Schenker Storen Gruppe

Die Schenker Storen Gruppe mit Hauptsitz in Schönenwerd ist ein führender Hersteller im Bereich Storen und Sonnenschutz. Mit über 30 Standorten in der Schweiz sowie Tochtergesellschaften in Deutschland und Frankreich beschäftigt die Gruppe mehrere hundert Mitarbeitende. Doch diese weitreichende Struktur brachte eine wachsende Herausforderung mit sich: Zunehmend komplexe Informationsflüsse, auch zwischen den Ländern stiessen an ihre Grenzen. Manuelle Abläufe, verzögerte Postwege und lokale Dateninseln erschwerten die standortübergreifende Zusammenarbeit und bremsten die Transparenz innerhalb der Gruppe aus.

Nach einer fundierten Marktanalyse fiel die Wahl auf die Kombination aus ACTIWARE und ELO. Im Fokus der Betrachtung stand dabei die Beherrschung einer anspruchsvollen Systemlandschaft: Die neue Lösung musste als technologisches Bindeglied zwischen Microsoft Dynamics F&O, SharePoint, dem CRM-System und Microsoft Office fungieren. Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor war zudem der Investitionsschutz: Die Plattform sollte bereits die konzernweite ERP-Neuausrichtung auf IFS ab 2027 vorbereiten. 

Ausschlaggebend waren sowohl die Leistungsfähigkeit der Technologie als auch die Kompetenz von ACTIWARE, Workflows selbst in dieser anspruchsvollen Systemlandschaft stabil zu realisieren. „Wir spürten sofort, dass ACTIWARE unsere Sprache spricht – praxisnah, lösungsorientiert und mit Blick für das gesamte Ökosystem“, so Bürgin. 

Den operativen Auftakt bildete die Einführung von ELO Invoice für den konzernweiten Kreditorenworkflow. Dieser Prozess wurde bewusst als Startprojekt gewählt, da er durch seine enorme Schnittstellenvielfalt, die Anwenderanforderungen und die strengen Anforderungen an Compliance und Transparenz die höchste Komplexität aufwies. Heute steuert der Workflow den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung: Von der automatisierten Erfassung und KI-gestützten Datenerkennung bis hin zur gezielten, schrittweisen Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter zur Prüfung und Freigabe.

In enger Abstimmung mit ACTIWARE startete der Rollout am Hauptstandort in Schönenwerd. Es folgten die Schweizer Niederlassungen und schliesslich die Standorte in Deutschland und Frankreich. Miro Bürgin resümiert: „Trotz der länderspezifischen steuerlichen und organisatorischen Besonderheiten haben wir die Einführung bewusst schrittweise gestaltet. So konnten wir wertvolle Erfahrungen sammeln, Prozesse harmonisieren und Best Practices erfolgreich auf die gesamte Gruppe übertragen.“ Das Ergebnis ist ein durchgängig nachvollziehbarer Prozess, der Liegezeiten minimiert und die Skalierbarkeit der Verwaltung sicherstellt. 

Die nahtlose Verzahnung zwischen Dynamics F&O, dem CRM und SharePoint war nicht nur ein entscheidendes Auswahlkriterium, sondern ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren, die ACTIWARE im Projekt realisiert hat. Ein besonderer operativer Mehrwert liegt in der zentralen Ablage technischer Dokumentationen: Diese werden in ELO verwaltet und regelbasiert automatisiert im SharePoint-Intranet bereitgestellt. „Das System soll unsere Mitarbeitenden unterstützen, nicht umgekehrt“, beschreibt Bürgin das Zielbild. Heute sind bereits rund 600 Anwender aktiv an die Plattform angebunden – Tendenz weiter steigend.

Die Zusammenarbeit mit ACTIWARE beschreibt Schenker Storen als ausgesprochen partnerschaftlich. Lösungen wurden im Dialog hinterfragt, um die architektonisch richtige Basis zu finden: „Wir schätzen es sehr, dass ACTIWARE mitdenkt und nicht blind jeden Wunsch erfüllt – das hat uns zu besseren Ergebnissen geführt.“ Dieser Weitblick zahlt sich aus: Die Vorbereitung auf die IFS-Integration ab 2027 läuft bereits auf einem stabilen Fundament.

Mit ACTIWARE und ELO hat Schenker Storen den kulturellen Wandel zur digitalen Organisation vollzogen. „Die Lösung ist heute ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensorganisation. Sie macht uns schneller, sicherer und besser vernetzt“, resümiert Miro Bürgin. Die Digitalisierung ist für Schenker Storen längst kein Ziel mehr, sondern gelebte Realität.