estos GmbH

Was nach außen gelebt wird, soll auch intern Realität sein. Aus diesem Anspruch heraus startete estos ein wegweisendes Projekt, um die internen Abläufe – allen voran im Rechnungswesen – effizienter und transparenter zu machen. Mit hohen Anforderungen an Betriebssicherheit, Erweiterbarkeit und eine tiefe Integration in die eigenen Prozesse hat sich estos die Entscheidung nicht leicht gemacht, wie Barbara Steigenberger, Projektleiterin der estos GmbH, berichtet.

Die Finanzabteilung von estos sah sich vor der Digitalisierung mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert: Manuelle Freigabeprozesse, Papierordner und das Fehlen eines einheitlichen Archivierungssystems führten zu langen Suchzeiten, fehleranfälligen Abläufen und mangelnder Transparenz. „Die vorherige Lösung bestand teilweise aus Leitz-Ordnern in sich biegenden Regalen“, erinnert sich Barbara Steigenberger, Projektverantwortliche bei estos.

Diese Probleme erforderten eine umfassende Lösung: Im Mittelpunkt stand eine rechtskonforme, digitale Archivierung eigener Belege sowie eingehender Eingangsrechnungen – eingebettet in einen schlanken, nachvollziehbaren Freigabeprozess. Wichtig dabei: die nahtlose Integration in die bestehende Unternehmenssoftware, allen voran das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gleichzeitig war der Blick über die aktuellen Anforderungen GDPdU-konformer digitaler Archivierung und Abbildung ganzheitlicher Prozesse, hinaus gerichtet. Es galt, eine Digitalisierungsplattform zu finden, mit der estos in die digitale Zukunft wachsen kann.

ELO BLP erfasst, verwaltet und archiviert alle geschäftsrelevanten Informationen zentral – so steht das gesamte dokumentenbasierte Wissen des Unternehmens in ELO ECM gebündelt und abteilungsübergreifend zur Verfügung. Für die Finanzabteilung von estos bedeutet das vor allem eines: Die lästige und zeitaufwändige manuelle Ablageorganisation entfällt vollständig. Rechnungsprozesse laufen deutlich schneller, und Dokumente sind für alle berechtigten Kolleg*innen sofort einsehbar.

ELO BLP sorgt auch für eine intelligente Verknüpfung von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit der ELO ECM Suite. Sämtliche Angebote, Rechnungen, Verträge und Lizenzbestätigungen aus Einkauf und Finanzabteilung werden automatisch übernommen, verschlagwortet und in Echtzeit archiviert. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Eingangsrechnungsmanagement.

Das gemeinsame Digitalisierungsprojekt begann mit einem klar strukturierten technischen Kick-off, bei dem alle beteiligten Teams gezielt auf den Projektverlauf eingestimmt wurden. Dank einer konsequent standardisierten Systembereitstellung konnte die vollständige Anwendungsumgebung in kürzester Zeit eingerichtet werden – sowohl in der Infrastruktur des Kunden als auch mit direkter Anbindung an die bestehenden internen Systeme. Diese effiziente Bereitstellung ermöglichte es, bereits nach wenigen Tagen erste Kernfunktionen zu testen und iterativ weiterzuentwickeln.

Auf dieser soliden technischen Basis folgte eine enge fachliche Begleitung durch zielgerichtete Schulungen, in denen die Anwender praxisnah mit der neuen Lösung vertraut gemacht wurden. Ein anschließender Optimierungsworkshop – direkt auf reale Prozesse abgestimmt – diente dazu, individuelle Anforderungen frühzeitig aufzunehmen und die Anwendung weiter zu verfeinern.

Nach dieser kurzen, aber intensiven Einführungsphase wurde das System produktiv geschaltet. Besonders hervorzuheben ist, dass die Finanzabteilung bereits nach zwei Wochen reibungslos und mit hoher Effizienz in der neuen Umgebung arbeiten konnte – ein Indikator für die hohe Nutzerfreundlichkeit und Passgenauigkeit der Lösung. Schrittweise wurden auch die weiteren Fachbereiche eingebunden – stets entlang abgestimmter Zeitfenster und unterstützt durch kontinuierliches Feedback. Dabei wuchs die Akzeptanz im gesamten Unternehmen stetig, was maßgeblich zum nachhaltigen Projekterfolg beitrug.

ACTIWARE überzeugte während des Projekts nicht nur mit technischer Kompetenz, sondern auch mit einem hohen Maß an Verbindlichkeit und Lösungskompetenz. Ein Beispiel für die gelebte Flexibilität: Auf Wunsch von estos wurde anstelle eines Dokumentenabrufs per Proxy eine alternative Lösung umgesetzt. Auch Anpassungen an der Organisation der Inhalte und zusätzliche Dokumententypen waren nach dem Optimierungsworkshop im Handumdrehen organisiert.