Seniorenstiftung Aumatt

Bereits beim Start des Projekts war klar, dass sowohl die HR-Dossiers als auch das Rechnungswesen digitalisiert werden sollten. „Wir mussten dringend eine moderne Lösung finden, die unsere Prozesse unterstützt und uns gleichzeitig mehr Zeit für unsere Mitarbeitenden lässt“, erinnert sich Johan Kroeze, Verantwortlicher Finanzen, IT und Administration. So begann die Stiftung, den Markt für ECM-Systeme zu sondieren.

Die Entscheidung für ACTIWARE und ELO fiel nach umfangreicher Marktevaluation. Besonders überzeugend war die Integration von ELO in das bestehende ERP-System Lobos sowie bereits bestehende Referenzen. „Für uns war klar, dass wir keine Lösung wollen, bei der am Ende noch alles manuell ins ERP übertragen werden muss. Lobos und ELO konnten das nahtlos verbinden – deshalb fiel die Entscheidung sehr schnell in diese Richtung.“ Ein weiterer ausschlaggebender Punkt war die Out-of-the-Box-Lösung von ACTIWARE, die eine schnelle Implementierung ermöglicht, sowie die Sidebar-Funktion, die das Arbeiten für Mitarbeitende im Pflege- und Verwaltungsbereich erleichtern soll.

Nachdem die Kreditorenprozesse stabil liefen, rückte die Digitalisierung der HR-Dossiers in den Fokus. Früher wurden Personaldossiers in Papierform geführt, mit separaten Checklisten für Ein- und Austritte und manueller Pflege der Stammdaten. Heute werden Dokumente gescannt oder direkt, digital archiviert und automatisch mit dem ERP-System verknüpft. HR-Leiterin Melinda Hungerbühler erklärt: „Sobald die Dossiers im ELO sind, können wir die Ein- und Austrittsprozesse digital abwickeln. Aufgaben werden automatisch verteilt, Erinnerungen ausgelöst, und das spart uns unglaublich viel Zeit.“

Die neuen Workflows ermöglichen es, Ein- und Austrittsprozesse strukturiert zu dokumentieren, Onboarding-Aufgaben zuzuweisen und Stammdaten konsistent zu pflegen. Das HR-Team schätzt insbesondere die benutzerfreundliche Drag-&-Drop-Funktion. „Es ist viel einfacher geworden, Dokumente hochzuladen und zu verwalten. Der Zugriff ist unkompliziert, und wir haben endlich Ruhe von Papierbergen“, so Hungerbühler weiter.

Nach der erfolgreichen Einführung des Kreditorenworkflows stand schnell fest, welcher Bereich als Nächstes digitalisiert werden sollte: die Personalprozesse. Bereits während des DMS-Projekts erkannten Melinda Hungerbühler, wie wertvoll es ist, alle Personalunterlagen zentral und digital verfügbar zu haben. Da im Haus bereits mit mobilen Endgeräten gearbeitet wird, lag es nahe, auch die Personaldossiers vollständig in ELO abzubilden.

Der Umstieg begann mit der vollständigen Erfassung der bisherigen Papierakten. Innerhalb weniger Wochen wurden sämtliche Unterlagen eingescannt und für die Übernahme ins System vorbereitet. Bei Neueintritten werden künftig die relevanten Stammdaten automatisch aus dem ERP-System LOBOS übernommen. Digitale Checklisten begleiten den gesamten Onboarding-Prozess – von der Anmeldung bei Sozialversicherungen über die Einrichtung technischer Zugänge bis zur Aufnahme in interne Kommunikationskanäle. Auch Austritte werden strukturiert gesteuert, sodass keine Aufgaben mehr übersehen werden.

Mit der zentralen digitalen Ablage entfällt das zeitaufwendige Suchen in Papiermappen. Dokumente lassen sich per Drag & Drop zuordnen und mithilfe der Volltextsuche in Sekunden finden.