP-System.
Digitales Rückgrat
Der ELO Business Logic Provider (BLP) unterstützt Jansen dabei, spezifische Anforderungen im ECM-Kontext ganzheitlich umzusetzen und ein digitales Rückgrat für das Unternehmen zu schaffen. Mit dem ELO BLP Designer werden Datensammlung, Integration, Automatisierung und Datenhaltung in einer zentralen Umgebung modelliert.
Die Teilkomponente „Sidebar“ liess sich nahtlos an das ERP-System anbinden und überzeugte die Anwender der Jansen AG vor allem durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche. Sie ermöglicht eine einfache, schnelle und effiziente Arbeit mit Dokumenten – direkt im gewohnten System. Diese Komponente revolutionierte die bisherige passive Ablage, indem sie eine aktive Unterstützung im Arbeitsalltag der Nutzer bietet – weit mehr als nur Archivierung.
Die „Sidebar“ als aktiver Begleiter
Als aktiver Begleiter spart die „Sidebar“ Klicks und Programmwechsel. Informationen stehen direkt zur Verfügung, Anpassungen und Dokumente können direkt ins ELO ECM-System übernommen und weiterverarbeitet werden. Diese Funktionalität sorgt besonders in den Bereichen Vertrieb, Logistik und Buchhaltung für durchgängige, medienbruchfreie Abläufe.
Durch diese Integration konnte Jansen signifikante Effizienzgewinne erzielen: Die tägliche Arbeit wurde durch die vereinfachte Handhabung und die Automatisierung von Prozessen spürbar beschleunigt, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer höheren Transparenz in den Abläufen führte.
Prozesse automatisiert – Zeit gespart, Transparenz gewonnen
Hohe Akzeptanz und messbarer Nutzen
Aktuell arbeiten mehr als 114 Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Logistik und technischer Beratung mit ELO ECM. Monatlich werden rund 35.000 neue Dokumente mit dem System verarbeitet, insgesamt werden bereits über 2.5 Millionen Dokumente effizient verwaltet.
Automatisierte E-Mail-Ablage
Die abteilungsübergreifende Verfügbarkeit der Dokumente, die zentrale Ablage und die strukturierte Auffindbarkeit sorgen in allen Bereichen für Klarheit und Effizienz. Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte E-Mail-Ablage, die eine schnelle Zuordnung eingehender Dokumente ermöglicht und so die Bearbeitungszeit für eingehende Bestellungen und Rechnungen deutlich verkürzt. Auch der Gutschriftenworkflow hat dazu beigetragen, die manuellen Eingriffe im Verkauf zu reduzieren und so die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu steigern.
Organisatorische Verbesserungen
Die Lösung wird bereits erfolgreich in mehreren Tochtergesellschaften eingesetzt und hat sich dort als ebenso effektiv erwiesen. Die positiven Rückmeldungen aus den Fachabteilungen bestätigen, dass die Einführung von ELO ECM nicht nur ein technischer Erfolg war, sondern auch die organisatorischen Abläufe erheblich verbessert hat.
„Die Integration von ELO in das D365 ERP-System hat unsere Abläufe erheblich optimiert. Das System überzeugt durch seine Benutzerfreundlichkeit, eine schnelle Suchfunktion und eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Partner.“
Gamechanger im Alltag – ELO in Microsoft Teams
Microsoft Teams-Integration
Nach der erfolgreichen Einführung und den durchweg positiven Erfahrungen wird nun der nächste Schritt in der digitalen Zusammenarbeit umgesetzt: die direkte Integration von ELO in Microsoft Teams. Damit wird die Nutzung noch intuitiver – Dokumente stehen genau dort zur Verfügung, wo Kommunikation und Teamarbeit ohnehin stattfinden.
ACTIWARE.IO-Modul Microsoft 365 Teams
Mitarbeitende greifen auf ELO-Dokumente direkt aus Teams zu, bearbeiten Inhalte gemeinsam und bleiben dabei vollständig im gewohnten Arbeitsumfeld – ohne Medienbruch oder Systemwechsel. Die enge Verzahnung der Systeme erleichtert die tägliche Zusammenarbeit erheblich und stärkt die Akzeptanz der Lösung im Arbeitsalltag.
Erste Rückmeldungen aus den Fachbereichen sind sehr positiv: Die Möglichkeit, Dokumente direkt in Teams zu bearbeiten und im Kontext der jeweiligen Kommunikation zu diskutieren, wird als echter Mehrwert wahrgenommen – einfach, intuitiv und effizient.
Eingesetzte Lösungen
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